Организационно-распорядительная документация. Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов
Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам.
Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:
1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);
4. документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).
5. коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));
6. документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).
Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.
Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.
Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:
ь положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
ь документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
ь реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.
При оформлении организационно-распорядительных документов выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов, являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав следующих реквизитов ОРД (см. Приложение 2).
Схемы расположения реквизитов документов согласно ГОСТу Р 6.30-2003 приведены в Приложение 3. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационного обеспечения управления), 4-е издание испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003,- 176с. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.
В рамках данного исследования наибольший интерес представляет инструкция. Инструкции бывают типовые и индивидуальные.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
Инструкция должна включать:
ь наименование организации;
ь наименование вида документа;
ь заголовок к тексту;
ь гриф утверждения;
ь подписи составителей;
ь печать (при необходимости);
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.
Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.
Главными функциями организационных документов являются: управленческая и правовая. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Организационные документы обеспечивают стабильное, нормальное функционирование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности. Правовая функция сводится к фиксации, закреплению и изменению правовых норм и правоотношений.
При прохождении производственной практики в ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского района СПб автором исследования был сделан вывод - основным учредительным документом учреждения, на основании которого разработаны организационно-правовые документы, является Устав Государственного общеобразовательного учреждения гимназии №227.
Устав - это свод правил, регулирующий правовой статус государственного образования и организацию определенной сферы деятельности. Согласно гл.1, п.11. Устава «Образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации; Законом Российской Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами; указами и распоряжениями президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации; Типовым положением об общеобразовательном учреждении (утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 марта 2001 года N 196); Уставом Санкт-Петербурга, законодательными и нормативными актами Санкт-Петербурга и органов управления образованием всех уровней; а также настоящим Уставом и локальными актами Образовательного учреждения».
В организации разработано и утверждено также «Положение о персонале», в котором прописаны основные принципы трудовой деятельности, права и обязанности администрации и сотрудников, взаимоотношения между ними, правила приема и увольнения, рабочее время и время отдыха, гарантии и компенсации, поощрение персонала за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В связи с тем, что в Гимназии №227 нет отдельного «Положения о материальном и моральном поощрении», то «Положение о персонале» включает это положение отдельным пунктом. Согласно «Положению о персонале» трудовая деятельность сотрудников Организации регулируется Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Организации, а также внутренними нормативными документами.
Правила внутреннего трудового распорядка для работников ГОУ Гимназия №227 Фрунзенского административного района определяют внутренний трудовой распорядок в ГОУ Гимназия №227 и включают в основном пункты из «Положения о персонале»: порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Штатное расписание государственного общеобразовательного учреждения составляется на начало учебного года, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером и утверждается главой администрации района.
Одновременно, на основании распоряжения директора создается комиссия по проведению работы по тарификации и с учетом образования, категории, стажа работы рассчитывается должностной оклад или тарифная ставка работникам учреждения. На основании приказа об утверждении штатного расписания и тарификации сотрудников производятся выплаты сотрудникам учреждения.
Должностные инструкции в гимназии разработаны для работников всех специальностей и профессий:
ь Должностная инструкция педагога дополнительного образования;
ь Должностная инструкция председателя Методического объединения классных руководителей 1-4 классов.
ь Должностная инструкция главного бухгалтера;
ь Должностная инструкция бухгалтера;
ь Классного руководителя;
ь Должностная инструкция заведующего канцелярией;
ь Должностная инструкция заместителя директора по АХР;
ь Должностная инструкция уборщика помещений;
ь Должностная инструкция дворника и др.
В связи с тем, что согласно штатному расписанию в учреждении нет специалиста «заведующий канцелярией», то должностная инструкция не соответствует фактическим должностным обязанностям секретаря. Вариант разработанной автором исследования должностной инструкции секретаря ГОУ см. в Приложении 4.
В связи с тем, что ГОУ Гимназия №227 с 1992 года находится на самостоятельном балансе и осуществляет бухгалтерский учет, то размещение заказов на поставку товаров, оказание услуг и проведение работ осуществляет самостоятельно (согласно Федеральному закону №94-ФЗ), т.е. готовит сопроводительные документы для поведения процедуры закупки в администрацию Фрунзенского района. Для подготовки сопроводительных документов применяется документ «Извещение о проведении мониторинга цен на оказание услуг для государственных нужд Санкт-Петербурга». Остальные документы: сопроводительное письмо, протокол и заключение оформляются по образцам, которые были разработаны отделом городского заказа администрации Фрунзенского района.
Таким образом, главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).
В результате эволюции понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.
В период ХШ -- XV вв. складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования.
В период приказного делопроизводства (XVI -- XVII вв.) постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.
В период коллежского делопроизводства (XVIII в.) появились новые названия документов, Екатерина II завершила реформы Петра I, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г., определившие порядок отношений между высшими, центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок взаимоотношений сохранялся в течении всего XIX в.
В период министерского делопроизводства (XIX -- начала ХХ вв.) организацию работы с документами следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе, которой лежали «универсальные» возможности человека.
Делопроизводство в советскую эпоху отмечено развитием системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др. Утверждается новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), создаются новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Следует констатировать, что остается еще большое количество вопросов в области правового регулирования ДОУ и архивного дела. В значительной степени это связано с продолжающимися административными реформами, незавершенностью процедуры разграничения полномочий между органами государственной власти и местного самоуправления.
Правовое регулирование ДОУ и архивного дела, как на федеральном, так и на региональном уровне не входит в число первоочередных задач, в результате задержка с разработкой и принятием соответствующих законодательных и нормативно-правовых актов приводит к негативным последствиям в сфере управления в целом.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу. Определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации»).
Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
— Создание организации, предприятия;
— Реорганизация организации, предприятия;
— Ликвидация организации, предприятия;
— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
— Распорядительная деятельность организации, предприятия;
— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
Виды
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Функции
Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.
Составление
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
краткость и компактность изложения официального документа;
точность и определенность формулировок;
однозначность и единообразие терминов;
последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.
Правила оформления
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
По пожарной безопасности
Перечень документации по пожарной безопасности
Приказы пожарной безопасности
1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;
2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;
3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;
4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;
5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;
6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;
7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;
8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;
9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».
Журналы пожарной безопасности
10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;
11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;
12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;
13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;
14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;
15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
Инструкции пожарной безопасности
16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;
17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;
18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;
19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;
20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;
21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;
22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;
23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;
24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;
25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;
26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».
27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;
28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;
29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;
30. Тестовые задания по ПТМ;
31. План противопожарных мероприятий на год;
32. Программа вводного противопожарного инструктажа.
Для защиты персональных данных
Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.
Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.
Оформление распорядительных документов. Распространёнными видами распорядительных документов являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции руководителя.
Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Он может быть поручен одному из должностных лиц или рабочей группе.
Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:
- Изучение существа вопроса;
- Подготовка проекта распорядительного документа;
- Согласование документа;
- Подписание документа.
Для постановлений и решений коллегиального органа (совета директоров, профсоюзного комитета) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Приказ, как правильно оформить
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.
Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.
По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.
Например:
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Профсоюзная организация КГПУ
ПРИКАЗ
04.03.2000 № 3
Красноярск
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 02.03.2010
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в профсоюзной организации.
2.Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2010
ответственный: специалист Н.А. Налимова
3.Руководствоваться всем председателям профсоюзных организаций структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
4.Обеспечить специалисту Н.А. Налимовой тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу во все профсоюзные организации институтов, факультетов до 10.03.2010.
5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Е.Н.Белову
Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.
Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.
Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.
Распоряжение, как правильно оформить
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.
Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».
Например :
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Красноярская территориальная (краевая) организация
Профсоюзная организация КГПУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
14.05.2012 № 12
Красноярск
О проведении конкурса
художественных и творческих
работ работников вуза
В связи с решением президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 о проведении конкурса художественных и творческих работ ОБЯЗЫВАЮ:
1.Провести конкурс художественных и творческих работ работников университета. Ответственный В.И. Тихомирова, срок – 25.05.2012.
2.Контроль за проведением конкурса художественных и творческих работ работников возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову
Председатель Софронова О.Г. Софронова
Указание, как правильно оформить
Указание – правовой акт, издаваемый руководителем или заместителем по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.
Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».
Например:
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Красноярская территориальная (краевая) организация
Профсоюзная организация КГПУ
УКАЗАНИЕ
03.06.2002 № 26
Красноярск
О тематике обучения профсоюзного актива
В целях выполнения постановления президиума профсоюзного комитета от 20.04.2012 «О программе кадры»
ПРЕДЛАГАЮ:
1.Председателям профсоюзных организаций институтов, факультетов представить в профсоюзный комитет предполагаемые темы для обучения профсоюзного актива до 20.06.2012.
2.Организационно-массовой комиссии профкома составить план обучения профсоюзного актива и представить его на утверждение на президиум профкома до 01.07.2012. Ответственный – специалист Н.А. Налимова
3.Контроль за выполнением настоящего указания возложить на заместителя председателя Е.В. Иванову.
Председатель Софронова О.Г. Софронова
Протокол, как оформить
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.
Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на отчётно-выборных собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:
- кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
- кто вёл протокол;
- кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
- кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
- какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.
Постановление, как правильно оформить
Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Особое место в каждой организации занимает организационные распорядительные документы , они фиксируют решение организационных и административных вопросов, в данной статье мы разберемся, какие документы, являются распорядительной документацией, чем они друг от друга отличаться, а так же как оформить распорядительные документы .
Юридическим основанием для оформление организационно-распорядительных документов, является:
Нормативно – правовые акты;
Определенные поручения вышестоящих органов;
Осуществление исполнительной деятельности для выполнения поставленных задач;
Надобность правового регулирования всей работы аппарата управления.
К распорядительным документам входят:
Решения
– правовой акт, совещательного или коллегиального органа министров, комитетов, ведомств, в целях разрешения самых основных вопросов их трудовой деятельности;
Постановления
– правовой акт, который принимают центральны органы управления, для того, чтобы разрешить принципиальные задачи, которые стоят перед данными органами и установление правил поведения;
Указания
– правовой акт, издается органами государственного управления для решения вопросов методического и информационного характера;
Приказы
– правовой акт, который издается руководителями органов государственного управления, в целях разрешения оперативных и основных задач, которые стоят перед данными органами;
Распоряжения
– правовой акт, который издается единолично руководителем, для решения оперативных задач.
Различие данных распорядительных документов состоит из:
1. Порядка разрешения поставленных вопросов;
2. Список рассматриваемых вопросов в них.
Классификация распорядительных документов зависит от порядка их разрешения в рассматриваемом вопросе:
1. Издаваемые единоличным органом:
o Распоряжение;
o Указания;
o Приказы.
2. Издаваемые коллегиальными органами:
o Решение;
o Постановления.
Оформление распорядительных документов на практике
В трудовой деятельности коммерческих организаций распорядительные документы применяются в единоличных исполнительных органах: распоряжения, приказы, которые издаются как государственными органами управления так и руководителями предприятий. Приказ издается если, президент компании или гендиректор предприятия, примет решение издать правовой акт основанный на направленную деятельность, то в данном случае нужно подготовить приказ. Приказ должен в себе отражать самые важные вопросы, которые связанны с деятельностью предприятия. Цель данного приказа – это решение четких задач, которые стоят перед организацией. Приказ утверждает нормативные акты, перечни, номенклатуру, отчеты, прайс – листы, штатное расписание, а так же типовые формы документов. Необходимо знать, что документ могут утверждать так же должностные лица.
В практике имеются 2 вида утверждения:
Приказ
Исполнительными органами
Намного чаще утверждение используется приказом, так как он разрешает не только утверждать документ, но и указывать, когда вводится в действие данный документ. Приказом может предоставляться право подписи различных документов, а так же отмена доверенностей и прекращение производства различных видов продукции.
Когда издается распоряжение
Если руководитель организации примет решение издать правовой акт по текущим и оперативным вопросам трудовой деятельности организации, в данном случае необходимо подготовить распоряжение, которое издаться с определенной целью направленной на решения конкретных вопросов. Как правило распоряжение касается только узкого круга сотрудников, так же она не имеет длительный срок действия.
Когда подготавливается указание
В основном указание издается государственными органами управления, однако и руководитель так же вправе издать данный вид документа. Данные указания могут издаваться по вопросам информационного, административного или оперативного характера,
Подготовка решения
Издания решения касается только основного вопроса организации. Во время оформления решения следует брать во внимание текст решения, который состоит из распорядительной и констатирующей части. Распорядительная часть включает в себя, название коллегиального органа, которое должно принять необходимое решение.
Особенности оформления распорядительных документов
Право подписи имеет единоличный исполнительный орган (директор, гендиректор, президент);
Распорядительные документы
бывают совместными;
Распорядительный документ состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной;
Данный документ вступает в действие с момента даты подписания;
Распорядительный документ
имеет длительное действие, а так же может носить разовый характер;
Каждый распорядительный документ обязан содержать в себе пункт, о доведении этого документа до исполнителя;
Срок исполнения данного документа указывается в виде периодов времени в календарных днях, так же этот документ может иметь четкую дату исполнения;
Распределительный документ
возможно изменить или отменить другим распорядительным документом;
Оформленные распорядительные документы необходимо регистрировать.
1. Организационно-распорядительные документы. Деление ОРД.
2. Составление и оформление приказов, распоряжений, решений.
3. Составление и оформление протоколов.
4. Составление и оформление актов.
Организационно-распорядительная документация – это письменная документация в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также взаимодействие и регулирование органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы:
1) организационные документы, определяют статус, правовое положение учреждения (уставы, инструкции, положения);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления) характеризуют административную деятельность организации. Подготовка распорядительных документов осуществляется в несколько этапов:
Изучение управленческого вопроса;
Подготовка проекта документа
Согласование документа;
Подписание документа
3) информационно-справочные документы (акты, справки, протоколы) предназначены для фиксации каких-либо сведений. В отличии от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.
В состав распорядительных документов входят приказы, решения, указания, распоряжения и постановления.
Выбор вида документа предназначенного для документирования распорядительного действия определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия решения (единоначально или коллегиально).
Распорядительные документы издаются на основе законов, постановлений и распоряжений правительства, а также вышестоящих органов власти и управления.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе принципа едино-началия, в целях решения оперативных задач, стоящих перед руководством.
Приказы по общей деятельности
Приказы по личному составу
Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) наименование организации;
3) дата, индекс;
4) место составления;
5) заголовок к тексту;
7) подпись, печать;
8) отметки о согласовании.
Текст приказа состоит из двух частей;
1. констатирующая, где отражаются основные факты и события, явившиеся основанием для издания приказа.
2. распорядительная, в которой перечисляются распорядительные действия.
Если приказ издается на основании указания вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится наименование этого документа, его дата, индекс и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется с отдельной строки прописными буквами.
При необходимости текст приказа делят на пункты. Действия однородного характера объединяются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать исполнителя (им могут быть организации, структурные подразделения и отдельные должностные лица) затем указывается предписываемые действия и сроки исполнения, которые должны быть реальными и соответствовать объему выполняемых работ. В последнем пункте приказа указывают должностное лицо на которое возложен контроль за исполнением. При необходимости проект приказа согласовывается с заинтересованными службами. Визирует проект приказа руководитель этих служб. Датой приказа является дата его подписания.
Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.
По составу и расположению реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части. Текс распорядительной части начинается словом «Предлагаю», «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами действующими на основе коллегиальных принципов управления. Распорядительная часть решения начинается с названия органа его принимающего и словом «РЕШЕНИЕ».
Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (соглашением, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.
Протокол ведется специально назначенным лицом. В состав реквизитов протокола входят:
Наименование организации (согласно ГОСТ Р.30-2003 такого реквизита нет);
Номер протокола;
Место составления документа;
Гриф утверждения документа (если протокол утверждается);
Заголовок к тексту (н-р, Отчет о работе кафедры ФиК за ноябрь 2009 года);
Подписи (председатель, секретарь)
Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 09-12.11.2009 г.
Номер протокола – порядковый номер протокола в течении года.
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.
2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарем или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, замечания и критики.
Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседаний.
Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста документа, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводят реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а также текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.
Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты или события. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания товарно-материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.
Реквизиты акта:
Наименование организации - структурного подразделения (в соотв.с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);
Наименование вида документа;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Подписи;
Указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
Тема 5 «Система документации по личному составу»
1. Состав документов по личному составу
2. Первичные учетные документы (карточки формы Т2)
3. Приказы по личному составу. Виды приказа.
4. Личные документы, оформление трудовой книжки.
Ведение кадровой документации предусмотрено российским законодательством для предприятий и организаций всех форм собственности и регулируется трудовым кодексом РФ.
К документам по личному составу относятся:
Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
Трудовые книжки;
Личные дела;
Личные карточки формы Т-2;
Лицевые счета по заработной плате и др.
Основанием для приема на работу является заключенный договор или контракт, который составляется в двух экземплярах. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу
Личная карточка – основной документ по учету личного состава организации. Все записи в личной карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта записываются его данные (Ф.И.О., дата и место рождения и т.д.). На карточке ставится дата ее оформления и подпись лица, на которого она заведена.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по общей деятельности. Текст приказов по личному составу отличается от текста приказов по общей деятельности.
Во-первых, большинство приказов по личному составу не имеют констатирующей части;
Во-вторых, приказы по личному составу не имеют глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», а распорядительные действия начинаются с глагола «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ».
Приказы по личному составу делятся на:
Простые (индивидуальные) содержат информацию только на одного работника;
Сложные (сводные) содержат информацию о нескольких работниках, независимо от того под какие они управленческие действия попадают.
Постоянной информацией для любого кадрового приказа является:
1. указание распорядительного действия;
2. Ф.И.О. и должность работника, на которого составлен приказ;
4. дата вступления в силу данного приказа.
При приеме на работу – з/пл., образование.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносят:
Сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность;
Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
Сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);
Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Тема 6 «Служебные письма»
1. Понятие и классификация служебных писем
2. Правила оформления и составления служебных писем
3. Контроль качества подготовки служебных писем
