Составление нормативной документации для общепита. Перечень нормативно — правовых актов в сфере производства продуктов питания и оказания услуг общественного питания

12. Первичная документация в общественном питании

Формы первичного учета в общественном питании приведены в Методрекомендациях № 157 . Кроме того, в отдельных случаях могут применяться формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства торговли СССР от 20.08.86 г. № 201 .

Заметим, что на практике большинство предприятий общественного питания используют не все формы первичных документов, приведенные в упомянутых нормативных актах, поскольку особенности организации технологического процесса на них этого не требуют. То есть каждое конкретное предприятие с учетом особенностей своей деятельности применяет только те формы документации, которые необходимы для правильной организации ведения бухгалтерского и налогового учета.

Рассмотрим порядок заполнения некоторых первичных документов, оформляемых предприятиями общественного питания.

Закупочный акт по форме, приведенной в приложении 5 к Методрекомендациям № 157, составляется для оформления закупки сырья у населения. Акт составляется в одном экземпляре в момент совершения покупки и служит основанием для приема продуктов и товаров, приобретенных у физлиц, в кладовую предприятия общественного питания.

План­меню (приложение 3 к Методрекомендациям № 157 ) составляется предприятиями общественного питания, которые:

— при наличии согласованного ассортимента блюд и кулинарных изделий ежедневно готовят только их небольшую часть;

— имеют возможность планировать количество посетителей.

Примером заведений общественного питания, которые, как правило, составляют планменю, являются школьные и студенческие столовые и буфеты, столовые санаториев, домов отдыха и пансионатов.

План­меню составляется в одном экземпляре заведующим производством (шеф­поваром, бригадиром) ежедневно накануне дня приготовления пищи. По данным плана­меню определяется суточная потребность продуктов (сырья), необходимых для приготовления, с учетом остатка продуктов (сырья) на производстве (кухне).

При составлении плана­меню в нем приводятся такие данные: наименование блюда (кулинарного изделия, напитка), его номер по сборнику рецептур или технологической карте (для фирменных блюд), необходимое количество и стоимость каждого блюда (кулинарного изделия, напитка). Блюда в плане­меню группируются по видам: холодные закуски, первые, вторые блюда, десерты, напитки.

Требование в кладовую по форме, приведенной в приложении 4 к Методрекомендациям № 157 , является основанием для отпуска сырья и продуктов из кладовой в производство. Требование составляется заведующим производством (шеф­поваром) или другим материально ответственным лицом на основании плана­меню и с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатков сырья (продуктов) на начало дня. Требование в кладовую выписывается в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия.

Обратите внимание, при наличии на предприятии такого структурного подразделения, как кладовая, и материально ответственных кладовщиков требование в кладовую оформляется даже при условии, что планменю не составляется.

На основании требования в кладовую кладовщик оформляет накладную на отпуск товара из кладовой (специализированная форма 13ОПит ). Этим документом оформляется отпуск продуктов и продовольственного сырья из кладовой предприятия в производство (на кухню), буфеты, ларьки, киоски, а также одноразовый отпуск изделий кухни в течение дня (смены) буфетам, киоскам.

При отпуске продуктов и товаров из кладовой в производство (на кухню) они отражаются в накладных по учетным ценам, установленным кладовой (для списания с подотчета кладовщика), и по ценам, по которым они учитываются и приходуются получателем данного подразделения предприятия. По учетным ценам и ценам реализации накладную составляют, если учет продуктов и товаров в кладовой ведется по первоначальной стоимости. Накладная составляется только по ценам реализации, если учет товаров и продуктов в кладовой ведется по продажным ценам.

В накладных указываются полное наименование продуктов (сырья), единица их измерения, количество затребованных и отпущенных продуктов, а также цена и общая стоимость отпущенного сырья. Накладные выписываются в двух экземплярах , первый из которых передается лицу, получающему товар, второй остается у кладовщика (материально ответственного лица), а затем вместе с товарным отчетом передается в бухгалтерию.

Товарный отчет является отчетным документом кладовщика о движении товаров и продуктов в кладовой и составляется по форме приложения 6 к Методрекомендациям № 157 . Ежедневно или в установленные предприятием сроки кладовщик (материально ответственное лицо) составляет товарный отчет в ценах, в которых ведется учет ТМЦ в кладовой. При этом допускается составление и предоставление названного отчета раз в три дня (но не реже).

Товарный отчет составляется в двух экземплярах . Первый с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

В товарном отчете указываются остатки товаров и тары на начало дня, которые должны соответствовать остаткам, указанным в предыдущем товарном отчете. После этого заполняются данные о поступлении и выбытии товаров и тары за день и выводится остаток на конец дня.

Для расчета цены реализации изделия предназначена калькуляционная карта по форме, приведенной в приложении 2 к Методрекомендациям № 157 . Калькуляционная карта оформляется отдельно на каждый вид блюда (кулинарного изделия, напитка, гарнира, соуса и т. д.), в том числе и на фирменные блюда. Кроме того, калькуляционные карты составляются и на покупные товары.

В калькуляционную карту вносятся данные о стоимости продуктов (сырья), входящих в рецептуру кулинарного изделия. Для более точного определения цены одного блюда (изделия) калькуляция может быть составлена: на 100 порций, если в сборнике рецептур предусмотрены нормы закладки на одну порцию; на 10 кг, если в сборнике рецептур даны нормы закладки в расчете на 1 кг.

Правильность исчисления продажной цены блюда (изделия) подтверждается подписями заведующего производством и лица, составившего калькуляцию, и утверждается руководителем заведения общественного питания.

Рассчитанная в калькуляционной карте продажная цена блюда сохраняется впредь до изменения сырьевого набора блюда или стоимости сырья. При изменении сырьевого набора (стоимости сырья) новая продажная цена исчисляется в следующей свободной графе калькуляционной карточки.

Акт о реализации готовых изделий кухни за наличные (приложение 7 к Методрекомендациям № 157 ), как правило, применяется в ресторанах, кафе, а также на других предприятиях ресторанного хозяйства, где используется такая форма расчета с потребителями, которая позволяет получить данные о реализации изделий кухни по наименованиям, количеству и их стоимости. Такие данные берутся из счетов, выписываемых официантами по окончании обслуживания посетителей, и кассовых чеков РРО. Акт составляется ежедневно заведующим производством или другим материально ответственным лицом. Данные отчета об общем объеме реализации должны совпадать с данными о реализации по кассе. Акт является приложением к отчету заведующего производством о движении продуктов на кухне .

Отчет о движении продуктов и тары на кухне составляется по форме, приведенной в приложении 13 к Методрекомендациям № 157, и предназначен для ежедневного отчета заведующим производством перед бухгалтерией за реализованную продукцию, отпущенные товары и расход сырья на производстве. Этот отчет составляется в суммарном выражении по учетным ценам производства. Данные о поступлении продуктов, товаров и тары заносятся в отчет на основании приходных документов — накладных на отпуск товаров из кладовой. Расход продуктов определяется на основании актов о реализации готовой продукции, накладных, дневных заборных листов, меню на отпуск питания работникам и т. д. Кроме того, при заполнении расходной части отчета учитываются данные актов о порче продуктов (сырья), накладных о возврате товаров в кладовую.

Отчет о движении продуктов и тары на кухне составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчетавместе с приложенными приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию, а второй остается у составившего его материально ответственного лица.

Дневной заборный лист (приложение 10 к Методрекомендациям № 157 ) применяется при отпуске кулинарных изделий в случаях территориальной обособленности раздаточной, а также в случае отпуска кулинарных изделий в буфеты и мелкорозничную торговую сеть.

Дневные заборные листы оформляются ежедневно в двух экземплярах по каждому материально ответственному лицу. Заведующий производством заполняет соответствующие графы и передает первый экземпляр лицу, получившему кулинарные изделия из кухни. Второй экземпляр дневного заборного листа заведующий производством оставляет у себя. Факт выдачи заборного листа материально ответственному лицу фиксируется в специальном журнале и подтверждается его подписью.

В дневном заборном листе указываются наименования блюд, кулинарных изделий, единица измерения, продажная цена, количество по часам отпуска, общее количество и стоимость отпуска. Блюда и кулинарные изделия, оставшиеся на конец дня, подлежат возврату в производство (на кухню). Возврат нереализованной продукции из буфетов, мелкорозничной сети на производство (кухню) отражается в отдельной графе заборного листа.

По окончании рабочего дня заборные листы вместе с отчетами материально ответственных лиц сдаются в бухгалтерию.

Заказомсчетом по форме приложения 11 к Методрекомендациям № 157 оформляются заказы на обслуживание банкетов. Данный документ, помимо подтверждения отпуска блюд, кулинарных изделий и напитков, выполняет функции расчетного документа и является документом, подтверждающим договорные отношения с заказчиком. Так, в заказесчете указываются не только наименования и количество блюд и напитков, но и наименование предприятиязаказчика или фамилия, имя, отчество частного лица, заказавшего банкет, номер и дата приходного кассового ордера, по которому получены аванс и доплата до суммы заказа. Данные заказасчета согласовываются с заказчиком. Обоюдное согласие подтверждается подписями сторон (представителем предприятия общественного питания и заказчиком).

Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица (приложение 14 к Методрекомендациям № 157 ) применяется для оформления передачи товаров и тары при смене материально ответственных лиц в столовой, буфете (буфетчиков, барменов, кладовщиков и т. д.). Акт составляется в трех экземплярах : один остается у материально ответственного лица, сдающего товар и тару, второй — у лица, принимающего товар, тару, а третий передается в бухгалтерию.

Акт на бой, лом и утрату посуды и приборов (специализированная форма 17ОПит ) применяется предприятиями общественного питания для оформления возникшего по тем или иным причинам боя, лома и утраты столовой посуды и приборов.

Этот документ составляется комиссией, куда обязательно входят представитель администрации и материально ответственное лицо. Акт составляется в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, другой остается у материально ответственного лица. В акте перечисляются отдельно предметы столовой посуды и приборов, пришедших в негодность в процессе пользования ими (бой, лом и т. д.) и отдельно утраченные (недостающие) предметы.

Оборот документов и бухгалтерский учет в столовых является одним из самых сложных в сфере торговли и услуг. Он содержит большое количество присущих только этой сфере особенностей, с которыми следует разобраться. В данной статье мы рассмотрим учет в столовой и его особенности.

Учет хранения продуктов

1. Книга учета доброкачественности и наличия на складе обязательных наименований продуктов.
2. Книга приемки готовой продукции.
3. Книга контроля над условиями хранения.
4. Книга учета лабораторного контроля продукции. Все результаты анализов, испытаний или измерений, их соответствие или отклонение от нормы.
5. Книга регистрации происшествий и аварий.

Накладная на отпуск товара

Это документ формы ОП-4 (ОКУД 0330504). С его помощью списывают продукцию со склада в производство. Он не является самостоятельным документом, а является ответом на требование предоставить товар кухне, составленное бухгалтерским отделом. Накладная является подотчетным документом, поэтому при записях в ней не следует допускать ошибки. Ее шаблон логичен и понятен для заполнения:

• наименование и подразделение компании;
• номер и дата составления;
• номер требования бухгалтерии и точное время передачи товара кухне;
• ФИО ответственного лица, которому передается продукция;
• далее, следует вписать в таблицу наименование товара, отпущенное его количество, стоимость единицы товара и итог:
• в конце списка делается итог по количеству продукции, ее стоимости:
• обязательно заверение накладной автографами с расшифровками кладовщика, работника кухни, которому был передан товар, зав. производством и директора фирмы.

Важно! К накладной всегда должно быть приложено требование на выдачу продуктов от бухгалтерии.

Товарный отчет

Документ категории ТОРГ-29 необходим для учета движения продукции в хранилище. Его заполняет материально ответственный работник склада, проверяет и заверяет бухгалтерский отдел. У каждого остается по 1 экземпляру документа. В бланк отчета записывают:

• номера и даты документов, фиксирующих принятие и выдачу товаров, общее количество и стоимость последних;
• в приходной части указывают остаток товара с предыдущего поступления, а затем новую партию – все это записывается в хронологическом порядке;
• в расходной зоне в каждой строке упоминают выданную продукцию.

Ведомость учета остатков продуктов на складе

Бланк категории ОП-16 учитывает количество всей продукции в кладовой в определенный промежуток времени. Документ заполняется кладовщиком между месяцами и при проведении ревизии по информации из товарной книги. Далее, его проверяет бухгалтер, заверяя верность указанных цифр своей подписью. В ведомости записывается:

• номер, дата записи, отчетный период;
• должность, ФИО ответственного работника;
• данные в таблице: наименование, единица измерения, учетная цена продукции, затем количественное наличие и выходящая из него сумма стоимости товара в первый и последний день указанного периода;
• подпись и ее расшифровка.

Калькуляционная карточка

Ведомость учета перемещения тары и продуктов

Документ контролирует перемещение и сохранность сырья, тары, готовых блюд в стенах организации. Продукты отображаются по учетной стоимости. Помимо них вносятся сведения о таре, специях. В «Приход» переносится информация из предыдущей ведомости, а затем упоминаются номера и наименования документации прихода настоящего дня. В «Расход» – итог продажи продукции посетителям, данные отпуска продукции в дочерние отрасли, накладные, свидетельствующие о возврате тары, продукции на склад.

Итоговый остаток – разность этих двух столбцов. Первый экземпляр ОП-14 остается у заведующего производством, второй – сдается в бухгалтерию для проверки. На ведомости ставит подпись бухгалтер и ответственный сотрудник.

Важно! Если данные расходятся с информацией, что отражена в бухгалтерской книге, в документе отображается решение директора, его виза.

Акт о реализации и отпуске изделий кухни

Бланк формы ОП-10 составляется ежедневно. Напротив каждого наименования блюда – количество его реализованных единиц и их общая цена. В графу 14 вписывают общую сумму реализованной продукции, а в 16 – ее себестоимость, после чего она списывается с материально ответственных работников. Если имели место порционные блюда, то их вписывают в отдельную графу. После заполнения акт отдается для проверки бухгалтеру.

Важно! Форма ОП-10 не является самостоятельной, а служит приложением к ОП-14

Акт о продаже изделий

Акт ОП-11 подобен форме ОП-10, однако он составляется в тех организациях, где не представляется возможным получить данные продажи продукции по наименованию и количеству. Документ заполнятся каждодневно по результатам чеков, накладных, заборных листков, откуда переписывается только стоимость проданных изделий. Его также следует приложить к ведомости ОП-14. Своими визами акт заверяет кассир, руководитель и ответственный бухгалтер.

Контрольный расчет продуктов по нормам рецептур

Документ формы ОП-17 определяет растраты продукции по стандартам той или иной рецептуры на изготовленные блюда за фиксированное время. Составляется по актам реализации и строго обозначенным нормам в сборнике рецептур. Расчет формируют в 1 экземпляре, который обязан заверить зав. Производством и бухгалтер.

Книга учета продуктов

Документ учета может быть представлен как в виде отдельных ведомостей, так и общего журнала. Ведется по приходным и расходным документам, отображает остаток продукции. В зависимости от вида продукции делится на две формы

• поступление (книга МХ-5) и расход (книга МХ-6) продукции и товарно-материальных ценностей;
• поступление (МХ-7) и расход (МХ-8) плодовой и овощной продукции.

Книга учета посуды

Форма ОП-19 контролирует столовую посуду и приборы, выдаваемые работникам в подотчетном порядке. Ее заполняет сотрудник, материально ответственный за это имущество – зам. директор, администратор зала, главный официант. В журнале обязательны подписи работников, получивших посуду и ответственного лица.

Как организовать бухучет в столовой

Первым делом нужно выбрать походящую бухгалтерскую программу учета. В таблице указаны плюсы и минусы самых распространенных приложений:

Приобретение продукции

Используется субсчета счета 41:

1. «Товары на складах» – движение продукции на складе.
2. «Товары в розничной торговле» – продукция, не производимая кухней, а приобретенная для перепродажи;
3. «Тара» – наличие и перемещение порожней и занятой тары.

Также имеет место счет 42 «Наценка», если учет продуктов ведется не по стоимости реализации и счет 19.4 «НДС по приобретенной продукции». Пример проводки:

• оприходование продукции, без НДС – 2000 руб. – Дт 41.1 – Кт 60;
• НДС на приобретенную продукцию – 400 руб. – Дт 19.4 – Кт 60;
• наценка на продукцию –200 руб. – Дт 41.1 – Кт 42;
• расходы на транспортировку – 100 руб. – Дт 41.1 – Кт 76;
• НДС на расходы по доставке – 20 руб. – Дт 19.4 – Кт 76;
• плата за товар поставщику – 2400 руб. – Дт 60 – Кт 51;
• плата за транспортировку – 120 руб. – Дт 76 – Кт 51.

Издержки

Все расходы столовой – в счет 44 «Расходы на продажу»:

Учет имущества

По этой схеме проводится посуда, приборы, скатерти, испорченные продукты:

• поступление на склад – Дт 10.12.1 Кт 60;
• НДС по приобретенному товару – Дт 18.3 Кт 60;
• сумма вычета по приобретенному товару – Дт 68.2 Кт 18.3;
• передача на склад в эксплуатацию – Дт 10.12.2 – Кт 10.12.2

Потери и бой посуды:

• отражения факта боя – Дт 94 – Кт 10.12.2;
• списание потерь – Дт 44 – Кт 94;
• НДС на сумму потерь – Дт 94 – Кт 68.2;
• отражение суммы боя для уплаты виновным лицом – Дт 73.2 – Кт 94;
• удержание суммы из зарплаты виновного – Дт 70 – Кт 73.2.

Списание негодной продукции при наличии виновных:

• начисление суммы ущерба – Дт 375 Кт 716;
• списание – Дт 375 Кт 072;
• получение возмещения – Дт 301 Кт 375;
• убыток от порчи – Дт 791 Кт 947;
• погашение ущерба – Дт 716 Кт 791.

Списание испорченной продукции при отсутствии виновных:

• списание стоимости испорченного товара – Дт 947 Кт 282;
• отражение на забалансовом счете – Дт 072;
• налоговый кредит на списанное – Дт 949 Кт 641;
• расчеты по потерям сверх нормы – Дт 791 Кт 947.

Какой бы формат не был выбран для будущего заведения — ресторан, кафе, клуб, бистро или пельменная – владельцу придется задуматься об оформлении его хозяйственной и экономической деятельности. Первым шагом к тому, чтобы обеспечить нормальный документооборот, является разработка и обработка первичной документации.

Основные первичные документы, используемые в бухучете общепита

Базовым документом, отражающим продажную цену блюда, является калькуляционная карточка. В дальнейшем именно на базе калькуляционной карточки заполняются все документы, связанные с реализацией готовых блюд. Карточка должна быть заведена на каждое изделие. Расчеты в ней осуществляются, исходя из стоимости сырья и ингредиентов на сто блюд. Если в будущем в стоимости происходят какие-либо изменения, они должны быть внесены в карточку.
Перечень блюд и необходимых ингредиентов для их приготовления называется план-меню. План должен быть составлен шеф-поваром накануне приготовления и подан на утверждение директору.

В цеха на производство готовой продукции товары должны поступать согласно накладной на отпуск товара из кладовой. Накладная должна быть составлена в двух экземплярах и оформлена либо исключительно по учетным ценам, либо же, если они различаются, по продажным и учетным ценам.

Особым расчетным документом, отражающим наименование блюда и его итоговую стоимость, является заказ счет . Данная форма предусмотрена для получения от клиента денежных средств при заблаговременном заказе банкетов, торжеств, выездного обслуживания и иных мероприятий. Заказ-счет выступает основанием как для внесения аванса, так и для проведения окончательных расчетов.

Отпуск блюд с кухни должен сопровождаться актом о реализации, который должен быть составлен на основании чеков и иных кассовых документов. Реализованные изделия группируются в документе по видам.

Учет поступления и расхода сырья и тары осуществляется с помощью отчета о передвижении тары и продуктов на кухне. Отчет должен заполняться на основании данных складской документации, накладных поставщиков и актов продажи.

Потери оформляются специальным актом на утрату, бой и лом посуды и приборов. Он должен составляться комиссией в 2х экземплярах. Первый подается в бухгалтерию, второй должен отправиться на хранение материально ответственного лица.
Также, бухучет ресторана предусматривает наличие и прочей стандартной первичной документации по учету сырья и материалов, заработной платы, кассы, налогов и прочего.

Дополнительные формы подбираются бухгалтером заведения в зависимости от его специфики и потребностей конкретного кафе или ресторана.

На первый взгляд, может показаться, что большое количество различных форм и стандартной документации грозит излишней бюрократией и усложняет ведение дел. В действительности же, унифицированная первичная бухгалтерия позволяет бухгалтеру быстро и эффективно работать со всей текущей документацией и повышает эффективность работы специалистов