Отчет о движении бланков строгой отчетности форма. Бланки строгой отчетности: учет, хранение и уничтожение

Организации и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности, вправе не применять ККТ при условии оформления бланков строгой отчетности. Для контроля за поступлением, расходом и остатком бланков строгой отчетности, рекомендуется вести журнал учета БСО.

Предприниматели вправе выдавать бланки БСО в случае осуществления следующих видов деятельности:

• Торговля печатными изданиями (газетами, журналами), а также сопутствующими товарами, однако доля продажи печатных изданий должна быть не менее 50%;
• Продажа ценных бумаг;
• Организация питания во время занятий в образовательных организациях;
• Торговля на рынках, ярмарках. В данном случае предусмотрены исключения (например, торговля на ярмарке со специально оборудованного места павильона);
• Разносная торговля с тележек, корзин, в вагонах поездов (исключением являются товары, нуждающиеся в специальном хранении);
• При оказании услуг населению: ремонт обуви, изготовление ключей, заготовка дров на зиму и т.д.

В Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ № 359 от 6 мая 2008 г., сказано, что учет бланков, информация по их наименованиям, сериям и номерам заносится в журнал учета БСО (образец заполнения вы найдете в конце статьи). Для заполнения книги предусмотрены определенные правила: так, листы книги должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы и подписаны, скреплены печатью (при наличии). Давайте разберемся по порядку.

Журнал учета БСО

Обязательной к применению формы для книги учета бланков строгой отчетности законодательством не предусмотрено. Однако компания вправе утвердить для использования, как журнал учета бланков строгой отчетности, одну из следующих форм:

• форму из приложения № 6 к Указаниям, приведенным в приложении № 2 к Протоколу заседания ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001 г.;
• форму, приведенную в приложении № 4 к Приказу Минфина России № 52н от 30 марта 2015 г., которая применяется, в частности, государственными ведомствами, федеральными и муниципальными учреждениями.

Кроме перечисленных выше форм, чтобы вести журнал учета БСО, не возбраняется разработать собственную форму, в том числе воспользовавшись в качестве образца указанными выше формами и удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми.

Какую бы форму не решила использовать компания, необходимо помнить правила заполнения книги учета бланков строгой отчетности:

• Весь документ, от самого первого до самого последнего листа должен быть прошит и пронумерован;
• Каждый раздел журнала должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем компании;
• В журнал необходимо вносить наименования бланков, их серии и номера.

Если компания не будет следовать правилам, перечисленным выше, книга БСО не будет считаться корректно заполненной. Правила заполнения и обращения с БСО целесообразно закрепить в локальном нормативном акте. Кто из сотрудников ведет учет бланков, отвечает за корректное заполнение книги, за ее сохранность – все эти вопросы стоит закрепить в документе.

Журнал регистрации бланков строгой отчетности: образец

В шапке книги или на отдельной странице, которая будет использоваться в качестве титульной страницы, необходимо указать название документа «Журнал регистрации БСО» (образец записи) и период, который включает в себя все оформленные в нем записи. Под названием документа указывается название компании или данные предпринимателя, также потребуется указать отдел, который отвечает за ведение данного документа (обычно это бухгалтерия) и название формы строгой отчетности.

• Дата: отдельно в каждой колонке необходимо указать дату, месяц, год. Например: число – 3, месяц – август, год – 2017;
• От кого получен бланк или кому отпущен;
• Основание, согласно которому передан бланк – название документа, номер документа и его дата. Например: «товарная накладная №423 от 11.08.2017»;
• Образец журнала БСО далее содержит сведения о приходе бланков: в одном столбике необходимо указать количество бланков, а в другом – серию и номер бланка;
• Расход: количество израсходованных бланков, серию и номер документа, подпись сотрудника, который получил бланк;
• Остаток бланков: количество бланков, серия и номер оставшихся бланков;

В последней строке таблицы «Итого» целесообразно подвести итоговое количество бланков по таблице: приход, расход и остаток бланков.

Журнал учета БСО, образец заполнения

Сама форма не является сложной для заполнения, но требует аккуратности и системного подхода. Если у вас есть вопросы по заполнению журнала, ознакомьтесь с образцом заполнения

Оплата за товары или выполненные услуги осуществляется оформлением чека ККМ или бланка строгого учета. Обмен «деньги — чек или БСО» является подтверждением выполнения обязательства продавца перед покупателем и получения денег за услугу или товар.
Выполнение условий любой сделки необходимо подтверждать. Законодательством даны четкие разграничения, когда денежные операции оформляются кассовым чеком и организация не вправе работать, не применяя ККМ, а когда оплата товаров и услуг может осуществляться по БСО. Что это за бланки, где возможно их применение, особенности учета и хранения рассмотрим в настоящей статье.

Что такое БСО?

Итак, БСО — это документ, подтверждающий оплату выполненной услуги. К примеру, все мы пользуемся различными видами транспорта. Покупая билет на поезд, самолет или автобус, мы оплачиваем услугу, получая взамен БСО – билет. Таким же образом БСО являются путевки, различные талоны, абонементы. Кроме того, некоторые предприятия имеют право использовать такие бланки, не работая с применением ККМ.

Это может быть, если они:

• плательщики ЕНВД;
• работают на патентной системе налогообложения в связи с осуществляемой деятельностью;
• расположены в удаленных местностях, утвержденный перечень которых имеется в каждом субъекте РФ. Оформление услуг в такой компании осуществляется бланком строгого учета.

Так как БСО имеет такое же значение, как и кассовый чек, он должен иметь обязательные реквизиты, быть пронумерованным, учтенным и правильно хранимым. Важно помнить, что расчеты с применением БСО действительны только с физическими лицами и никогда не используются при сделках с организациями.

Ведение и заполнение

При этом следует обеспечивать неукоснительное исполнение определенных условий:

• Используемая система должна быть качественно защищена от незаконного проникновения и архивировать все операции с БСО на протяжении 5 последних лет.
• Сохранять оригинальные номера бланка.

Следует знать, что распечатывать БСО на обычном офисном принтере категорически запрещено.

По первому требованию ИФНС компании и ИП предоставляют сведения о проведенных денежных операциях из систем АСУ. Обязательным условием для бланков, отпечатанных в типографии, является указание сведений о печатном предприятии, номере заказа и объеме тиража.

При осуществлении денежных операций, изготовленные в печатной организации, БСО разборчиво и четко заполняются вручную или механизированным способом на специальном принтере. Исправления в тексте исключены. Испорченный бланк обязательно перечеркивается по диагонали и прикладывается к отчету кассира.

Выбрасывать бланки нельзя, следует сохранять нумерацию. Алгоритм осуществления денежной операции и оформление БСО прост: заполняется бланк (либо под копирку, либо, используя отрывной талон), принимаются деньги, ставится подпись на бланке, покупателю вручается оригинальный экземпляр БСО, в компании остается копия документа.

Обязательные поля

До утверждения Положения № 359 от 06.05.2008, регламентирующего применение форм строгого учета, применялись унифицированные БСО, сейчас компаниям дано право на создание своего фирменного бланка, учитывая в ней наличие необходимых к заполнению реквизитов.

Таковыми являются:

• название документа;
• 6-значный номер и серия;
• дата составления документа и осуществления расчетов;
• название предприятия с указанием формы собственности или ФИО индивидуального предпринимателя;
• адрес исполнительного органа предприятия, имеющего право представления его интересов без доверенности);
• ИНН компании или ИП;
• сведения об объеме и виде поставленных услуг, их стоимость;
• размер и форма оплаты;
• должность и ФИО сотрудника, имеющего право на совершение денежной операции, его роспись с расшифровкой фамилии, печать ИП или организации.

Все указанные реквизиты подлежат обязательному заполнению, поэтому в бланке строгого учета не бывает ненужных полей . Все строки, графы и поля должны быть заполнены, в них вносятся сведения, предусмотренные конкретным полем. Исключение составляют графы, используемые для проставления подписей. Оригинал бланка выдается покупателю услуг, копия остается у продавца, оформившего покупку.

Получение и выдача

БСО должны быть учтены на всех этапах их движения в компании. Поэтому их поступление и выдача сопровождается оформлением актов. Первый акт при приеме бланков на склад предприятия из типографии и заверяется подписями 3-х человек – бухгалтера, кладовщика, представителя типографии. Тем самым кладовщик подтверждает получение БСО под отчет. Далее последует выдача бланков кассиру компании и другим подотчетным лицам, которые имеют доступ к оформлению БСО.

Отметим, что заключение договора о материальной ответственности с этими сотрудниками необходимо.

Многие крупные компании, особенно многоотраслевые, работающие с десятками различных форм БСО, имеют отдельные хранилища подобных бланков.

На получение бланков со склада компании также составляется акт приема-передачи БСО, подписанный обеими сторонами и имеющий разрешающую визу руководства. Каждый акт содержит сведения о форме бланков, их количестве с указанием номеров. Подобным документам — актам и книге учета бланков, компанией должна быть обеспечена необходимая сохранность.

Обязательной является проверка указанных форм при проведении инвентаризации. Закон не запрещает оформлять временные акты приема БСО, если сотрудники получают их на короткий период времени, к примеру, на один день, в конце которого возвращают оставшиеся бланки назад. Выдача бланков в определенном количестве на неопределенное время оформляется количественным актом.

Ответственные лица

Ответственными лицами за использование БСО в каждой организации, как правило, являются подотчетные лица, кассиры. Право на оформление денежных операций бланками строгого учета наступает после оформления договора о материальной ответственности. Существует и другая мера ответственности – это привлечение руководства компании к административному воздействию, основанием для которого является неприменение БСО.

За подобные действия законом предусмотрены штрафы:

• гражданам – от 1,5 до 2 тыс. руб. ;
• должностным лицам – от 3 до 4 тыс. руб. ;
• компаниям – от 30 до 40 тыс. руб.

ПБОЮЛ отвечают за допущенные нарушения, как должностные лица.

Хранение

Хранение бланков предусмотрено в оборудованных помещениях, исключающих хищения или порчу, которое в конце рабочего дня опломбируется или опечатывается. Чаще всего используются сейфы в помещении кассы или бухгалтерии.

Копии БСО, подтверждающие проведение денежных операций, тщательно запакованные в специальные мешки, хранятся 5 лет на основании правил архивного хранения документов. Через месяц после окончания этого периода и проведения последней инвентаризационной проверки документы уничтожаются. Этот процесс также оформляется актом, составленным и подписанным комиссией.

Неиспользованные бланки строго учета могут храниться неопределенное количество времени. Законом сроки для таких случаев не определены.

Случается, что компанией заказана слишком большая партия бланков, которая может использоваться очень долго. Иногда руководство компании изменяет форму бланков, вводит новые или происходит смена статуса или названия предприятия. Тогда неиспользованный остаток бланков инвентаризируется и подлежит уничтожению также с составлением акта ликвидации БСО.

Порядок учёта бланков строгой отчётности

Поступившие из типографии, БСО необходимо зафиксировать в журнале учета. АСУ предусматривает печать бланка с автоматическим занесением в книгу учета БСО. Она может также формироваться в системе 1С.

Учет бланков, полученных из печатных предприятий, осуществляется путем регистрационных записей в порядке поступления по названию и номерам, указываемым в книге учета.

Листы книги обязательно нумеруются, прошиваются, заверяются руководством компании или ИП и скрепляется печатью или штампом.

Законодательно форма книги не утверждена. Поэтому ее можно сформировать или использовать вариант формы книги учета БСО, используемой в бюджетном учреждении, утвержденной указанием Минфина от 23.09.2005 г. № 123н для применения. Уполномоченное на ведение этой формы лицо назначается распоряжением руководства фирмы. Обычно, это кассир компании или другой сотрудник, занимающийся оформлением БСО.

Нумерация

Все БСО должны быть пронумерованы 6-тизначными цифрами, которые указываются в верхней части каждого листа в строгой математической последовательности. Обязательным является и указание серии. Номера и серии проставляются изготовителем бланков: либо в типографии, либо при автоматическом формировании документа.

Регистрация в книге (журнале)

Журнал учета типовой формы или сформированный в организации содержит такие графы:

• дата;
• название БСО, его № и серия;
• ФИО лица, получившего или сдавшего бланки;
• приход бланков с указанием количества листов, серии и №;
• расход БСО с указанием количества листов, серии и №;
• подпись лица, получившего или сдавшего;
• примечания.

Заполнение книги – обязательная ежедневная работа, которая требует серьезного отношения. Предлагаем примерный образец документа.

Инвентаризация и списание БСО

Целью проведения инвентаризации БСО является выявление соответствия условий хранения бланков требованиям закона и проверка наличия остатков.

Инвентаризационная комиссия утверждается распоряжением руководства организации или предпринимателем.

Обычно подобные бланки хранятся в кассе и находятся под отчетом кассира. Поэтому каждая ревизия кассы сопровождается пересчетом остатка БСО с указанием его результатов в акте ревизии кассы формы ИНВ-15.

Если бланки хранятся не в кассе и инвентаризируются отдельно от денежных средств, проверку имеющегося наличия бланков проводят отдельно по каждому виду БСО, местам хранения и подотчетным лицам, если их несколько. Установленные остатки фактического наличия БСО, пересчитанные полистно, сверяются с аналитическими учетными данными, которые выводятся по сведениям книги учета раздельно по каждому виду бланков.

Заносятся результаты инвентаризации в инвентаризационную опись формы ИНВ-16 с предусмотренной бланком распиской, которую подотчетное лицо подписывает перед началом проверки. При плановой инвентаризации опись оформляется в 2-х экземплярах, при передаче БСО от одного лица другому – в 3-х.

При выявлении недостачи бланков следует выяснить причины, взять объяснения ответственного лица и определить степень его виновности. Потеря денежных документов – серьезная причина задуматься и разобраться руководству компании или предпринимателю.

Ответственность при потере БСО законодательством не предусмотрена, однако руководство предприятия вправе применить соответствующие дисциплинарные взыскания.

Если потери бланков не являются единичными случаями, сопровождаются хищениями или происходят в каких-либо сомнительных ситуациях, следует обратиться в следственные органы. Злоупотреблений с использованием БСО, к сожалению, не становится меньше.

Еще одной целью проведения инвентаризаций БСО является их списание (уничтожение). Это обязательная процедура, проводимая при истечении архивных сроков хранения документов, как использованных в деятельности компании, так и испорченных. Повторимся, уничтожение БСО проводится по прошествии месяца с момента проведения проверки и актируется комиссионным составлением акта ликвидации. Бухгалтерский учет БСО ведется на отдельных субсчетах, все результаты проведенных инвентаризаций фиксируются в учетных регистрах.

Таким образом, применение БСО освобождает организации и ИП от использования ККМ. Однако предъявляет весьма серьезные требования к хранению, учету и правильному обращению этих документов, влияя на формирование Учетной политики предприятия. Кроме того, применение БСО предусматривает обязательное ведение Книги учета бланков и периодическое (обычно раз в месяц) проведение инвентаризаций.

А.С. Колосовская, налоговый консультант

Как правильно работать с бланками строгой отчетности

Порядок оформления, хранения, уничтожения БСО и отражения операций с ними в учете

Как известно, организации и предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе вместо чеков ККТ выдавать заказчикам бланки строгой отчетности (БСО)п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) .

В этой статье мы рассмотрим, как правильно работать с такими бланками с момента их приобретения и до уничтожения, а также как отражать движение БСО в бухгалтерском и налоговом учете.

Форма бланка зависит от вида услуг

Для того чтобы определить, какой бланк вам надо использовать, необходимо проверить, нет ли для вашего вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - вам придется разработать форму бланка самостоятельнопп. 3, 5, 7 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее - Положение), . Напомним, что принадлежность вида деятельности к услугам населению определяется по Общероссийскому классификатору таких услуг (ОКУН)Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 28.06.93 № 163 .

Формы БСО, утвержденные «сверху»

Для отдельных видов услуг формы БСО могут быть разработаны и утверждены каким-либо федеральным органом властипп. 5-7 Положения . Например, Минтранс вправе устанавливать формы авиабилета и иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, грузовп. 4 ст. 105 Воздушного кодекса РФ ; подп. 5.2.3 п. 5 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 № 395 ; Приказ Минтранса России от 18.05.2010 № 116 .

В настоящее время действуют следующие утвержденные Минфином БСОп. 3 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) :

• квитанция на получение страховой премии (взноса)утв. Приказом Минфина России от 17.05.2006 № 80н ;
• квитанция на оплату услуг газификации и газоснабженияутв. Приказом Минфина России от 09.02.2007 № 14н ;
• туристская путевкаутв. Приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н ;
• залоговый билет и сохранная квитанцияутв. Приказом Минфина России от 14.01.2008 № 3н ;
• квитанция на оплату ветеринарных услугутв. Приказом Минфина России от 09.04.2008 № 39н .

Теперь о том, как использовать старые БСО, утвержденные еще до вступления в силу действующего сейчас Положения о наличных расчетах без ККТ :

• БСО, утвержденные Минфином в период действия старого Положения о наличных расчетах без ККТ (с 12.04.2005 по 20.05.2008), должны использовать все, кто оказывает виды услуг, для которых были разработаны эти бланкип. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 (утратило силу) ;
• БСО, утвержденные до 12.04.2005, можно было применять только до 01.12.2008п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; Письмо Минфина России от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291 . Хотя и сейчас еще встречаются организации, применяющие такие устаревшие формы БСО. Например, есть гостиницы, выдающие своим постояльцам при получении от них оплаты счета по форме № 3-ГПриказ Минфина России от 13.12.93 № 121 . Однако Минфин разъясняет, что такая форма бланка в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетПисьма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400 , от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11 .
  В результате тех, кто продолжает пользоваться устаревшими БСО, налоговики штрафуют по ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Однако при этом они упускают из виду то, что в старых бланках обычно есть все необходимые реквизиты. Поэтому в большинстве случаев суды штраф отменяют, объясняя, что единственное требование к бланку - наличие в нем обязательных реквизитовПостановления ФАС ВВО от 10.06.2009 № А39-649/2009 ; ФАС ДВО от 25.03.2009 № Ф03-997/2009 ; ФАС МО от 07.07.2009 № КА-А41/5848-09 ; ФАС СЗО от 19.10.2009 № А44-1605/2009 ; ФАС ЦО от 04.08.2009 № А62-2237/2009 . Правда, есть и судебное решение в пользу налоговиковПостановление ФАС ДВО от 03.06.2009 № Ф03-2286/2009 . Впрочем, признав, что правонарушение было, суд все же освободил исполнителя услуг от ответственности из-за малозначительности содеянногост. 2.9 КоАП РФ ;
• старые БСО также можно использовать, если орган власти, наделенный правом утверждать формы БСО, пока еще их не разработалп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 .

Формы БСО, разработанные самостоятельно

Если вы выяснили, что обязательной формы БСО для ваших услуг нет (а в большинстве случаев это именно так), то с мая 2008 г. у вас есть право самостоятельно разработать форму БСОИнформационное письмо Минфина России от 22.08.2008 . Важно лишь включить в БСО все обязательные реквизиты, перечисленные в Положениип. 3 Положения . То есть меньше, чем указано, реквизитов быть не может, а вот добавлять дополнительные реквизиты в БСО можноподп. «к» п. 3 Положения . Однако особенно усердствовать с дополнительными реквизитами все же не стоит. Ведь даже если вы, заполнив все обязательные реквизиты, не заполните дополнительно введенный вами реквизит, то суд теоретически может приравнять это к невыдаче БСО и вас оштрафуют за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ .

Компоновка реквизитов в бланке также отдана на откуп исполнителям услуг.

Если для ваших услуг нет обязательной формы БСО, разработайте ее сами с соблюдением требований Положения и утвердите приказом по организации. За образец можно взять старую форму БСО, убрав оттуда ссылки на реквизиты нормативного документа, утвердившего форму бланка, и код ОКУД. Этим вы избавите себя от лишних судебных споров о правомерности использования старых форм БСО.

И еще одно общее для всех бланков требование: форма должна обеспечивать одновременное заполнение копии бланка либо иметь отрывную частьп. 8 Положения .

Обязательные реквизиты БСОп. 3 Положения :

• наименование документа, его шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма - для организации или ф. и. о. - для предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации, а если такового нет - иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени организации;
• ИНН организации или предпринимателя, выдавших документ;
• вид и стоимость услуги;
• размер оплаты;
• даты расчета и составления документа;
• должность, ф. и. о. лица, ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации или предпринимателя.

Кроме случаев, когда:

• <или> орган власти, разработавший бланк, установил и особый порядок его заполненияподп. «а» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены типографским способом при его изготовленииподп. «б» п. 8 Положения ;
• <или> все реквизиты БСО заполнены в электронном видеподп. «в» п. 8 Положения .

А может ли приходный кассовый ордер (ПКО)унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 заменить БСО?

ПКО и квитанцию к нему можно использовать в качестве БСО, если они изготовлены в типографии и в них есть все реквизиты, обязательные для БСО. Так же считают и многие судысм., например, Постановления ФАС ЗСО от 05.11.2009 № А45-10533/2009 ; ФАС ПО от 08.10.2009 № А65-12792/2009 . Правда, наличие судебных споров показывает, что подобные действия одобрения у налоговых органов не вызывают. Есть и судебное решение не в пользу организацииПостановление ФАС СЗО от 03.09.2009 № А21-1389/2009 .

К тому же если приходные кассовые ордера у вас будут не просто первичными кассовыми документами, а еще и БСО, то оформлять, хранить и учитывать их придется так же, как и бланки строгой отчетности. Так что безопаснее все-таки самостоятельно разработать бланк и пользоваться именно им.

Как можно изготовить БСО

Бланки строгой отчетности надо изготавливатьп. 4 Положения :

• <или> типографским способом;
• <или> с использованием автоматизированных систем.

В типографиях БСО печатались и раньше. Напомним только, что на типографском БСО должны быть дополнительно указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер и год выполнения заказа, тираж)п. 4 Положения , п. 9 Положения .

А что же такое автоматизированная система? Вообще-то давать разъяснения по этому вопросу - компетенция МинпромторгаПисьма Минфина России от 03.08.2010 № 03-01-15/6-170 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 , от 06.03.2009 № 03-01-15/2-96 . Он же пока никаких разъяснений не выпускал.

Положением установлены лишь требования к автоматизированной системе, согласно которым она должнап. 11 Положения :

• иметь защиту от несанкционированного доступа;
• идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком не менее 5 лет;
• сохранять уникальный номер и серию бланка.

При этом контролирующие органы считают, что обычный компьютер для изготовления БСО не подходит. Причина - он не обеспечивает защиту, фиксацию и хранение сведений о бланке. По мнению Минфина и налоговых органов, автоматизированная система должна отвечать требованиям, предъявляемым к кассовой техникеПисьма Минфина России от 25.11.2010 № 03-01-15/8-250 , от 03.02.2009 № 03-01-15/1-43 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 17-15/126038 .

Так что по-прежнему этот вопрос остается открытым.

Покупаем, храним и уничтожаем БСО

Внимание

Испорченный бланк нельзя просто выбросить. Его нужно перечеркнуть и приложить к книге учета бланковп. 10 Положения .

Сначала вам нужно выбрать ответственного за БСО работника. С таким работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственностист. 244 ТК РФ ; п. 14 Положения . Он будет получать БСО, учитывать их в специальной книге, отвечать за их сохранность, заполнять их сам или выдавать тем работникам, которые получают в оплату услуг наличные деньги. Принимать купленные бланки ответственный работник должен в присутствии созданной по приказу руководителя комиссии, сверяя количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСОпп. 13, 15 Положения . А передавая бланки работнику, который будет непосредственно рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета БСО расход и остаток бланков.

Сразу скажем, что если вы выдали БСО сразу после оказания услуги и выручка попала в кассовую книгу за этот день, то только за отсутствие книги учета БСО и актов об их приеме и уничтожении к административной ответственности вас привлечь никто не сможетст. 14.5 , ст. 15.1 КоАП РФ . А поскольку акты и книга учета БСО - это не первичные документы и не учетные регистры, оштрафовать вас по ст. 120 НК РФ у налоговых органов тоже не получится.

Однако не стоит по этой причине отказываться от составления книги и акта об уничтожении БСО. Ведь в их оформлении в первую очередь заинтересована сама организация. Вам же нужно контролировать количество бланков, которые находятся у работников. А услуга - это не товар, и инвентаризацией мало что можно выявить. Тогда как по книге учета БСО сразу видно, что вы, например, передали работнику, принимающему от заказчиков деньги за услуги, 100 бланков, а вернулись к вам только 80. Значит, работнику придется объяснить, куда он дел остальные 20 бланков. По нашему мнению, чем действительно можно пренебречь, так это актом приема бланков - для приемки БСО вполне достаточно книги учета и накладной на бланки, выписанной типографией.

Унифицированной формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно, а можно взять форму из Указаний ГМЭКприложение № 6 к Указаниям по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) или воспользоваться формой книги, утвержденной Минфином для бюджетниковПриказ Минфина России от 23.09.2005 № 123н . Ее листы нужно пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организациип. 13 Положения .

Предупреждаем работника

Заполнение не всех реквизитов БСО приравнивается к его невыдаче, что приведет к наложению штрафа за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ ; п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16 ; п. 3 Положения ; Постановления ФАС ДВО от 28.02.2007 № Ф03-А51/07-2/123 ; ФАС СКО от 29.04.2009 № А32-18480/2008-56/286-13АЖ :

• на организацию - от 30 000 до 40 000 руб.;
• на работника, в чьи должностные обязанности входит выдача БСО, - от 1500 до 2000 руб.

К порядку хранения БСО сложных требований нет - достаточно, если вы будете хранить бланки в сейфе, который в конце каждого рабочего дня надо опечатыватьп. 16 Положения . Кроме того, инвентаризацию бланков необходимо проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассеп. 17 Положения ; пп. 3.39, 3.40, 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 ; пп. 37, 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 .

Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, надо хранить не меньше 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок и пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланковп. 19 Положения , п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Форму такого акта вы можете разработать самостоятельно или взять форму акта, разработанную для бюджетниковприложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н .

Учитываем БСО

В бухгалтерском учете БСО отражают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценкеПлан счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Проще оценить БСО в сумме фактических затрат на их изготовление.

Раньше ГМЭК рекомендовала купленные БСО сначала учитывать на счете 10 «Материалы» по их фактической стоимости и по мере использования списывать на затратные счетаУказания по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (приложение № 2 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001) . Однако это, во-первых, усложняло учет. А во-вторых, вообще противоречило назначению счета 10, поскольку никакой ценности БСО сами по себе не имеют, и поэтому вряд ли их можно назвать материально-производственными запасами. По этим причинам счет 10 для учета БСО использовать неправильно. Обычно стоимость бланков сразу при их оприходовании включают в затраты проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Либо канцелярских расходовподп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123 .

Пример. Учет бланков строгой отчетности

/ условие / ООО «Артель» ремонтирует обувь по заказам физических лиц (бытовые услуги населению).

01.08.2010 бухгалтер-кассир В.Л. Орионова получила из типографии (по накладной от 01.08.2010 № 509) 1000 квитанций (БСО), по которым общество принимает наличную выручку.

Стоимость услуг типографии - 1062 руб. (в том числе НДС 162 руб.). Серия бланков ЛХ, номера от 000001 по 001000.

На следующий день, 02.08.2010, 70 бланков переданы обувщику А.В. Меркурьеву, оказывающему услуги по ремонту обуви и принимающему оплату от заказчиков. Право обувщика получать бланки строгой отчетности в бухгалтерии предусмотрено приказом руководителя ООО от 11.01.2010 № 5. 02.08.2010 обувщик сдал пять копий квитанций на оплату услуг по ремонту обуви. Помимо этого, две квитанции обувщик испортил и также сдал их в бухгалтерию.

/ решение / Для забалансового счета 006 организация открыла субсчета: 006-1 «Бланки квитанций в бухгалтерии», 006-2 «Бланки квитанций у исполнителя». Забалансовый учет БСО ведется в сумме фактических затрат. Стоимость 1 бланка - 0,9 руб.
((1062 руб. - 162 руб.) / 1000 шт.).

Прием бланков из типографии и их выдачу обувщику В.Л. Орионова отразила в книге учета БСО. Также к книге она приложила испорченные бланки.

Книга учета бланков квитанций на оказание услуг по ремонту на 2010 год

Давайте посмотрим, какие записи нужно сделать бухгалтеру ООО «Артель», чтобы отразить операции в бухгалтерском учете.

Не забывайте, что даже если вы применяете ЕНВД по бытовым услугам населению и не используете при этом ККТ, то вам необходимо применять БСОпп. 2, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ . Иначе налоговики могут вас оштрафовать так же, как за неприменение кассового аппаратаст. 14.5 КоАП РФ .

Многие предприятия и ИП при работе с населением посредством осуществления денежных расчетов применяют бланки строгой отчетности. Использование этих документов заменяет контрольно-кассовые аппараты. В то же время учет бланков, хранение, инвентаризация и уничтожение подчиняются установленным правилам.

Применение бланков строгой отчетности

При оказании услуг физ.лицам допускается использование бланков строгой отчетности. Это затрагивает расчеты с населением, которые осуществляются наличными денежными средствами или с использованием пластиковых платежных карт.

При работе с юр.лицами использование бланков не предусмотрено. На данных условиях расчеты ведутся при помощи ККМ.

Бланки строгой отчетности вправе использовать как организации, так и физ. лица при осуществлении предпринимательской деятельности.

Кто вправе применять БСО?

Для тех, кому разрешено использовать БСО, эти документы приравниваются к кассовому чеку, дают возможность руководству сэкономить на приобретении и обслуживании кассового аппарата.

Вместе с тем применение бланков должно соблюдаться по нормам законодательства, иначе налагаются штрафы размером 3 000 ― 4 000 для физ. лиц, 30 000 ― 40 000 ― относительно организаций.

Кроме БСО, представляющих собой квитанции при расчетах с населением, к бланкам подобного вида относятся и другие документы, такие как трудовые книжки, больничные листы, проездные документы, наряды, талоны.

Требования к выпуску и оформлению бланков

Правила, регулирующие порядок выпуска, учета, хранения и уничтожения подобных бланков содержатся в Постановлении № 359 от 06.05.2008 г .

Бланки изготавливаются типографским способом или с применением прочих автоматизированных систем. Последний вариант предусматривает соблюдение следующих условий:

• полагается иметь защиту используемой автоматизированной системе от несанкционированного доступа извне;
• требуется сохранять данные об операциях не менее 5 лет;
• при заполнении бланков и выпуске требуется присваивать уникальные номера и серию.

Налоговые органы вправе затребовать информацию о выпущенных автоматизированным способом бланках. Что касается автоматизированной системы, при помощи которой изготавливаются подобные документы, происходит учет и фиксация, использовать с этими целями стандартный персональный компьютер не получится, так как речь идет не о простом печатающем устройстве.

Если приобретение БСО осуществляется на стороне (покупка бланков, изготовленных типографским способом), то при приемке товара следует создать специальную комиссию. В составе комиссии обязательно должны быть работники, в дальнейшем работающие непосредственно с подобными документами. С ними же в заключаются договора о материальной ответственности. Выпускаются акты, подтверждающие количество, наличие бланков, номера и серии.

При оформлении документов должны быть предусмотрены создание отрывных частей или хотя бы одной дополнительной копии.

Заполнение бланков производится с указанием принятых денежных сумм, оказанных услуг, даты реализации, подписями продавца и покупателя. Испорченный в процессе заполнения бланк строгой отчетности считается недействительным и подлежит обязательной замене.

Учет бланков строгой отчетности. Пример проводок

Учет приобретенных бланков строгой отчетности фиксируется в книге учета БСО, прошнурованной и пронумерованной, заверенной подписями ответственных лиц. Форму книги допускается разрабатывать самостоятельно или воспользоваться утвержденным регистром.

Никаких помарок и исправлений в бланках строгой отчетности быть не должно. В противном случае документ признается недействительным. Подобные бланки перечеркиваются и прикладываются к книге учета БСО.

Инвентаризация бланков происходит наравне с инвентаризацией денежной наличности и иных подобных документов, хранящихся в кассе у материально ответственных лиц.

При инвентаризации бланков происходит пересчет. Полученные данные сверяются с текущими данными учета. Кроме того, обращается внимание на наличие необходимых сведений в документе. Проводится учет испорченных экземпляров.

Организации учитывают бланки на забалансовом счете 006. Применяется условная оценка затраченных средств, которая часто фактически схожа с реальными затратами на изготовление или приобретение документов.

Для отражения операций в бухучете используются следующие счета:

• 10 ― «материалы»;
• 20, 26 ― расходы в производственных организациях;
• 44 ― расходы в учреждениях торговли.

Приобретение бланков, распечатанных типографским способом, допускает принятие возможного НДС к учету, сами расходы можно учесть в затратах как при ОСНО, так и при УСН.

Пример . Организация, оказывающая реализацию услуг населению в розницу, приобрела БСО на общую сумму 5 400 рублей (в том числе НДС 823,73 рубля). Какими проводками необходимо отразить операции в учете?

1. Дт 44 ― Кт 60 ― 4576,27 рублей. Приняты на затраты приобретенные БСО.
2. Дт 19 ― Кт 60 ― 823,73 рубля. Выделен НДС.
3. Дт 68 ― Кт 19 ― 823,73 рубля. Сумма налога принята к вычету.
4. 006 ― 4576,27 рублей. Бланки учтены на забалансовом счете.

Хранение и уничтожение бланков строгой отчетности

Срок хранения БСО (отрывных корешков документов) не должен быть менее 5 лет. Место хранения представляет собой специально оборудованное помещение или металлические сейфы, исключающие возможности порчи или кражи. Наряду с корешками и дополнительными экземплярами ведется учет и испорченных, пришедших в негодность экземпляров.

По истечение установленного срока бланки подлежат уничтожению, но не ранее месяца со дня проведения последней инвентаризации. Результаты инвентаризации подлежат оформлению.

Для уничтожение более непригодных документов с истекшим сроком хранения составляется отдельный акт. Подписывается руководством при создании специальной комиссии. Состав комиссии законодательно не регулируется. Целесообразно предположить, что членами могут быть руководитель, представители бухгалтерской службы, материально ответственное лицо, кадровые сотрудники. Те же условия уничтожения предусмотрены и для испорченных экземпляров.

Книга учета бланков строгой отчетности обязательна для использования юрлицами и физлицами-предпринимателями, которые осуществляют расчеты с покупателями/заказчиками в рознице без применения кассового аппарата. В эту книгу вносятся сведения о приходе/возврате/списании БСО (бланков строгой отчетности). В статье расскажем, по какой форме и в каком порядке вести такую книгу, а также дадим ее образец.

Может ли использоваться форма 0504045 книги учета бланков строгой отчетности

Для применения юрлицами и предпринимателями, осуществляющими коммерческую деятельность в своих интересах, нет утвержденной формы такого документа, как книга по учету бланков строгой отчетности.

Однако для использования в государственных/муниципальных организациях и учреждениях существует бланк такой книги (форма 0504045), утвержденный приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Организациям иной собственности и ИП ничто не мешает ни воспользоваться для составления книги учета БСО бланком формы 0504045, ни взять ее за основу при разработке собственного варианта книги.

Бланк формы 0504045 можно скачать на нашем сайте:

Для работы с ней книгу удобнее всего распечатать на бумажном носителе и сшить в виде брошюры.

Срок хранения книги не может быть меньше срока хранения корешков бланков или испорченных БСО. Это значит, что книгу учета бланков строгой отчетности надлежит сохранять в течение 5 лет после внесения последней записи в нее.

О том, кто после введения онлайн-касс вправе продолжать работу с БСО по старым правилам, читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» .

Что еще взять за пример журнала учета бланков строгой отчетности

Любая организация или ИП может разработать собственный журнал учета бланков строгой отчетности, придерживаясь требований о наличии в этом документе всех обязательных реквизитов. В связи с тем, что в данном реестре накапливаются и систематизируются сведения о кассовой первичке, книгу учета бланков строгой отчетности можно отнести к регистрам, подчиняющимся требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты таких регистров перечислены в п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ. Среди них:

• наименование регистра и предприятия;
• даты начала и окончания ведения регистра;
• единицы измерения и величина объектов учета;
• хронологическая запись сгруппированных объектов учета;
• Ф. И. О. и должности лиц, заполняющих регистр, с подписями.

О требованиях к заполнению первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Порядок заполнения книги учета БСО

Книга бланков строгой отчетности должна содержать записи о приходе, выдаче, возврате и списании бланковых первичных документов. К регистру прикладываются корешки выданных БСО, а также неправильно заполненные их бланки и те, которые уже не будут выданы по какой-либо причине.

В шапке книги учета БСО либо на ее отдельной странице, которая будет служить титульной, необходимо привести название документа и период, охватывающий все сделанные в нем записи. Под названием регистра указывается название юрлица (или Ф. И. О. предпринимателя), код по ОКПО, также потребуется указать отдел, ведущий данный хронологический список (чаще это бухгалтерия) и наименование формы БСО.

В табличной части документа предусматриваются графы:

• для даты;
• названия получателя или поставщика бланков;
• реквизитов документа-основания, свидетельствующего о факте приема-передачи каждого регистрируемого бланка;
• данных о поступлении, использовании и остатке бланков с указанием серии и номера бланка, а также количества бланков, если фиксируется прием/передача пачки документов (например, приход из типографии — в этом случае указываются серийные номера с первого по последний бланков из пачки, сложенных по порядку);
• итогового количества бланков, пришедших/выданных/оставшихся в конце периода, на который была заведена книга.

Все сведения о том, как заполнять книгу учета бланков строгой отчетности, должны быть отражены в локальном акте, издаваемом руководителем предприятия. В этом же приказе (или в отдельно изданном) должно быть названо лицо, ответственное за сохранность БСО и соблюдение правил обращения с ними. С этим сотрудником также должно быть заключено соглашение о матответственности. Это лицо и будет делать записи в книге учета БСО.

Где скачать образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности

Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности есть на нашем сайте.

Главным условием ведения такого регистра является соблюдение хронологического порядка записей и отражение информации о каждом без исключения бланке строгой отчетности, который был принят на учет и использован.

В части оформления книги следует также учитывать правило, указанное в п. 13 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Речь идет о том, что все страницы этого документа должны быть пронумерованы и сшиты, а саму сшивку надлежит заверить подписями директора / главного бухгалтера и печатью.

Итоги

Книга, предназначенная для учета БСО, ведется госучреждениями на специально установленном бланке (форма 0504045). Иные юрлица и ИП вправе воспользоваться этой формой или создать свою собственную при условии соблюдения обязательных требований к реквизитам такого документа.

Сотрудник, осуществляющий внесение записей в книгу учета БСО, назначается приказом руководителя и является материально-ответственным лицом. Записи в книге ведутся в хронологическом порядке. Приложением к ней служат корешки БСО и их испорченные/неиспользованные бланки. Общие правила оформления книги учета БСО сходны с правилами оформления кассовой книги.