Карточка номенклатуры. Товары. Номенклатурный номер. Партия

Тара (деревямная, картонная, металлическая);

Топливо (дрова, каменный уголь);

Запасные части (отдельные детали машин и оборудования для капитального ремонта);

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (отвертки, стамески, хозяйственный инвентарь, спецодежда и т. д.).

Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и т. д., всего 42 группы.

Такая классификация дает возможность предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она же необходима и для организации аналитического учета материалов. Группировка материалов по роли в процессе производства лежит в

основе организации синтетического учета материалов. Однако, она

недостаточна для всестороннего контроля за состоянием и движением

материалов, поэтому внутри групп и подгрупп материалы показывают-

ся в разрезе отдельных видов,марок,сортов и типоразмеров. С этой

целью разрабатываются номенклатуры (перечни) потребляемых в про-

изводстве материалов, которые также являются одной из предпосылок

рациональной организации учета материалов на предприятии.

Номенклатура - систематизированный перечень материалов,

применяемых на предприятии, в нем указывается номенклатурный

номер материала, технически граммотное наименование, единица

измерения.

«Номенклатурный номер материала» - это условное обозначение

в виде цифрового кода, присваиваемое каждому отдельному виду

матеральных ценностей.

Номенклатурные номера строятся по - разному. Они могут

состоять из шести знаков, имеющих следующую структуру:

Y - номер группы,

Z - номер подгруппы,

АА - порядковый номер материала в подгруппе;

где ХХ - номер балансового счета,

Y - номер субсчета,

Z - номер группы производственных запасов,

АА - номер подгруппы в каждой группе,

ВВ - порядковый номер материалов в подгруппе.

Число знаков в шифре должно быть минимальным, но

достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего

перечня применяемых материалов.

Например, возьмем предприятие «Stejar». В бухгалтерии исследуемого предприятия учет материальных ценностей ведется с помощью ЭВМ. Шифровка материалов происходит по упрощенной схеме, ввиду небольшого объема

видов материальных ресурсов, используемых на предприятии:

где XX - код группы, он может быть:

08 - запасные части,

05 - материалы,

YYYY - порядковый номер материала внутри группы.

Например, 055416 "Автомат ВА - 51 - 3925ОА",

084325 "Подшипник 320",

069013 "Масло САЕ - 10"

Присвоение номенклатурного номера вновь поступившим материалам

производится бухгалтерией с применением вычислительной техники.

При этом вначале определяется группа материальных ценностей, а

затем автоматически - порядковый номер внутри группы.

Номенклатурный номер указывается на каждом документе по его

движению, это позволяет не допускать ошибок при оформлении

приходных и расходных документов склада и бухгалтерии.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу

учитываемых материалов, называется «номенклатурой - ценником».

Он представляет собой систематизированный перечень материалов,

применяемых на предприятии, и используемый в качестве справочника

почти всеми отделами предприятия (ОМС, бухгалтерия, плановый,

финансовый отделы).

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материальноответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из нихотражаютколичество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие -качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическомуналичию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4).

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации - многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладнуюв четырех экземплярах:

а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера

б) поставщику - для списания ценностей;

в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

г) для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Учет запасов производится в двух измерителях – денежном и вещественном (количественном).

Материалы могут поступать в организацию по договорам купли-продажи (договорам поставки и др.); при внесении в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации; при получении организацией безвозмездно (включая договор дарения); путем изготовления материалов силами организации, а также в результате выбытия основных средств или другого имущества.

В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

Таможенные пошлины и иные платежи;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

Затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;

Затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

Иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов при их изготовлении силами организации определяется, исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материально-производственных запасов осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из стоимости товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей).

Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные покупателю под залог, учитываются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации и предусмотренных вышеуказанным Положением.

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные документы поставщиков материалов или счета-фактуры за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит в организациях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций, и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными (ими могут быть или договорные, или плановые цены).

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель дает возможность оценить процесс заготовления материалов. Отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные, вспомогательные материалы, топливо и т. д.). При расчете берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный период.

На материалы, поступающие от поставщика, организация получает расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т. п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.).

Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

Зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

Проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

Проверить правильность расчетов в расчетных документах;

Акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

Определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

Передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.

П.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Учет материальных ресурсов в любой производственной организации возложен на материально ответственное лицо или бригаду материально ответственных лиц. Материально ответственным лицом может быть как заведующий складом, так и любой другой работник, достигший 18-летнего возраста. Если численность работников организации невелика и номенклатура производственных запасов небольшая, можно не содержать штатных складских работников, а их функции по приемке и отпуску материалов, обеспечению сохранности производственных запасов возложить на работников, чья деятельность непосредственно связана с использованием материалов, в порядке совмещения. С работниками необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. По мере поступления материалы закрепляются за материально ответственным лицом.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (ф. № М-4, как и другие формы, о которых речь идет далее, утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика (например, ГСМ) несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Оформление доверенностей в организациях производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка – о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

К выбытию материально-производственных запасов относится:

Их отпуск в производство;

Продажа;

Списание;

Безвозмездная передача.

Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада непосредственно для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение. Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха, подразделения организации устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения и из подразделений на участки, в бригады, на рабочие места в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам. По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода. Внесение изменений в лимиты (в связи с уточнением объемов незавершенного производства и остатков неиспользованных материалов в подразделениях организации, изменением и (или) перевыполнением производственной программы, изменением норм расхода, заменой материалов, исправлением ошибок, допущенных при расчете лимита, и т. д.) производится с разрешения тех же лиц, которым предоставлено право их утверждения.

В соответствии с ПБУ 5/01 при отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:

– по себестоимости каждой единицы;

– по средней себестоимости;

– по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО).

По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного года применяется один способ оценки.

Материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, оцениваются по себестоимости каждой единицы таких запасов.

Материально-производственные запасы могут оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам в этом месяце. В данной ситуации стоимость израсходованных материалов оценивается по формуле.

Материалы, относящиеся к числу оборотных активов, т.е. в отличии, от основных средств и нематериальных активов приобретаются единожды, в течение одного производственного цикла.

Это может быть номенклатурный номер «Лампа накаливания», и тогда по этому номенклатурному номеру могут учитываться все поступившие в организацию лампочки. Но это может быть и несколько номенклатурных номеров: «Лампа накаливания 40 Вт», «Лампа накаливания 60 ВТ» и т.д. Это зависит от того, насколько важно разделять виды материалов. Или, предположим, можно приходовать рыбку под номенклатурным номером «Лосось», а можно разделять: «Лосось дальневосточный», «Лосось норвежский» и др. На каждый номенклатурный номер открывается карточка. В ней указывается наименование материала, единица измерения, входящий остаток, поступление, выбытие, исходящий остаток. Если материал поступает в одних единицах измерения, а отпускается в других, а отпускается в других (например, поступает в коробках (20 банок в коробке), а отпускается банками), то учет и поступления, и выбытия ведут в двух единицах измерения.

Наличие материалов подразумевает наличие склада. Ведь поступающие материалы приходуются на сч. 10 «Материалы», они находятся в фирме, но еще не использованы, а это значит, что где-то организовано их хранение. Не всегда следует понимать склад как здание, закрытое на амбарный замок, под охраной дяди с ружьем. Это может быть просто полка в офисе. Но в любом случае приказом директора назначается материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности и которое отвечает за сохранность материальных ценностей. Количество лиц и перечень ценностей определяются фирмой самостоятельно. Периодически содержимое склада должно инвентаризироваться, т.е. пересчитываться и сверяться с данными бухгалтерского учета. Как часто это будет происходить, решает руководство организации. Если при проведении инвентаризации обнаружиться недостача ценностей, материально ответственное лицо будет нести за это ответственность. Содержимое складских карточек сверяется с данными бухгалтерского учета ежемесячно. Бухгалтер ставит на карточке складского учета свою подпись и знак того, что данные складского учета и данные бухгалтерского учета сверены и совпадают.

Единицей учета этих материалов является номенклатурный номер.

В постовом актуальным вопросом является обслуживание компьютеров. Если у Вас небольшая фирма, то обслуживание компьютеров может обойтись достаточно дорого если содержать в штате специального человека. Лучше обратиться в фирму, которая предоставляет такие услуги.

Cтраница 1

Номенклатурный номер (шифр) и единица измерения каждого материала должны быть едиными для всех отделов и цехов завода, а также во всех видах используемой на заводе технической, плановой и учетной документации.  

Номенклатурный номер (10 разрядов) и цена (5 разрядов) вводятся с клавиатуры.  

Номенклатурный номер - присваивается конкретному виду (или части вида) материала. Он призван нести в себе необходимую информацию о материале. С помощью номенклатурного номера легко найти нужный материал среди всей материальной массы. Под одним номенклатурным номером может учитываться множество материалов с неким одинаковым набором параметров. При единичном учете, как частном случае, каждому материалу соответствует один (уникальный) номенклатурный номер.  

Номенклатурные номера строятся по-разному исходя из конкретных условий производства.  

Номенклатурные номера присваиваются Союзреактивом каждому наименованию и каждой квалификации реактива при утверждении на него оптово-отпускной цены. Номенклатурный номер проставляется во всех заявках, счетах, фактурах и другой материально-финансовой документации наряду с наименованием реактива или препарата. Как показала практика, это позволяет выявить возможные ошибки при написании сложных химических названий и способствует более точному выполнению заказа.  

Номенклатурные номера деталей и количество их вхождений в комбайн оформить в виде матрицы размером 20 х 2 которую необходимо вводить с перфокарт.  

Если номенклатурные номера в организации не используются, то в данной графе ставится прочерк.  

Распределение номенклатурных номеров по графам карточки должно соответствовать последовательности правого знака номенклатурного номера, а именно: номенклатурный номер, оканчивающийся цифрой О, размещается в карточке обязательно только в первой паре граф, оканчивающийся цифрой 1 - во второй паре граф и так далее до цифры 9, номенклатурный номер которой размещается в десятой паре граф. Таким образом, каждая карточка содержит точно фиксированную группу номенклатурных номеров, начинающихся в пределах цифр низшего разряда от нуля до девяти включительно.  

Значения номенклатурного номера, количества и цены нулевые, следовательно, вместо каждого из этих реквизитов можно набирать О. Счет дебета копируем, счет кредита и значение сторно набираем вновь.  

Структура номенклатурных номеров, имеющих девять знаков, следующая: первые два знака образуют номер балансового счета, третий - номер субсчета, четвертый - номер группы производственных запасов, пятый и шестой - номер подгруппы в каждой группе, три последних - порядковый номер материалов в подгруппе.  

На каждый номенклатурный номер открывается карточка количественного учета формы № 73, в которой записываются данные о поступлении и расходе ценностей. На некоторых предприятиях учет выданной спецодежды и спецобуви организуется по срокам носки и, следовательно, по срокам выдачи новой спецодежды и спецобуви взамен изношенной.  

Номенклатуры и номенклатурные номера разрабатываются выше-стоящей организацией или самими предприятиями. В последнем случае номенклатура утверждается руководителем предприятия. Номенклатура материалов размножается в необходимом количестве экземпляров и передается экономическим службам и материально ответственным лицам предприятия.  

В графе Номенклатурный номер указывается номенклатурный номер передаваемых материальных ценностей по данным складского учета. Если в учете номенклатурные номера не используются, то в этой графе ставится прочерк.  

В графе Номенклатурный номер указывается соответствующий номенклатурный номер, присвоенный данным материалам согласно номенклатурной нумерации, разработанной в организации.  

На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.