Как организовать складской учет на производстве. Организация складского учета материальных ценностей

Склады, в которых хранятся материально-производственные запасы, подразделяются на общие и специализированные. На общих складах не предусматривается никаких особых условий хранения. Специализированные склады приспособлены для хранения запасов определенного вида. Так, нефтесклады оборудуются соответствующими емкостями, и они должны быть удалены от жилья и других построек. Зернохранилища должны отвечать условиям хранения зерна, иметь вентиляцию и исправное весовое хозяйство.

Склады для запасных частей оборудуют полками и стеллажами. На складах для минеральных удобрений предусматривается возможность выполнения механизированных работ по разгрузке, погрузке и перемещению. Все складские помещения должны обеспечиваться противопожарным инвентарем.

Часть материально-производственных запасов хранится не на складах (сено и солома в скирдах, силос и корнеплоды в буртах, зерно на токах). Тем не менее, они всегда должны находиться под материальной ответственностью определенных работников, с которыми заключается соответствующий договор; иначе обеспечить сохранность материально-производственных запасов невозможно. Руководство организации обеспечивает материально ответственным лицам необходимые условия работы, организует охрану складов и мест хранения материально-производственных запасов в нерабочее время и ночные часы.

Учет материально-производственных запасов в местах их хранения осуществляется в карточках складского учета (типовая межведомственная форма М-17), которые выдаются под расписку в реестре выдачи. Хранят их в картотеках по учетным группам, а внутри группы - по номенклатурным номерам. На каждый номенклатурный номер материалов или продукции заводят отдельную карточку.

Помимо карточек используют также книги складского учета, страницы которых должны быть пронумерованы (о чем на последней странице делается соответствующая запись).

В книгах складского учета и в карточках на каждый вид материально-производственных запасов открывается отдельный счет; учет ведут в натуральных измерителях. В заголовке счетов указывают единицу измерения и номенклатурный номер, а также цену. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как в бухгалтерии. Для открытия новых счетов резервируется место. Записи производят на основе первичных учетных документов.

Заведующий складом должен иметь образцы подписей лиц, уполномоченных распоряжаться материально-производственными запасами. Записи в карточках или книгах складского учета производит материально ответственное лицо по каждому документу; объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

При поступлении материалов, продукции, товаров, инвентаря, хозяйственных принадлежностей по каждому наименованию производится запись в графу «Приход», при отпуске - в графу «Расход». При приеме ценностей материально ответственное лицо расписывается в сопроводительных документах, при их отпуске расписывается, подтверждая факт передачи.

Ежемесячно в установленные графиком документооборота сроки, заведующие складами (материально ответственные лица) представляют в бухгалтерию организации отчеты о движении материальных ценностей. По наименованиям поступивших и выбывших материалов, продукции, товаров, инвентаря, хозяйственных принадлежностей указывают расход по направлениям использования за месяц и остаток на конец месяца. Наименования поступивших и выбывших материальных ценностей в отчетах группируют по субсчетам и отдельным группам. Материально ответственные лица в отчетах указывают, как правило, количественные показатели, а стоимостные определяют работники бухгалтерии. Данные о поступлении и выбытии материальных ценностей подтверждаются приложенными к отчету первичными учетными документами (накладными внутрихозяйственного назначения, счетами-фактурами, лимитно-заборными ведомостями и др.).

Полноту оприходования материальных ценностей проверяют по данным соответствующих регистров, в которых регистрируются первичные учетные документы на материальные ценности, поступившие на склады в отчетном месяце (журналы-ордера № 6-АПК, 7-АПК или соответствующие машинограммы при компьютерной обработке).

1. Формы безналичных расчетов.

2. Организация складского учета материальных ценностей.

3. Задача. Отразить на счетах бухгалтерского учета следующие операции:

1. Начислена заработная плата рабочим вспомогательного производства

800000 тг 8312-3350

2. Выдано из кассы на хозяйственные цели 12000 тг 1250-1010

3. Начислена заработная плата АУП 200000 тг 7210-3350

4. Начислен социальный налог на зарплату АУП 22000 тг 3350-3150

5. Списаны материалы на нужды цеха 230 000 тг. 8411-1310

Формы безналичных расчетов.

Понятие «безналичные расчёты» определяется самим названием, это формы расчётов, в которых не используются наличные деньги.

Организация безналичных расчётов ускоряет оборот средств и уменьшает издержки обращения. Осуществляется разветвленной сетью банков при заинтересованности государства в исследовании и регулировании экономических процессов.

В настоящее время существуют некоторые различия в осуществлении безналичных расчётов в разных странах, но с развитием электронных систем платежей, они все больше стираются.

Электронная система платежей значительно ускоряет оборот денежных средств, снижает затратность платёжных операций, позволяет лучше контролировать состояние имеющихся банковских счетов, быстрее осуществлять открытие новых.

Кроме того, появление банкоматов в массовом количестве позволило ускорить и упростить снятие наличных с банковского счёта, внесение денег на счёт, переводы средств на другие счета.

Виды и формы безналичных расчётов

В России в настоящее время существует несколько видов безналичных расчётов.

Платёжные поручения

Платёжное поручение может быть оформлено как в электронном виде, так и на бумаге. Получив его, банк переводит определённую сумму на счет получателя, сняв её со счета плательщика. Поручение составляется в 4 экземплярах, из которых один остается в банке, один возвращается плательщику, два отправляются в банк получателя.

Сфера применения платёжных поручений практически не ограничена: расчеты за товары и услуги, платежи в бюджеты, уплаты по займам и кредитам и т.д.

Аккредитивы

Аккредитив может служить своего рода гарантией при заключении разного рода сделок.

Это обязательство банка выплатить определенную сумму предъявителю некоторого документа. Таким образом, данный документ может служить эквивалентом какой-то суммы денег и являться средством финансирования торговой сделки.

Способов оформления аккредитивов существует несколько. К недостаткам этой формы расчётов можно отнести сложность оформления документов и высокие проценты банков по комиссиям.

Чек – это ничем не подтвержденное распоряжение банку выплатить сумму со счёта чекодателя. Это распоряжение может быть выполнено банком только в случае, если на счету чекодателя имеется данная сумма.

Выписав чек, чекодатель не может отозвать его до истечения срока предъявления к оплате. Чеки могут быть денежными (для выдачи наличных) и расчётными (для перевода на другой счёт).

В России, чтобы пользоваться чеками, нужно заключить соглашение с банком, входящим в «Чековый синдикат», внести вклад на специально открытый для этого счёт и получить чековую книжку.

Инкассо – это банковская операция, затрагивающая товарные отношения. Банк, выполняя поручение своего клиента, получает средства и зачисляет их на счёт клиента взамен за отгруженную им продукцию или оказанные услуги.

Используется чистое инкассо (только финансовые документы) и документарное (финансовые и коммерческие документы).

Платёжные требования

Платёжным требованием называют документ, которым кредитор хочет получить уплату некоторой суммы от должника через банк. Такая форма расчётов распространена в условиях командно-административной экономики.

Организация складского учета материальных ценностей.

Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары).

Порядок учета товара на оптовом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, както: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т.д.

Возможны партионный, сортовой или партионно - сортовой способы.

Учет хранения товаров на складе осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключается соответствующий договор.

На складах небольшого оптового предприятия с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно товарном отчете (при этом карточки и товарные книги не ведутся) в соответствии с рекомендациямиизложенных в Письме от 27 марта 2001 г. N 03-12/14138 УМНС по г. Москве.

В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

Товарные отчеты составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Таким образом, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения товаров материально ответственные лица составляют товарные отчеты, карточки складского учета не составляют.

При организации учета товаров на склае более крупного оптового предприятия, с более широким ассортиментом товаров, применяется партионный или сортовой метод учета товаров при этом составляются товарные отчеты, карточки складского учета

При партионном способе каждая партия товаров хранится отдельно. Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу.

При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар определенного сорта присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта.

При любом способе хранения материально-ответственные лица ведут учет товаров, как правило, только в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов. Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально-ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах, где указываются наименование, артикул, сорт, цена и количество (масса) товаров.

Партионные карты регистрируются в специальной книге, порядковый номер регистрации является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию.

По мере отпуска товаров материально-ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм - взыскивают с материально-ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет позволяет выявить недостачи или излишки товаров сразу после отпуска каждой партии, что позволяет осуществлять текущий контроль за сохранностью ценностей. Вместе с тем такой способ учета имеет недостатки: менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления запасами. Поскольку товары могут храниться в разных местах, то остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах, что затрудняет возможность получать оперативную информацию о наличии товаров на складе.

При сортовом способе хранения материально-ответственные лица ведут учет товаров в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров) либо отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или в одной карточке.

3. Задача. Отразить на счетах бухгалтерского учета следующие операции:

6. Начислена заработная плата рабочим вспомогательного производства

800000 тг 8312-3350

7. Выдано из кассы на хозяйственные цели 12000 тг 1250-1010

8. Начислена заработная плата АУП 200000 тг 7210-3350

9. Начислен социальный налог на зарплату АУП 22000 тг 3350-3150

10.Списаны материалы на нужды цеха 230 000 тг. 8411-1310

Советы профессионала

Центральные склады
В крупных организациях для хранения материально-производственных запасов (МПЗ) создают центральные (базисные) склады. Отдельные склады создают для хранения готовой продукции. Если же условиями хранения определенного вида запасов допускается их открытое хранение, то для этих целей должны использоваться специально приспособленные площадки. Помимо центральных складов в организациях создают склады и кладовые в цехах, филиалах и других подразделениях.
Складские помещения бывают основного производственного и подсобного назначения. Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей. В складских помещениях подсобного назначения размещаются подсобные службы и выполняют работы по обслуживанию технологического процесса, хранят упаковочные материалы, технологическое оборудование, инвентарь, уборочные машины.
Каждому складу приказом по организации присваивают постоянный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах, относящихся к операциям конкретного склада.
Целесообразно склады разделять на отдельные секции, внутри которых размещают запасы по группам, типам, сортам, укладывая их в штабеля, на стеллажи, в закрома, мешки и другую тару. Это позволит быстро принимать, отпускать и проверять наличие запасов. В местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлыки, на которых указаны данные о находящемся на хранении запасе: его наименование, номенклатурный номер, единица измерения, цена и отличительные признаки, такие как марка, артикул, размер, сорт и др.
Места хранения, склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовым хозяйством и измерительными приборами для точного измерения количества запасов.

Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет МПЗ организации, являющейся юридическим лицом, по законодательству РФ (за исключением бюджетных и кредитных организаций) должен осуществляться в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет МПЗ» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н (далее – ПБУ 5/01).
В качестве МПЗ к бухгалтерскому учету принимают:
сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции (оказании услуг);
готовую продукцию и товары;
активы, используемые для управленческих нужд организации.
материалы, используемые в процессе выполнения работ для обеспечения нормального технологического процесса и упаковки продукции или расходуемые на другие нужды (проведение испытаний, ремонт и эксплуатацию оборудования, зданий);
запасные части для ремонта оборудования и другие материальные ценности, не относимые к основным средствам (т. е. со сроком полезного использования менее 12 мес);
покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты, подвергающиеся дополнительной обработке или сборке на предприятии, и т. д.
В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведут бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать все установленные законодательством обязательные реквизиты, в том числе:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в эти формы можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Претензии налоговых органов
Напомним, что при отсутствии у организации необходимых первичных документов либо отсутствии в имеющихся первичных документах обязательных реквизитов со стороны налоговых органов возможны следующие претензии:
непризнание соответствующих расходов на основании ст. 252 НК РФ;
отказ в принятии к вычету НДС (если налоговыми органами будут доказаны умысел в занижении налоговой базы и (или) отсутствие факта расхода);
штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения согласно ст. 120 НК РФ или даже за умышленную неполную уплату налога в соответствии со ст. 122 НК РФ, если будет доказан умысел (40% неуплаченной суммы налога);
в ряде случаев ‒ административный штраф на должностное лицо по ст. 15.11 КоАП РФ (от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда).

Учет материальных ценностей
Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке на их соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по массе, объему и т. д. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.
На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны быть отражены в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывают количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках ‒ количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускать со склада.
Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимают к учету в той единице измерения, которая принята в этой организации.
В п. 50 Методических указаний № 119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будут отпускать со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делают в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.
Следует обратить внимание на то, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производят в установленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение. Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Усушка, утруска...
В результате естественных физико-химических процессов (выветривание, усушка, распыление, крошение, вымораживание, утечка, разлив) и иных действий масса веществ во время хранения может измениться, а кроме того материальные ценности могут испортиться. В связи с этим принято считать, что происходит их естественная убыль. Государственными органами устанавливаются нормы естественной убыли, в пределах которых организация может списывать недостачу на издержки производства или обращения и учитывать это при налогообложении.
Применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. Если такие нормы отсутствуют, вся недостача считается сверхнормативной и подлежит отнесению на материально ответственных лиц в полном размере.
В соответствии с п/п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Например, в настоящее время в отношении хранения утвержден и действует приказ Минпромнауки России от 31.01.2004 № 22 «Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции».
Федеральным законом от 06.06.2005 № 58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты РФ о налогах и сборах» установлено, что впредь до утверждения норм естественной убыли в порядке, определенном п/п. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, применяются нормы естественной убыли, утвержденные ранее соответствующими федеральными органами исполнительной власти. Это положение распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г. Налогоплательщики вплоть до появления норм, утвержденных в надлежащем порядке, вправе использовать в целях налогообложения прибыли «старые» нормы естественной убыли.