Инвентаризация проводится при обязательном участии. Когда проводится обязательная инвентаризация кассы на предприятии

При этом инвентаризовать требуется и имущество, не принадлежащее субъекту, но числящееся на его учете. Многообразие видов проверяемых объектов обуславливает особенности инвентаризации. В чем они заключаются?

Общие моменты

Частота инвентаризаций в году, порядок их проведения, объекты проверки определяются руководителем организации. Положение об инвентаризации закрепляется в посредством издания надлежащего приказа.

Кроме того ФЗ №402 предусматривает случаи, когда инвентаризационная проверка обязательна:

• подготовка к составлению бухгалтерской отчетности за год;
• реализация имущества либо передача объектов в ;
• смена ответственных за сохранность имущества лиц;
• обнаружение фактов кражи, порчи или ненадлежащего использования;
• структурные изменения организации;
• чрезвычайные ситуации непреодолимой силы.

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время, по инициативе руководства.

Основанием может становиться факт обмана клиентов, изготовление неучтенной продукции, неучтенные продажи или просто желание проверить компетентность ответственного работника и прочее.

Ответственной за проведение инвентаризации является специальная комиссия из не менее чем трех человек. Назначается она и является постоянно действующей.

При необходимости в комиссионный состав могут включаться специалисты узкой направленности. Присутствие всех членов комиссии при проведении проверки непреложно, иначе итоги не могут признаваться действительными.

Еще одно неукоснительное требование – это присутствие при инвентаризации ответственного материально лица.

Что это такое

Инвентаризация это процедура проверки фактического наличия имущественных ценностей и состояния имеющихся финансовых обязательств на предопределенную дату.

При этом фактические показатели сравниваются с данными бухучета, что позволяет обнаружить расхождения. С помощью инвентаризации обеспечивается контроль над сохранностью имущества организации.

Инвентаризация бывает разных видов, что зависит от разных факторов. Так по периодичности осуществления различают инвентаризацию:

Отличается инвентаризационная проверка и по объему охвата имущества. Например, инвентаризация может быть:

Упомянуть стоит и инвентаризационную комиссию. В основном приказом руководств назначается постоянная комиссия, которая проводит абсолютно все виды инвентаризаций, включая и контрольные проверки в межинвентаризационные периоды.

Иногда при большом объеме инвентаризации дополнительно могут назначаться рабочие комиссии, что позволяет одновременно повести проверку при большом объеме имущества или территориальной его разобщенности.

Например, сплошная проверка всех структурных подразделений. В отдельных случаях назначается разовая комиссия, чья деятельность продолжается лишь в течение определенной поверки.

С какой целью проводится

Главные цели любой инвентаризации это:

• сверка фактического количества имущества с учетными показателями;
• выявление неучтенных объектов;
• установление реального количества использованных в производстве материалов;
• обнаружение недостач и излишков;
• проверка правил эксплуатации имущества и ведения первичного учета.

Осуществляется инвентаризация такими методами как:

• пересчет;
• измерение;
• взвешивание.

Объекты проверки инвентаризуются по месту своего непосредственного местонахождения. Дополнительной целью инвентаризации становится выявление испорченных товаров, продукции с истекшим сроком годности, не пригодных к эксплуатации объектов.

Основными требованиями к инвентаризационной проверке являются:

• внезапность для ответственных материально лиц;
• проведение проверки утвержденной комиссией;
• непрерывность;
• обязательное присутствие ответственных лиц.

Действующая нормативная база

Инвентаризационный порядок регламентируются базой документов, состоящей из:

• постановлений и приказов, утвержденных Минфином РФ;
• бухгалтерских положений;
• локальных внутренних актов субъекта.

Так порядок проверки регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации …» ().

Необходимость инвентаризации определяет (в прежней редакции ). Вопросы, не урегулированные законодательно, могут уточняться в локальных актах в составе учетной политики организации.

Руководитель разрабатывает регламент инвентаризации, образец которого являют собой Методические указания, но создается образец с учетом направленности деятельности и важных аспектов.

Документальное оформление итогов инвентаризации осуществляется посредством унифицированных форм. Таковые утверждены .

Инвентаризация на предприятии

Суть инвентаризационной проверки заключается в полном пересчитывании проверяемых объектов и сверке их с учетными показателями. Ценности пересчитываются в порядке их расположения.

Недопустимо проводить подсчет по последовательности описи, это препятствует выявлению излишков имущества, какое в учете числится по нулевым остаткам.

Учтенные по массе материалы перевешиваются, по длине и объему – измеряются. Отдельные виды имущества могут инвентаризоваться посредством нормативов относительно перевода объема в весовые единицы, например, сельхозпродукция.

Ценности, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут проверяться выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то вскрываются все упаковки для полного пересчета.

Денежная наличность и ценные бумаги считаются полистно. Целесообразным считается включение в условия, о запрете хранения личных вещей на рабочем месте.

В процессе проверки данные заносятся в инвентаризационные описи. Таковые могут создаваться бухгалтером заранее с указанием учетных остатков. Категорически не допустимо внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника.

В помещение проверки закрывается доступ посторонних лиц. На время перерывов помещение с ценностями опечатывается, а инвентаризационная документация сохраняется в сейфе.

Общая инструкция

Общая схема инвентаризации, какую определяет Приказ 49, об инвентаризации имущества, выглядит следующим образом:

Что значит независимая

Проведение инвентаризации способствует подтверждению учетных данных. Но иногда проверка осуществляется заинтересованными лицами.

Особенно это актуально для небольших организаций, когда большинство сотрудников поддерживает приятельские отношения.

В такой ситуации данные проверки могут быть подкорректированы, при подсчете указываются превышения показателей с целью сокрытия расхождений.

В целях обеспечения абсолютной объективности инвентаризации целесообразной является независимая проверка. Проводится таковая привлеченными экспертами.

Можно воспользоваться услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение очевидна, обеспечивается:

• отсутствие личной заинтересованности проверяющих;
• исключение некомпетентности комиссии;
• обнаружение фиктивной документации;
• проведение проверки в кратчайшие сроки на высоком профессиональном уровне.

Допускается проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным бонусом становится оптимизация временных и материальных затрат.

Нет необходимости отрывать от обычной деятельности сотрудников и оплачивать их дополнительное рабочее время.

Производственная деятельность может осуществляться по обычному графику, если это не препятствует пересчету. Все результаты независимой проверки остаются строго конфиденциальными и доступны только ответственным представителям организации.

Незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства объектами проверки становятся:

• продукция неполной готовности;
• не комплектная продукция;
• остатки от вспомогательного производства.

В процессе проверки определяется фактическое наличие незаконченных изделий посредством подсчета, перемеривания, перевешивания. Также устанавливается действительная комплектность и определяется остаток незавершенного производства.

Целью проверки становится определение суммы, какую подлежит отобразить в «Расходах будущих периодов». При этом выявляются средства, которые следует причислить к издержкам обращения.

Точное установление остатка незавершенного производства обеспечивает достоверность расчетов себестоимости производимой продукции. Инвентаризация незавершенного производства проводится ежегодно, перед составлением годового отчета.

Но, исходя от условий и специфики деятельности, такая проверка может выполняться чаще, ежеквартально или ежемесячно. В некоторых случаях проверку проводят ежесменно или по завершении всякой рабочей недели.

При увольнении материально ответственного лица

При заключении с сотрудником договора о материальной ответственности непременно прописывается необходимость инвентаризации при увольнении.

Одновременно с инвентаризацией осуществляется передача материальных ценностей новому работнику. Сроки такой инвентаризации законом точно не определяются.

Основное требование – проведение проверки в течение двух недель с момента . Почему целесообразно совместить проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица и передачу ценностей?

В противном случае придется отдельно осуществлять передачу имущества, что удваивает временные затраты. Относительно передачи ценностей особого порядка не предусмотрено.

Видео: как провести инвентаризацию основных средств

После завершения инвентаризации и составления материальных ценностей ответственное лицо считается уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.

Часто задаваемые вопросы

Некоторые возникающие по поводу инвентаризации вопросы связаны с ее особенностями относительно специфики деятельности. Также разногласия возникают относительно имущества, не принятого к учету, но фактически используемого организацией.

Нередко инвентаризацию путают с обычной ревизией. Каковы нюансы инвентаризационной проверки?

Предусмотрена ли для забалансовых счетов

Инвентаризоваться с той или иной периодичностью должно все имущество организации. В том числе и то, которое не является собственностью субьекта, но используется им. К примеру, объекты могут быть или переданы на ответственное хранение.

Это обуславливает необходимость инвентаризации имущества, учтенного на забалансовых счетах. Проверяются такие объекты в обычном порядке с составлением отдельной ведомости.

Учет ведется по стоимости, предусмотренной договорами, и прочей сопутствующей документацией. Один экземпляр описи передается непосредственному владельцу имущества, чтобы тот мог сопоставить данные со своим учетом.

Проведение в аптеке

При инвентаризации в аптечном учреждении обязательно присутствие всех работников аптеки, несущих материальную ответственность. В день проверки отпуск лекарств не осуществляется.

Проводиться инвентаризация может как ручным способом при помощи описных листов, так и при помощи сканирования этикеток. Различается два способа инвентаризации аптеки.

В первом – лекарственные средства считаются по алфавиту. При этом часто выявляется недостача, поскольку часть препаратов может сохраняться отдельно или отдельные позиции просто пропускаются.

Более эффективен второй вариант, когда лекарства считаются по полкам. Это позволяет подсчитать все имеющиеся препараты и не допустить «потери» товара.

Чем отличается от ревизии

Ревизия, как и инвентаризация, осуществляется в целях отслеживания движения объектов имущества в организации. И зачастую данные понятия путаются. Отличие заключается, прежде всего, в целях проведения.

Инвентаризация осуществляется с целью выявления расхождений меж фактическими и учетными данными. Ее задача исправить бухгалтерский учет в соответствии с действительным положением.

Ревизия проводится для обнаружения операций, осуществляемых незаконно и безосновательно. То есть исследуется правомерность операций и их соответствие действующим нормативам.

Другое отличие заключено в том, что ревизия всегда проводится внезапно и осуществляют ее внешние контролирующие органы.

Проведение инвентаризации это мероприятие плановое (даже внезапная проверка спланирована руководителем), а проводят его внутренние службы предприятия.

По завершении ревизии составляется акт, где указываются все ошибки, недостатки и злоупотребления со стороны проверяемого субъекта.

Суть инвентаризации понять не сложно, но провести ее правильно можно только при соблюдении всех правил и учете отдельных нюансов.

Малейшее нарушение порядка проведение инвентаризационной проверки может способствовать признанию итогов процедуры недействительными.

Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники? Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно...

Учет участков вне зависимости от их назначения – важная процедура, которая должна выполняться периодически. СодержаниеЧто нужно знать Особенности проведения процедуры Чтобы не столкнуться с трудностями, специалист должен знать методику проведения инвентаризации земель. Что нужно знать Для обеспечения рационального...

Одна из обязательных для проведения процедур в коммерческих и муниципальных предприятиях является инвентаризация. Причем она осуществляется не только в отношении различного рода имущества, но также дебиторской, кредиторской задолженностей. Существует большое количество различных нюансов, связанных с проведением...

В статье будет идти речь о технической инвентаризации. Что это за процесс, какие функции выполняет, и каков порядок проведения – далее. СодержаниеЧто нужно знать Техническая инвентаризация объектов недвижимости Возникающие нюансы Любое имущество предприятий подлежит описи. Техническая инвентаризация касается объектов...

Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки? СодержаниеВажные аспекты Документальное оформление инвентаризации Когда результаты инвентаризации...

Проведение инвентаризации является требованием обязательным для организаций. Проверяться должно любое имущество субъекта, в том числе и недвижимое. Как инвентаризуются объекты недвижимости? В процессе своей деятельности любой хозяйствующий субъект сталкивается с необходимостью проведения...

Одно из обязательных условий работы сегодня – ведение отчетной документации в соответствии с установленными законодательством стандартами. Одним из таких документов является бланк инвентаризации. Процедура должна проводиться различными коммерческими и муниципальными предприятиями, другими учреждениями....

Предприятий, где производство ведется без образования отходов, практически не существует. В той или иной мере утильсырье способствует загрязнению природы. Одним из способов минимизировать ущерб является инвентаризация отходов. Любое утильсырье, образующееся на территории РФ, подлежит непременной паспортизации. В...

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы? В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью...

Инвентаризация товаров – обязательная работа на любом предприятии. Это один из лучших методов для фактического контроля за наличием и сохранностью ТМЦ. В нашем материале мы кратко рассмотрим, как проходит данный процесс, в какие сроки проводят инвентаризацию и иные нюансы этой работы.

Для чего нужна инвентаризация и что можно проверять?

Инвентаризация проводится для проверки:

• Складов с товаром (сюда также можно отнести библиотеки).
• Производства, где изготавливают продукцию, и где количество выпущенного товара фактически может не совпадать с тем, что указано в документах.
• Торговые площади, где реализуется продукция (магазина, аптеки, рынки и т.д.).
• Кассы.

Также проводится и проверка документов, предметов бухучета, включая:

• ОС (все, чем пользуется организация при рабочем процессе). Например, здания, техника, инструмент, газовые и электросети, без которых работа компании не представляется возможной.
• ТМЦ, запасы, необходимые для производства товара.
• Готовая продукция, выпускаемая предприятием.
• Готовые к реализации товары.
• Наличные средства, которыми пользуются в течение рабочего процесса.
• Дебиторская задолженность.

Главная цель инвентаризации – выявление нарушений, краж, сокрытий. Но также с помощью инвентаризации можно:

1. Контроль производственного процесса.
2. Поиск продукции с истекшим сроком годности для снятие с продажи.
3. Выявление недобросовестности, нарушения распорядка и несоответствующее поведения сотрудникам принятых в организации норм и правил.

Все компании должны проводить инвентаризацию согласно ФЗ № 129, а порядок его проведения описан в методических указаниях, изложенных в приказах Минфина под номером № 49, который был утвержден в 1995 году.

Прежде чем проводить инвентаризацию, минимум за 10 дней до данного мероприятия нужно издать приказ по форме ИНВ-22, при этом его обязательно стоит зарегистрировать в журнале, в которой ведется учет и контроль такой документации.

В инвентаризации участвует специальная комиссия, созданная из сотрудников компании, которая может быть рабочей, постоянной и разовой. Задача постоянной – выполнение плановой, выборочной инвентаризации и проведение контрольных проверок. Если в компании есть большое количество ТМЦ, то в такие периоды можно проводить выборочную инвентаризацию – в этом случае решение о проведении нужно принимать в рабочем порядке.

Рабочие комиссии могут участвовать в плановых инвентаризациях и проводить выявление результатов. А вот в случае разовых инвентаризаций нужно утверждать вначале их состав, поскольку он может отличаться при проведении мероприятий.

Прежде чем начинать работы, следует проверить, как организована работы компании:

Проводить проверку (имущественную, документальную), есть ли товары и продукция в наличии, нужно в коллегиальной форме. При этом все участники комиссии должны участвовать в этом, в обратном случае результаты проверки могут быть признаны незаконными. Также при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, которые несут матответственность.

При этом главной задачей руководства является создание условий, когда наличие продукции может быть проверено максимально точно и в заданное время.

Кроме того, руководитель должен предоставить все необходимые инструменты и измерительные приборы для проведения инвентаризации. А вот материально ответственные лица должны подготавливать товары, оформить документацию до проведения работ. Нужно подготовиться и самим членам комиссии: опломбировать склад, где расположены товары, проверить весы, получить документы от материально ответственных лиц, в которых подтверждается данные о товарах, их стоимости, их движении.

Инвентаризация может проводиться достаточно долго, и в этот процесс могут осуществлять отгрузки или приёмка товара. В таком случае на них составляет отдельная опись.

Также при проведении инвентаризации составляет приказ, в котором обязательно должны быть причислены товары, которые нужно проверит, причины проведения инвентаризации, сроки. Но также следует подготовить и другие документы:

• Методика проведения проверки.
• Описание действий сотрудников при проведении инвентаризации.

Как проходит инвентаризация – пошаговое руководство

Первый шаг – подписание приказа о проведении работ, на основании которого создается комиссия, уполномоченная на проведения инвентаризации. Обычно в нее включаются товаровед, технолог и бухгалтер.

1. Комиссии передает учетные данные по ТМЦ из бухгалтерии.
2. Проводится проверку измерительного и иного оборудования, которое будет применять при проведении работ, что минимизирует риск неточностей.
3. Помещение опечатывают, чтобы у материально-ответственных лиц не было возможности спрятать лишний товар или возместить убыток.
4. Проводятся все учетные документы, причем их подписывает руководитель компании.
5. Снимается касса и проверяется выручка (если мы говорим про магазин).
6. Ответственное лицо подписывает расписку, в которой указывает, что все готово к подсчетам остатков.
7. Начинается процедура инвентаризации: продукция взвешивается, измеряется по количеству и объему.
8. Полученные результаты сравниваются с фактическими документами, а итоги записывают в специальную ведомость.

При проведении работ посторонним нельзя находиться в помещении, а рабочий процесс приостанавливаются. Ночью или при уходе на обед руководитель комиссии должен опечатать помещение.

Инвентаризация – сроки проведения

Количество проводимых инвентаризаций, даты их проведения определяет руководитель компании (кроме случаев, когда инвентаризация является обязательной).

Но есть несколько правил. Так, если речь идет про проверку готового товара на складе, то она должна проводится не реже одного раза в год перед составлением отчетности. Нужно помнить, что подобные работы это не просто проверка, но и уточнение финансового состояния компании, которая позволит вовремя принять необходимые решения для улучшения работы компании.

Периодичность проведения инвентаризации на складах – также не менее раза в год. Магазины проверяют минимум дважды, но можно проводить проверку и чаще (тут все зависит от движения товаров).

Сроки, как и другая информация про инвентаризацию, записывается, записывается в приказе директора. В некоторых случаях (например, есть подозрения о кражах), руководитель может оформить внеплановую проверку. В этом случае ее нужно проводить в день приемке и передачи товара между матответственными лицами.

Оформление товаров, поступивших при проведении проверки

Если в процессе проведения инвентаризации на предприятии поступили товар, то его должны принять материально-ответственные лица вместе с членами инвентаризационной комиссии, оформить по реестру либо по отчету. Затем данные о поступившей продукции заносят в опись «ТМЦ, поступившие при инвентаризации».

В документ обязательно должна быть следующая информация:

1. Дата поступления продукции.
2. Поставщик.
3. Дата и номер приходного документа.
4. Количество товара, наименование, стоимость.
5. Общая сумма.

Одновременно с этим на приходных документу руководитель комиссии должен сделать отметку «После инвентаризации», записав ссылку на дату описи.

Вконтакте

В четыреста втором федеральном законе, который посвящен бухгалтерскому учету, четко регламентирован порядок проведения инвентаризации . Как правильно провести инвентаризацию, чтобы все требования были выполнены, а полученные результаты удовлетворяли законам, можно так же найти в положениях, регулирующих ведение самих процедур бухучета, и составление отчетных документов.

В какой последовательности следует проводить инвентаризацию, а так же с какими финансовыми обязательствами столкнется предприятие, прописано в приказе под номером сорок девять, который подписан в министерстве финансов. Отразить результаты инвентаризации следует в специальных, унифицированных документальных формах, которые установил государственный комитет статистики. Их номер – восемьдесят восемь и двадцать шесть.

Опираясь на перечисленную документальную базу, любая компания может в правильной форме составить отчет и провести работы по инвентаризации, не нарушая при этом установленные государством требования.

Регулярность проведения инвентаризации.

Законодательно регламентированы определенные ситуации, которые обязывают предприятие к проведению реструктуризации, к ним относятся следующие:

1. Ликвидация или реорганизация предприятия;
2. Стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, повлиявшая на деятельность организации;
3. В компании выявлен факт кражи, было испорчено имущество;
4. Произошли изменения в коллективе, и материальную ответственность принимает на себя другое лицо. Необходимо провести инвентаризацию только той части имущества, у которой сменился ответственный работник, полная проверка не необходима;
5. Планируется составление отчетов бухгалтера за год в ближайшее время. Необходима инвентаризация всех имущественных ресурсов, которые не были пересчитаны после первого октября текущего года.

Порядок проведения инвентаризации.

В процессе проведения проверки компания сталкивается с необходимостью провести ряд последовательных действий, которые мы рассмотрим далее пошагово.

1. На первом шаге необходимо определить состав инвентаризационной комиссии. После того, как список ее членов будет готов, он должен быть заверен подтверждающим приказным документом, который составляет руководитель компании. Это также может быть распоряжение или постановление. Стандарт такого приказа является унифицированным и не допускается возможность отступать от установленной формы, которая еще в 1998 году была заверена постановлением, как восемьдесят восьмая. Каждый сотрудник может быть принят в инвентаризационную комиссию, но чаще всего предпочтение отдается:

Представителям управленческих направлений;
Сотрудникам бухгалтерского отдела: главному бухгалтеру, его заместителю или работнику бухгалтерии, который отвечает за определенный участок;
Другим служащим компании. Это могут быть и технические рабочие, например, инженеры, и сотрудники финансового отдела, и юристы, и многие другие.

Те рабочие, которые несут материальную ответственность, не могут быть членами комиссии, но, не смотря на это, они обязаны присутствовать во время проведения проверки имущественной базы. Минимальный состав комиссии – это два лица, допускается и большее число, но никак не меньше. Приказ на инвентаризацию предусматривает указание не только самих членов комиссии, но и основания для проведения проверки, термин ее проведения, а так же перечень имущественных ресурсов, которые подлежать ревизии.

В первую очередь, документ заверяет генеральный директор, после него – все участники комиссии, не исключая председателя. После этого проходит регистрация приказного документа в журналах по контролю над исполнением распорядительных документов.

2. Для того чтобы провести инвентаризацию, понадобятся все приходные и расходные документы. Причем подготовить пакет соответствующих бумаг и тщательно их пересмотреть необходимо до того, ка начнется сам процесс проверки. После этого каждый отдельный документ будет заверять председатель, указывая дату, когда проверка будет стартовать. НА этом основании бухгалтерия сможет впредь определить, сколько имущественных ресурсов оставалось на предприятии в момент начала пересчета, согласно данным учетной документации.

3. Все лица, которые несут какую-либо материальную ответственность, должны составить расписку. Это должно быть осуществлено до начала самой инвентаризации, и все документы направлены в инвентаризационную комиссию к моменту старта ревизии. Расписка гарантирует тот факт, что все материально ответственные работники приготовили и сдали приходно-расходную документацию в бухгалтерский отел или же передали в комиссию, все ценные материалы, за которые они несут ответственность, оприходовали, а те, которые выбыли – списали.

4. Необходимо проверить и документально подтвердить наличие состояние и оценку каждого актива и обязательства. В обязанности инвентаризационной комиссии входит также определение:

Всех наименований и количественных показателей имущественной базы – это касается финансовых ресурсов, документарных ценных бумаг, основных средств и материально-производственных запасов, которые есть на предприятии, даже если они арендованы. Осуществляется это натуральным подсчетом, при котором параллельно идет контроль состояния имущественных ресурсов, с целью определения возможности их использования;
Тех видов активов, которые нельзя отнести к материальным или вещественным группам, допустим, финансовые вложения или нематериальные активы. Для этого комиссия сверяет документы, подтверждающие право компании на владение этими активами;
Состава задолженностей по кредиту или дебиту. Для этого сверяется документация с бумагами контрагентов, проверяются бумаги, которые подтверждают наличие обязательств или требований.

Все сведения, которые были получены в процессе проведения указанных выше мероприятий, сохраняется в инвентаризационных описях, а все работники, которые несут материальную ответственность, должны заверить эту опись своей росписью, подтверждая, тем самым, факт своего присутствия.

5. Сверяются данные из отчетов бухгалтерии и полученные сведения из инвентаризационных описей. Иногда на этом этапе мешают провести инвентаризацию какие-либо несоответствия в сведениях. В таком случае понадобится сличительный документ, в который будет внесена вся информация о расхождениях – излишках или недостачах, которые показала проверка. Сюда вносится только та часть имущественной базы, в которой были отмечены несоответствия.

Чтобы правильно и понятно оформить проведение и итоговые сведения инвентаризации, чаще всего используются:

Для основных средств – инвентаризационные описи и сличительные ведомости инвентаризации оборотных средств. Формы и .
Для материальных производственных запасов – инвентаризационные описи товарных и материальных ценных вещей, акты инвентаризации этих же вещей, которые были отгружены, и сличительные ведомости. Используются формы , .
Для расхода будущего периода – Акты инвентаризаций тех затрат, которые планируются на будущий период. Форма .
Для кассы – инвентаризационные акты по кассовым финансовым ресурсам. .
Для ценных бумаг – акты инвентаризации по базе ценных бумаг, а также бланкам документации строгой отчетности. .
По расчетным операциям с клиентами, заказчиками, и другими лицами, с которыми велись дебиторские или кредитные финансовые операции – инвентаризационная опись всех расчетных операций с лицами, .

6. Порядок проведения инвентаризации включает в себя заключительный этап – подведение итогов. Собирается заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются сведения обо всех расхождениях, недостачах и переизбытках, которые имеют место на предприятии. Также формируется различные варианты по урегулированию ситуаций, и подведения фактической материальной базы к той, которая существует, согласно данным бухучета. Это заседание протоколируется. Даже в тех случаях, когда все данные совпадают, протоколирование все равно необходимо. После того как заседание закончится, члены инвентаризационного комитета может приступать к обобщению итогов.

Существует специальная форма, под номером , которая используется специально для занесения всех сведений и итогов, которые были получены в процессе проверки. Эта ведомость была утверждена государственным комитетом статистики, и должна содержать информацию об избытках и нехватках материалов или ресурсов.

Итоговые выводы делает руководящее звено предприятия после того, как бумага с протоколом о заседании членов комитета будет передана ему лично для рассмотрения.

7. Теперь необходимо утвердить значения, которые были получены в процессе проверки. Руководитель должен получить от членов инвентаризационной комиссии ведомости по учету итогов, которые выявила ревизия, а также протокольный документ с данными о заседании. Иногда предоставляются так же и некоторые акты проверки вместе со сверяющими ведомостями. После того, как начальник ознакомиться со всей этой информацией и примет конечное решение, он должен будет оформить так же, как приказ об инвентаризации, но только с уклоном на утверждение итоговых сведений. В любом случае, приказной документ должен включать в себя требование немедленно устранить все издержки и недостатки, которые показала инвентаризация. Далее бумага отправится в отдел бухгалтерии.

8. Все инвентаризационные итоги будут внесены в отчеты. Кроме того, бухгалтерский учет непременно должен учесть все сведения о нехватке фактических ресурсов или их переизбытке, и отразить их в том промежутке времени, когда проводилась инвентаризация. Если же проверка проводилась ежегодная, то результаты можно внести в учет бухгалтерского учета за год. Если в процессе проверки были обнаружены неработающие ресурсы, те, которые уже не подлежат использованию или просто устарели, то их следует списать с учета в принципе. То же самое касается и задолженностей, у которой истек термин давности – ее тоже спишут.

Что делать, если проявились недостачи?

Каждая недостача должна быть записана под той датой, когда была проведена ревизия на предприятии. Если приобретались материальные и производственные запасы, то финансы, которые потратили на них, относят за затратную базу. Есть несколько проводок, которые желательно знать:

Д94-К10(41,43) – списание стоимостей утраченных долей имущественной базы;
Д20(25,26,44)-К94 – списание недостач, которые не нарушают предел нормы естественных убытков;

Если говорить о стоимости недостачи материальных и производственных запасов не согласованных с нормой, превышающих естественный убыток, или же о нехватке основных средств, финансов, инструмента и так далее, то последствия следующие:

Лица, которые виноваты в том, что возник недостаток в материальной базе, были установлены – все убытки предприятия будут взысканы с них;
Если не установили личности виноватых за убыток, то он переноситься в статью прочих расходов.

Еще несколько проводок, которые используются для списания:

1. Д94-К01(10,41,43,50) – списывается цена утерянной части имущественной базы;
2. Д73(76)-К94 – списывается недостача, виновные в которой установлены и она относиться к ним;
3. Дт50(51,70)-К73(76) – списывается недостача, которая взыскивается с виноватых личностей;
4. Д91-К94 – недостачи, которые превышают нормативные, и направляются в расходную статью.

С целью выплаты налоговых обязательств, которыми облагается прибыль, лучше учитывать цену покупки тех материальных и технических запасов, которых недоставало, как материальные расходы в промежутке, когда были выявлены убытки, не превышающие утвержденные нормы естественных убытков.

Инструкция о порядке проведения инвентаризация включает также и правила, согласно которым учитываются недостатки материальных производственных запасов, не зависимо от того, имеют ли они утвержденные нормы естественных убытков, или нет. То же самое касается и основных средств, хотя в большинстве случаев приходится ориентироваться на ситуацию.

Например, если провести инвентаризацию, в ходе которой были установлены определенные недостающие части материальной базы, но при этом обнаружить и того, кто виновен в факте недостатков, то стоимость этих убытков следует отнести к материальным расходам:

Если работник добровольно признал свою вину и согласен возместить урон, тогда датой станет день заключения договора между предприятием и сотрудником о компенсации урона на добровольных основаниях;
Если работник отказывается признавать свою вину и предприятие действует через суд, то датой станет день, когда решение суда вступит в силу.

Сразу необходимо указать размер ущерба, и его стоимость, которую признает либо суд, либо сам сотрудник.

Или другая ситуация. На предприятии решили провести инвентаризацию, в ходе которой в итоге установлены несоответствия между бухгалтерскими данными и ревизией – недостаток материалов. Однако виновника данного факта установить не удалось. Недостача будет учтена в документальном отчете:

Это может быть постановление с просьбой остановить предварительное следствие по делу, на основании того, что виноватый работник не может быть установлен;
Или же документ из компетентных органов, который подтвердит, что убытки появились в виду чрезвычайных обстоятельств.

Если проявились лишние материалы.

Предприятие решило провести инвентаризацию, а в процессе оказалось, что материалов и ресурсов больше, чем указано в бухгалтерских отчетах. Необходимо оценить рыночную стоимость переизбытка, и включить ее в бухгалтерский и налоговый учет, как часть состава дохода относительно той даты, когда проводилась проверка. Для подтверждения рыночной стоимости этой части материальной базы следует использовать одну из бумаг:

Справку, которую составит само предприятие, опираясь на доступную информацию касательно цен на аналогичные продукты;
Отчет от независимых оценщиков.
Что касается проводки, то для отражения излишков, которые показывает инвентаризация, используют: Д01(10,41,43,50)-К(91).

Именно так выглядит примерный порядок проведения инвентаризации. Как правильно провести инвентаризацию можно также узнать из бухгалтерской литературы или на тематических сайтах.

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

• Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
• Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
• Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

• полная или частичная
• плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

• При смене ответственного лица, например кассира
• При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

• меняется ответственное лицо
• установлен факт хищения или порчи
• чрезвычайных происшествий
• сдача имущества в аренду, продажа
• при ликвидации организации
• в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
• Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

• Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
• Не полный состав ответственных лиц.
• Неверное заполнение приказа.
• По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
• Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
• В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
• Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
• Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
• Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

Инвентаризация представлена специальной процедурой сверки имеющихся ценностей, товаров, денег или основных средств компании с теми значениями, которые имеются в официальных документах предприятия. Она может проводиться в обязательном порядке или по инициативе руководства компании. Проведение инвентаризации обязательно для некоторых компаний, а также этот процесс непременно проводится каждый год во всех фирмах. Основной целью названной процедуры выступает выявление разных несоответствий и недостач. Многие фирмы не осознают ценность этого процесса, поэтому он используется только в качестве формальности. Хотя если грамотно подойти к инвентаризации, то с ее помощью можно выявить все недостачи или излишки.

Предназначение процесса

Многие начинающие предприниматели задумываются о том, обязательно ли проведение инвентаризации и какие цели могут достигаться за счет этого процесса. Процедура представлена систематическим учетом материальных ценностей и средств, для чего производится сличение фактических показателей с данными из официальных документов.

Основной целью инвентаризации выступает выявление расхождений. Они могут появляться по разным основаниям:

• воздействие на ценности факторов естественного характера, поэтому сюда включается усушка, порча из-за неправильного хранения, испарения или потери, возникающие во время перевозки товаров;
• незаконные действия со стороны работников компании, например, выполнение неправильных замеров, допущение обвесов или вовсе хищение ценностей;
• проблемы, появляющиеся во время ведения бухучета, поэтому выявляются нередко после инвентаризации разные ошибки, исправления, неточности, описки или иные двусмысленности в документах.

Исходя из этого, систематическое проведение проверки позволяет любому руководителю компании своевременно выявлять разные нарушения и проблемы.

Функции проверки

Проведение инвентаризации товаров обязательно предполагает использование разных функций процедуры:

1. Объективно оцениваются условия, при которых производится хранение разных товаров, причем такая оценка является объективной.
2. Определяется, насколько правильно и грамотно осуществляется ведение разных документов в компании.
3. Отражаются особенности складского хозяйства в фирме.
4. Оценивается полнота и правильность бухучета.
5. Грантируется профилактика разных злоупотреблений и нарушений со стороны наемных специалистов.

За счет таких многочисленных функций проведение инвентаризации считается важным процессом в любой компании.

Случаи обязательного проведения инвентаризации

Некоторые компании должны проводить процедуру в обязательном порядке на основании требований законодательства. Информация о том, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно, содержится в следующих нормативных актах:

• в ФЗ №402 «О бухучете»;
• в методических рекомендациях, утвержденных Приказом Минфина №49.

Непременно проверка проводится в следующих ситуациях:

• при предоставлении имущества в аренду;
• продаже или выкупе активов, принадлежащих компании;
• преобразовании государственного или муниципального предприятия;
• перед формированием годовой отчетности;
• при назначении нового материально ответственного лица в компании;
• при выявлении порчи ценностей или хищения имущества;
• после стихийных бедствий или иных ЧС;
• при реорганизации компании;
• перед ликвидацией организации;
• в иных ситуациях, которые предусмотрены законодательством.

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением Такой процесс позволяет не только учесть требования законодательства, но и предотвратить разные ошибки или недостачи в бухгалтерских бумагах. Обычно компании выполняют проверку ежегодно перед окончанием календарного года.

Инвентаризация в отношении основных средств проводится раз в три года. Каждый руководитель должен знать все случаи обязательного проведения инвентаризации. Дополнительно он может самостоятельно назначать проверку, если имеются сомнения в честности работы тех или иных наемных специалистов.

Как устанавливается порядок процесса

Проведение инвентаризации обязательно предполагает учет требований, содержащихся в Методических рекомендациях. Многочисленные нюансы определяются непосредственными руководителями компаний. Для этого фиксируются правила в учредительной документации.

Директор компании может определить некоторые важные моменты:

• когда требуется выполнять процесс;
• сколько раз в год может осуществляться инвентаризация;
• в какое время осуществляется процесс;
• сколько времени он длится;
• какие активы непременно проверяются;
• кто является членом или председателем инвентаризационной комиссии.

Ответы на все эти вопросы закрепляются в учредительной документации. Проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц. При таких условиях новый наемный специалист может быть уверен, что недостачи, возникшие при его предшественнике, никаким образом не будут перенесены на него.

Что проверяется?

Инвентаризация может проводиться в отношении разного имущества, поэтому выделяется проверка денежных средств, основных активов, материалов или других предметов. Во время процедуры оцениваются все имущества и обязательства, имеющиеся в компании и ее подразделениях. Проверке подвергаются следующие элементы:

• основные средства фирмы, применяемые для ведения деятельности;
• нематериальные активы компании;
• разные финансовые вложения;
• товары и материалы;
• незавершенное производство;
• деньги на счетах и в кассе;
• ценные бумаги и БСО;
• расчеты с контрагентами, покупателями, ФНС, разными фондами и другими дебиторами или кредиторами;
• резервы;
• активы и обязательства предприятия.

В каком случае проведение инвентаризации материалов обязательно? Такая проверка выполняется при появлении подозрений, что наемные специалисты в компании злоупотребляют своими полномочиями, поэтому выявляется хищение или недостача.

Проверке подвергается не только имущество, владельцем которого является компания, но и ценности, которые располагаются на забалансовых счетах. На них у предприятия отсутствует право собственности, но они применяются в процессе работы на основании арендного договора или иных соглашений.

Этапы процесса

Проведение обязательно предполагает выполнение последовательных действий. Поэтому процесс делится на этапы:

1. Издается приказ руководителем о необходимости проведения инвентаризации.
2. Созывается инвентаризационная комиссия, причем в нее должны входить специалисты, незаинтересованные в результатах проверки.
3. Определяются сроки, в течение которых будет выполнена процедура.
4. Выбирается имущество, подвергаемое оценке.
5. Материально ответственные лица компании передают работодателю расписки.
6. Распечатываются описи ценностей в компании, созданные для каждого материально ответственного лица.
7. Производится непосредственная проверка, заключающаяся во взвешивании, сопоставлении фактического количества с данными из документов, обмеривании, подсчете и других аналогичных действиях.
8. Сравниваются сведения из с информацией, имеющейся в бухгалтерских документах, что позволяет выявить все расхождения
9. Формируются сличительные ведомости, с помощью которых можно выявить причины расхождений.
10. Оформляются результаты проверки, для чего составляется соответствующий акт.
11. Если выявляются недостачи и иные проблемы, то проводится в компании расследование, целью которого выступает определение виновников.
12. Выявленные нарушители привлекаются к административной или уголовной ответственности в зависимости от особенностей нарушений.

Закончить инвентаризацию надо до непосредственной подготовки, подписания и сдачи годовой отчетности в ФНС. Процедура проведения инвентаризации обязательно заканчивается составлением специального отчета.

Правила составления отчета

По результатам проверки формируется отчет. В него включаются следующие сведения:

• дата проведения инвентаризации;
• данные о членах инвентаризационной комиссии;
• срок, в течение которого была выполнена процедура;
• проверяемое имущество компании;
• выявленные проблемы и недостачи;
• подписи всех проверяющих.

Хотя проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой отчетности, любой руководитель компании может начать процесс без веских оснований. Для этого издается соответствующий приказ, после чего работники предприятия обязаны выполнить процедуру.

Обязанности инвентаризационной комиссии

Проведение инвентаризации обязательно по закону, поэтому в каждой компании должен создаваться специальный орган, ответственный за проверку и учет. Он называется ликвидационной комиссией. У нее имеются некоторые обязанности:

• применение разных профилактических мероприятий, направленных на сохранение имущества предприятия;
• участие в разных спорах, относящихся к хранению или порче имущественных ценностей;
• контроль над правильностью составления разных документов, касающихся имущества фирмы;
• проведение инвентаризации на основании приказа руководства компании;
• подготовка отчета по результатам проверки;
• проведение следствия, направленного на выявление виновника разных нарушений и проблем.

Все эти действия должны выполняться исключительно сотрудниками фирмы, которые не заинтересованы в результатах проверки.

Кто входит в комиссию

При формировании комиссии обычно привлекаются к работе следующие специалисты:

• административные работники;
• специалисты бухгалтерского отдела;
• внутренние аудиторы;
• нередко задействуются даже независимые эксперты;
• представители разных должностей, имеющихся в штатном расписании организации.

Если в компании имеется небольшое количество разного имущества, то часто обязанность по проведению инвентаризации перекладывается на ревизионную комиссию, если она имеется в фирме.

Если при проведении проверки выявляется, что отсутствует даже один член комиссии, то результаты процедуры признаются недействительными.

Ответственность за отказ от инвентаризации

Некоторые владельцы компаний намеренно отказываются проводить проверку по разным причинам. Не предусматривается в законодательстве ответственность за такое решение. Но ФНС может оштрафовать компанию, если выяснится, что в полученной бухгалтерской отчетности имеются несоответствия или ошибки.

При проведении инвентаризации в компании целесообразно пользоваться определенными рекомендациями. К ним относятся следующие:

• За 10 дней до проверки издается руководителем соответствующий приказ, регистрирующийся в журнале.
• Допускается формировать комиссию не только постоянную, но и разовую или рабочую.
• Если в организации используется много ТМЦ, то решение о необходимости проведения выборочной инвентаризации принимается руководителем на основании текущей ситуации в компании.
• Все члены комиссии должны заниматься проверкой, а иначе результаты легко признаются недействительными.
• Во время процесса привлекаются материально ответственные лица.
• Руководство фирмы должно обеспечить условия для быстрого и простого выполнения процесса.
• Нередко проверка занимает достаточно много времени, а особенно это относится к компаниям, в которых используется большое количество материалов или отгружается и принимается множество товаров.

Во время инвентаризации члены комиссии должны учитывать требования законодательства.

Сроки проведения

Руководителем компании определяется, как часто будет выполняться проверка. Но при этом учитываются определенные рекомендации, поэтому на складе инвентаризация проводится не реже одного раза в год.

Магазины должны проверяется дважды в год. Материалы и товары оцениваются непременно перед составлением годовой отчетности. Проверка обычно проводится в течение трех дней, но иногда процесс затягивается на несколько недель.

Заключение

Инвентаризация является обязательным процессом для любой компании. Она предполагает сравнение имеющихся материалов и товаров с тем количеством, которое указано в документации фирмы. Процесс выполняется специальной комиссией.

Отсутствует в законодательстве информация об ответственности за отказ в проведении инвентаризации, но если налоговые инспекторы обнаружат в отчетности ошибки и нарушения, то компании придется уплачивать значительные штрафы.