Можно ли восстановить трудовую книжку. Как восстановить трудовую книжку в мфц

Главным документом, устанавливающим стаж работы гражданина, является трудовая книжка. Практически всегда она находится под «присмотром» работодателя, но и этот момент не исключает возможности ее утраты или порчи. Поэтому решение вопроса восстановления трудовой книжки имеет огромное значение.

Куда нужно обращаться

Исчезновение документов, их непригодность для дальнейшего использования могут наступить из-за разных причин. В связи с этим, нужно четко понимать, что делать, если утеряна трудовая книжка.

П. 31 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 г. предусматривает обязанность гражданина, утратившего ее, обратиться к нанимателю по последнему месту работы с просьбой выдачи ему соответствующего дубликата.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил свою деятельность в силу других причин, работник может подать соответствующий запрос в ПФР либо написать иск в суд для установления факта трудовой деятельности. Получение данных таким путем – более долгий и трудоемкий процесс, но результативность его очень высока.

Еще одним интересным моментом является массовое «исчезновение» документов. Такое может случиться в силу стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций. Поскольку виновной стороной, допустившей потерю личных данных сотрудников, является организация, то как восстановить трудовую книжку в этом случае?

П. 34 Постановления предусматривает создание специальной комиссии по установлению стажа, которая и будет заниматься оформлением дубликата. В этом случае будут учитываться не только документация, позволяющая установить факт работы лица, но и свидетельские показания минимум двух человек.

При применении любого из указанных способов важно помнить, что заинтересованному лицу выдадут дубликат, в котором не будут отображены синие печати и подписи кадровых работников со всех мест работы, где он трудился ранее.

Порядок оформления дубликата

Процесс выдачи «новой» трудовой книжки подразумевает следующие этапы:

1. Подача заявления нанимателю в письменной форме.
2. Представление подтверждающих рабочую деятельность документов.
3. Заполнение дубликата.
4. Его выдача лицу.

В заявление на восстановление трудовой книжки вносят следующие сведения:

• адресат обращения;
• информация о заявителе и контактные данные;
• ссылка на обстоятельства, которые стали причиной утраты документа;
• непосредственно просьба о выдаче дубликата;
• информация о приложенных документах, позволяющих установить стаж и рабочей деятельность лица;
• данные о произведенных поощрениях;
• дата и личная подпись обращающегося.

Лучше всего готовить заявление в двух экземплярах. Это необходимо для защиты интересов обращающегося лица при затягивании процесса со стороны работодателя.

Среди прилагаемых актов могут присутствовать:

• трудовые контракты;
• справки или выписки с мест работы;
• приказы по личному составу.

Если заявитель не может представить какие-либо подтверждающие документы, наниматель содействует ему в этом.

Чтобы работодатель удостоверился в утрате оригинала, лицо может представить его (если она находится в непригодном состоянии), если трудовая книжка похищена – приложить справку из полиции.

Выдача дубликата осуществляется в 15-дневный период времени с даты обращения к уполномоченному лицу. Данный срок продлению не подлежит. Все представленные подтверждающие трудовую деятельность оригиналы документов возвращаются заявителю. Должностное лицо обязано сделать и заверить с них копии.

Правила заполнения «новой» книжки

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку, было рассмотрено довольно подробно. Теперь нужно остановиться на порядке заполнения ее дубликата. Его образец установлен Постановлением № 255, т.е. имеется унифицированная форма.

Ст. 66 ТК России, а также раздел 7 Инструкции по заполнению таких книжек (Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 г.) устанавливают специальные требования к оформлению дубликата документа о трудовой деятельности лица:

1. Прежде всего в нем необходимо указывать продолжительность имеющегося общего, а также непрерывного стажа. Эти сведения записываются в общем количестве, без разбивки по работодателям.
2. Только после этого идет указание о периодах работы (дата приема и увольнения), занимаемых должностях, имеющихся переводах по отдельности для любого из нанимателей лица.
3. В каждом случае необходимо проставлять причину расторжения трудовых отношений.

Если имеющиеся подтверждающие документы не отображают нужные сведения в полном объеме, внесению подлежат только те из них, которые можно доподлинно установить. Ссылка на имеющиеся акты обязательна (их наименование, № и дата).

Меры ответственности

Постановлением № 255 указывается на незамедлительное обращение к начальнику лицом, если он потерял трудовую книжку. Но имеется ли такая острая необходимость в этом?

В настоящее время любое предприятие подает отчеты в ПФР, где сразу на лицевом счете любого работающего человека автоматически учитываются стаж работы и сведения о нанимателе. Поэтому для этих целей оформление книжки является формальностью.

Если виновным в пропаже является сам работник, то применение к нему каких-либо мер ответственности законом не предусмотрено, если это работодатель, то как минимум меры дисциплинарного воздействия будут применены к кадровику организации.

Такому поведению могут быть разные причины. Например, работник мало работал официально или же устроился работать впервые (как оформить трудовую впервые — ). В этом случае он не может оценить всю важность трудовой и может халатно к ней относится.

Но также часто к трудовым халатно относятся и работодатели, и сотрудники отдела кадров.

Приняв работника на должность, они забывают о том, что трудовой документ гражданина должен быть сохранен. Зачастую, после многих лет работы при увольнении, работник не получает свою трудовую книжку, а работодатель лишь удивленно разводит руками выдавая расчет.

Кончено таких ситуаций возникать не должно, но они, тем не менее, то тут, то там имеют место быть. Некоторые граждане не могут защитить свои права и остаются без трудового документа. Мы расскажем, как нужно действовать, в случае, если трудовая книжка утеряна. Инструкцию для работника, потерявшего этот документ вы найдете .

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки

Какие штрафы грозят?

Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.

В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.

Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.

Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..

Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания способствует тому, что работник не может устроиться на работу , а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Все эти обстоятельства говорят только о том, что работодатель должен поплатиться за свою невнимательность или же невнимательность сотрудника отдела кадров.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально.

Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку . В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — ).

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.

Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в . Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.

При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

1. оповестить об этом работника;
2. принять заявление от работника;
3. направить запросы в бывшие места работы работника;
4. явиться в пенсионный фонд нашей страны;
5. оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
6. внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
7. заполнить дубликат трудовой книжки;
8. выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.

Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?

Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки.

Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек

Работодатель должен произвести следующие действия для того, чтобы предоставить в ближайшие сроки работнику дубликат трудовой книжки.

1. Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
2. Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
3. Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
4. Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
5. Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.

Как должен выглядеть дубликат трудовой книжки — точно также, как и оригинал:

Заявления

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.

Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.

Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти.

Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Сроки

Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю , но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Как правильно заполнять дубликат трудовой?

Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.

Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.

В бланках дубликата указывается вся информация , касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.

Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.

Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте ), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.

Записи в трудовой книжки должны иметь примерно такой вид: «1. 15.11.2015 г. ООО Стройгрант Принята на должность секретаря Приказ № 1 от 15.11.2015 г.». только после этого ставится печать и дата.

Помните о том, что наименование организации или же индивидуального предпринимателя всегда должно идти раньше, чем любые другие упоминания.

Однако в случае, если вы были приняты на работу и потом уволены и никаких записей больше не следовало в трудовой, то заново писать название организации вовсе не стоит.

Подходите к заполнению дубликата с особой аккуратностью , правильно исправляйте ошибки, чтобы вам не пришлось прощаться и с этим дубликатом и заводить себе уже дубликат дубликата.

Также при заполнении дубликата настоятельно помните о том, что при отсутствии некоторых записей для них нужно оставлять место.

Например, если между двумя принятиями на работу есть существенный разрыв во времени, а одна из организаций так и не прислала вам факт подтверждения работы работника, то оставьте пару свободных строк. Это делается для того, чтобы вы могли вписать недостающую информацию, в случае если она внезапно появится.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения:

Заключение

Потеря трудовой книжки это, безусловно, стресс как и для работника, так и для работодателя. Работник боится остаться обманутым и в дураках, ведь получается, что честно наработанный им стаж пропал и теперь без трудовой книжки его не возьмут ни на какую работу.

Работодатель в свою очередь боится плохой репутации, которую ему может создать работник, а также боится баснословных штрафов.

Поэтому две эти стороны должны прийти к единому консенсусу и попытаться помочь друг другу в столь сложной ситуации.

Работодатель должен направить все свои силы на восстановление дубликата, а работник не должен мешать ему объявлениями штрафом. При таком взаимодействии вы значительно раньше достигните нужного результата.

Многими людьми трудовая книжка воспринимается в наше время, как пережиток прошлого, когда практически весь документооборот и учет велись не централизованно и только на бумажных носителях.

Этот персональный документ тогда был единственным основанием для правильного расчета трудовой пенсии, и значение его было сложно переоценить.

Сейчас действует система персонифицированного учета пенсионных отчислений каждого работника, и, казалось бы, трудовая книжка потеряла свое решающее значение. Большая доля истины в этом есть, однако, говорить о ненужности документа пока рано.

Значение трудовой книжки

Случаются ситуации, когда работникам ПФ требуется уточнение данных о рабочем стаже человека до внесения его в общую базу данных.

Особенно это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до старта программы персонифицированного учета (до 1997 года).

Трудовая книжка, кроме того, это своеобразная рабочая биография каждого человека, подтверждающая его квалификацию, трудовые достижения, карьерный рост. Очевидно, насколько это важно при устройстве в новую организацию.

Закон не предусматривает права отказа в приеме на работу по причине отсутствия ТК, но работодатель скорее поверит этому документу, нежели собственноручно составленному резюме. А вот отсутствие трудовой может навести его на подозрения, и вполне законную причину отказа сформулировать несложно.

Трудовая книжка служит в бухгалтерии основанием для подсчета страхового стажа, что влияет на выплату пособий по «больничному»

В ряде случаев можно попасть в ситуацию, когда трудовую книжку могут потребовать при оформлении загранпаспорта.

Некоторые финансовые организации включают копию трудовой книжки в пакет документов, требуемый для рассмотрения заявления о предоставлении кредита.

Таким образом, и сейчас, и в ближайшей перспективе значение ТК пока достаточно велико. Если случилась досадная утеря трудовой книжки, лучше предпринять шаги к ее восстановлению.

Восстановление трудовой книжки
Все вопросы регламентируются положениями Трудового кодекса и специальным постановлением Правительства № 225-2003 г., касающиеся:

• выписки,
• ведения,
• учета,
• хранения
• восстановления трудовой книжки.

Порядок восстановления (выдачи дубликата) трудовой книжки имеет особенности, в зависимости от сложившихся при ее утрате обстоятельств.

Утеря по вине владельца книжки

Самая распространенная ситуация – человек уволился с работы и получил трудовую книжку на руки.

Спустя какое-то время собирается устраиваться в другую организацию, но вдруг обнаруживает, что потерял трудовую книжку.

Согласно действующим положениям, обязанность на выписку дубликата возлагается на его последнего работодателя.

Практика показывает, что не все кадровые службы с пониманием относятся к этому вопросу, считая, что после полного расчета они не имеют к бывшему сотруднику никакого отношения.

Здесь необходимо проявить настойчивость, сослаться на законодательство, обязательно написать письменное заявление и потребовать его регистрации в делопроизводстве.

Заявление на выдачу новой ТК не должно остаться без рассмотрения, и книжка должна быть выдана в течение не более 15 дней

Однако в этом случае необходимо знать, что в дубликат будут внесены записи только документально подтвержденные сведения. Понятно, что не представит труда внести все записи по последнему месту работы.

А что делать с предыдущими? Не надо надеяться на оставшиеся в архиве организации формы кадрового учета – это не является основанием. Даже заверенная копия утерянной трудовой книжки в этом случае будет лишь вспомогательным документом, способным лишь упростить сбор необходимых справок и выписок.

Все записи в трудовой вносятся исключительно на основании определенных документов:

1. Заверенные выписки из кадровых приказов.
2. Экземпляры трудовых договоров, хранящиеся у работника.
3. Справки с места работы или выписки из личных дел военнослужащих.
4. Финансовые документы – копии платежных ведомостей, расчетные листки, лицевые счета.
5. Архивные справки, если организация прекратила свою деятельность.
6. Решения об установлении трудового стажа, принятые в установленном судебном порядке.

Все документы должны быть только оригиналами (ксерокопий не допускается), приложены к заявлению и перечислены в нем.

Кадровый работник после проверки снимет с документов копии, заверит их установленным порядком, а оригиналы вернет заявителю. В установленный срок нужно заверить копию и трудовая книжка должна быть выдана.

Писать об этом просто, однако процесс сбора всех требуемых документов может превратиться в долгое и утомительное хождение по прежним местам работы.

Еще хуже, если этих организаций уже не существует. Придется обращаться в региональные или даже федеральные архивы. Сложность может быть и в том, что организации находились на территории бывших союзных республик – остается надеяться, что архивное дело там поставлено должным образом.

Хуже всего, если архивы вообще не сохранились (а в начале 90-х годов это были отнюдь не единичные случаи). Тогда восстановить утраченный стаж можно будет лишь в судебном порядке, предъявив имеющиеся документы и заручившись свидетельскими показаниями как минимум двух бывших сослуживцев, которые могут подтвердить своими документами факт совместной работы.

Не надо надеяться на выписку из лицевого счета ПФ (СЗВК-4). Этот документ может послужить основанием лишь для проставления суммарного трудового стажа. В вопросах разбивки его по конкретным периодам и работодателям он имеет лишь информативный характер, не дающий права внесения соответствующих записей в ТК.

Если в процессе сбора документов не удалось найти подтверждения отдельных мест работы, то выдающий дубликат кадровый орган так и впишет данные в книжку, невзирая возможные на хронологические разрывы.

Вполне вероятно, новый работодатель примет работника и без трудовой книжки, опираясь на документы об образовании или положительных рекомендаций

В этом случае в течение 5 дней сотруднику будет заведена новая ТК, но записан в ней будет лишь прием на работу.

Для получения дубликата с восстановлением всех записей придется все же обращаться по предыдущему месту. Во вновь заводимую книжку подобные записи вносить нельзя.

Книжка утрачена по вине работодателя

Такая ситуация может случиться как по причине небрежного хранения кадровой документации, так и в случае чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, действия злоумышленников и т.п.)

В этом случае работник вправе потребовать (подать письменное заявление) от работодателя полного восстановления данных о своей трудовой деятельности и выдачи полноценного дубликата ТК.

Для выполнения этих требований работодатель обязан обратиться в местные органы исполнительной власти. Во многих регионах существуют постояннодействующие комиссии по установлению трудового стажа.

Если таковой нет, она в обязательном порядке будет создана. В ее состав будут включены:

• уполномоченные работники органов власти, занимающиеся вопросами труда и занятости,
• профсоюзные работники,
• представители работодателей,
• возможно – специалисты в области юриспруденции.

Комиссия принимает меры по запросу и получению необходимых документов, рассматривает их, производит необходимый опрос свидетелей, способных подтвердить факты о том или ином периоде работы.

В качестве подтверждения комиссия может принять все указанные выше справки и выписки, расчетные книжки, профсоюзные или иные документы, которые, по мнению ее членов, достоверно удостоверяют рабочий стаж.

По итогам работы составляется акт, в котором персонально по каждому человеку подробно расписывается его восстановленный стаж.

Составленный акт является основанием для выписки дубликатов утраченных трудовых книжек

Никаких сборов с работников в данном случае не взимается.

Хотя обязанность по запросу подтверждающих документов в такой ситуации возлагается в большей мере на виновника утраты и на комиссию, пассивно ожидать решения своего вопроса не стоит.

Только проявление личной настойчивости и активности в подготовке всей необходимой информации позволит восстановить трудовую книжку со всеми необходимыми записями.

В последнее время многие люди начали задаваться вопросом о том, как восстановить трудовую книжку или же сделать предварительно ее дубликат в случае такой необходимости. На самом деле данная информация является важной для любого человека, который официально работает в определенной компании и накапливает собственный рабочий стаж, так как ситуации случаются самые разные, и лучше всего всегда быть к ним подготовленным.

Когда оформляется дубликат?

Стоит отметить, что изготовление дубликатов осуществляется только в определенных случаях, так как восстановить трудовую книжку сотруднику - это одно, а выдать ее дубликат просто так - абсолютно другое дело для руководителя. Таким образом, в преимущественном большинстве случаев дубликаты оформляются в следующих случаях:

• утрата действующей трудовой книжки;
• книжка вследствие тех или иных причин пришла в негодность;
• в трудовую книжку была внесена запись о том, что сотрудник переводится или же является уволенным, но при этом данная запись впоследствии была признана недействительной.

Стоит отметить тот факт, что в последнем случае сотруднику в обязательном порядке выдается дубликат, в который полностью переносятся все записи, которые включала в себя его первоначальная трудовая книжка, за исключением признанной недействительной, так как восстановить трудовую книжку в данном случае нужно без данного указания.

Оформление по последнему месту работы

Оформление дубликата трудовой книжки в обязательном порядке осуществляется по последнему месту работы вне зависимости от того, насколько давно был уволен данный сотрудник.

В случае необходимости всегда можно обратиться к последнему работодателю, для того чтобы он оформил вам дубликат. Это можно сделать, даже если вы работали в его компании уже несколько лет назад, так как восстановить трудовую книжку он вам обязан. Дубликат по последнему месту работы выдается вне зависимости от давности увольнения, так как исполнение этой обязанности работодателя никоим образом не ограничивается сроками в соответствующем законодательстве.

Ксерокопия с утерянной книжки, которая самостоятельно изготавливалась работником, но при этом не была заверена в соответствии с установленным порядком, не может являться основанием для того, чтобы оформлять дубликат.

Что служит основанием?

Есть несколько документов, подтверждающих то, что произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить ее, будет зависеть уже от причины утраты и особенностей данного происшествия.

Список документов является следующим:

• письменное заявление сотрудника;
• документы, в соответствии с которыми подтверждается период трудовой деятельности данного сотрудника у конкретно этого работодателя, а также у других работодателей. Среди таких документов стоит выделить справку с прежних мест работы, специализированные справки из архивных учреждений, которые подтверждают наличие трудового стажа сотрудника в случае ликвидации организации, где он раньше работал, а также всевозможные трудовые договоры, которые заключались с предыдущими работодателями.

Важная особенность

В соответствии с действующими правилами хранения и ведения трудовой книжки, то лицо, которое потеряло данный документ, в обязательном порядке должно предоставить письменное уведомление о данном происшествии работодателю по месту последней работы. После этого работодатель в обязательном порядке должен предоставить сотруднику дубликат. Это может происходить на протяжении 15 дней, после того как было подано заявление.

Стоит отметить тот факт, что в данном случае никоим образом не учитывается дата того, когда произошла утеря трудовой книжки. Как восстановить, мы разобрали, теперь можно рассмотреть ряд особенностей действующего законодательства.

Новый работодатель не должен заниматься восстановлением трудовой книжки

В том случае, если после увольнения сотрудник потерял собственную трудовую книжку, или же после определенной ситуации она пришла в негодность, ему нужно будет обратиться за получением дубликата именно к работодателю на последнее место своей работы. При этом если он устроился на новое место работы, то у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы заниматься вопросами восстановления данного документа.

Как подтверждать собственный стаж в организации, если она была ликвидирована?

В том случае, если вы пытаетесь разобраться в том, как восстановить утерянную трудовую книжку, но при этом компания, в которой вы раньше работали, была ликвидирована, вполне естественно, что возникают определенные проблемы с тем, чтобы полноценно восстановить собственный стаж работы и, собственно, факт того, что вы являлись сотрудником данной организации. Чтобы получить соответствующие документы, вам следует направить индивидуальный запрос в специализированное архивное учреждение, которое хранит у себя всю документацию данной организации, включая также документы кадрового отдела.

Что делать, если и архив не помог?

Если соответствующие сведения остались, вам уполномоченными органами выдается соответствующая справка, но если же нужные данные отсутствуют в архиве, нужно будет уже обращаться в суд с заявлением о том, чтобы вам установили факт работы в конкретной компании, который будет иметь юридическое значение. Чтобы подтвердить свои слова, в данном случае вам нужно будет иметь как минимум двух свидетелей, которые смогут письменно подтвердить факт работы, а также предоставить какую-нибудь документацию, которая могла бы являться хотя бы косвенным доказательством того, что ранее вы были сотрудником этой организации, так как восстановить утерянную трудовую книжку в противном случае у вас не получится.

Что нужно учитывать?

Перед тем как составлять обращение в архив или же суд, вам следует разобраться в том, на самом ли деле данная компания была полностью ликвидирована в прямом смысле, а не просто перестала существовать из-за слияния, присоединения, разделения и других процедур. В том случае, если причиной исчезновения компании является реорганизация, вам придется решать все соответствующие вопросы непосредственно с правопреемником данного юридического лица, если у вас была потеряна трудовая книжка. Как восстановить в таком случае? Точно так же, как и при подаче запроса на предоставление дубликата своему предыдущему работодателю.

Если суду вы не сможете доказать факт того, что вы работали в определенной организации, значит данный период работы вы полностью потеряете из собственного стажа. Однако стоит отметить тот факт, что эти факторы являлись важными только до 2002 года, так как на данный момент уже начисляется не трудовая, а специализированная страховая пенсия, для накопления которой работодатель делает отчисления непосредственно в пенсионный фонд. В данном случае довольно важным моментом является то, что некоторые работодатели могут не отчислять страховые взносы, и это уже будет серьезной проблемой, если вами была потеряна трудовая книжка. Как восстановить стаж в данном случае? Скорее всего, никак, но лучше всего проконсультироваться с квалифицированным юристом.

Может ли восстанавливать трудовую новый работодатель?

Даже если человек еще не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, это не может являться основанием для того, чтобы ему отказали в приеме на работу, и при подаче соответствующего заявления по новому месту работы вам могут оформить другую книжку. Таким образом, новый работодатель сможет внести полный перечень записей о вашей предыдущей работе, основываясь на предоставленных вами справках, трудовых договорах и другой документации.

Преимущественное большинство современных юристов крайне рекомендует периодически делать дополнительную копию трудовой книжки, которая в обязательном порядке должна заверяться специализированной печатью работодателя. Используя данную копию, впоследствии можно будет вносить соответствующие записи в дубликат.

Таким образом, новый работодатель имеет право оформления трудовой книжки тому человеку, который потерял ее, но при этом не успел разобраться с тем, как восстановить потерянную трудовую книжку, до того как был зачислен на новое место работы. При этом стоит отметить, что в данном случае предоставляется только новая трудовая книжка, а не дубликат той, которая была утрачена. Помимо всего прочего, работодатель может оказывать помощь сотруднику в восстановлении всех необходимых документов, которые могли бы подтвердить его стаж. В частности, он может направлять соответствующие запросы в компетентные органы.

Как происходит оформление в этом случае?

В процессе оформления новой книжки предусматривается возможность использования того порядка, который уставновлен для оформления дубликатов. В трудовую книжку вносится полный перечень сведений о непрерывном или же общем стаже работы сотрудника, до того как он поступил к этому работодателю. Это данные, которые должны подтверждаться соответствующей документацией. Общий стаж работы суммарно записывается, то есть указывается в общем количество месяцев, дней и лет работы, не уточняя при этом работодателя и период работы в непосредственной должности этого сотрудника.

Стоит отметить тот факт, что, в принципе, суммарная запись о периодах работы, которая вносится в трудовую книжку, основываясь на различной документации, не является непосредственным подтверждением страхового стажа для последующего оформления пенсии в том случае, если в книжке отсутствуют конкретные записи о том, в какое время, в какой компании и на какой должности работал данный сотрудник до того, как начал работать в компании, предоставившей ему трудовую книжку. В данной ситуации в пенсионный орган должны быть предоставлены все документы, которые могли бы подтвердить период работы у определенных работодателей. Это необходимо сделать, если вы ищете способ, как правильно восстановить трудовую книжку.

Что делать, если в предоставленных документах не хватает сведений?

Случаются такие ситуации со стороны работодателей, когда сотрудник предоставляет определенный перечень документов, но при этом не хватает сведений касательно его стажа работы. В такой ситуации в дубликат должны вноситься исключительно имеющиеся сведения. Стаж работы впоследствии можно будет подтвердить путем предоставления выписок из личных дел, карточек, приказов, ведомостей на выплату заработной платы и еще целым рядом других документов.

Как еще можно подтвердить стаж для пенсии?

Стоит отметить тот факт, что даже если человек разобрался с тем, как можно восстановить трудовую книжку, впоследствии дубликат будет включать в себя не все места его работы, но при этом данная книжка представляет собой основной документ, являющийся подтверждением трудового стажа.

Если сотруднику оформляется дубликат этого документа, в него могут вноситься далеко не все сведения касательно того, где он работал и на протяжении какого срока. К примеру, если на момент оформления такого дубликата сотрудником не была предоставлена определенная документация, подобные данные не проставляются.

При этом, разбираясь в том, как работодателю восстановить трудовую книжку своего сотрудника, не стоит забывать о том, что внесение каких-либо записей о предыдущих местах работы задним числом запрещено в соответствии с действующим законодательством, вследствие чего достаточно часто происходит такая ситуация, когда дубликат трудовой книжки включает в себя неполный перечень сведений.

Оформление дубликата при наличии ошибок

Если в существующей трудовой присутствует достаточно большое количество ошибок, вам тоже следует разобраться с тем, как восстановить трудовую книжку (Украина или Россия - не имеет значения). К примеру, в компанию собирается устраиваться определенный сотрудник, но при этом его трудовая книжка содержит в себе огромнейшее количество различных нарушений. В такой ситуации не обязательно кадровик должен использовать собранные справки, для того чтобы оформлять сотруднику дубликат. В обязательном порядке эта процедура проводится только в случае утери или негодности документа, а также в тех ситуациях, когда внесенные записи о переводе или увольнении являются недействительными.

Если же трудовая включает в себя какие-либо другие грубые нарушения, работодатель не должен разбираться с тем, как восстановить трудовую книжку пенсионеру или кому-либо еще.

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

• Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
• Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
• Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
• Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
• Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.