Движение тмц на складе. Поступление материально-производственных запасов. Запуск программы и выбор информационной базы

Настоящий стандарт устанавливает порядок материально-технического обеспечения, приема товарно-материальных ценностей, хранения, отпуска (выдачи) в подразделения предприятия и сторонним организациям и документального оформления этих операций.

Настоящий стандарт распространяется на все структурные подразделения ООО «ООО», кроме подразделений, участвующих в обеспечении предприятия сырьем и добавками для приготовления высокооктановых бензинов в соответствии с СТП.СМК II-О-31, а также подразделений соцкультбыта в части непосредственно произво-димой ими закупки товарно-материальных ценностей.

2. Нормативные ссылки

Примечание: При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов или других нормативных документов (далее НД). Если ссылочный документ заменен, то следует руководствоваться замененным стандартом или другим замененным НД. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

1. Термины, обозначения и сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими

определениями:

ТМЦ – товарно-материальные ценности (оборудование, материалы и пр.) – ценности в вещественной форме, в виде имущества, товаров, предметов;

УВЭД – управление по внешнеэкономической деятельности;

УМПЗ – управление материально-производственных запасов;

ОКО – отдел комплектации оборудования;

ОМТС – отдел материально-технического снабжения;

Цех № 38 – база оборудования;

Цех № 21 – транспортный цех;

ООиМ СКС– отдел оборудования и материалов управления по организации и контролю службы капитального строительства;

СКС – служба капитального строительства

АСУ МТО – автоматизированная система управления материально-технического обеспечения;

Изолятор брака – специально выделенная и обозначенная соответствующей табличкой площадь склада (открытой площадки), предназначенная для хранения материальных ценностей, несоответствующих требованиям ООО «ООО» по качеству или срок годности которых истек.

Неотфактурованные поставки – поступившие на предприятие ТМЦ, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).

В настоящем стандарте термин «предприятие» идентичен (соответствует) термину «организация».

4. Общие положения

4.1 Обеспечение материалами и оборудованием производственной и иной деятельности предприятия производится на основании заявок или спецификаций, сформированных в соответствии с СТП.СМК II-О-70, СТП.СМК II-О-46, СТП.СМК II-О-22, СТП.СМК II-О-43 и СТП.СМК II-О-48, которые определяют порядок их формирования.

4.2 Порядок закупки материалов и оборудования оговаривается в ПО.СМК II-3/42-4, ПО.СМК II-05-5.

5 Порядок поставки и приема материальных ценностей

А. Поставка материальных ценностей

5.1 Порядок поставки поставщиками ТМЦ по срокам, качеству, способам доставки, упаковки и др. определяется договорами (контрактами), заключаемыми в соответствии с СТП.СМК II-О-44.

Доставка ТМЦ осуществляется железнодорожным транспортом, автомобильным транспортом (ООО «ООО» или поставщика), водным транспортом только на склады цеха №38, 21 за исключением ТМЦ, для которых нет возможности хранения на складах цеха №38 (аммиак, сода каустическая, пенообразователь, этилен, инертные материалы, реагенты цеха №13, присадки в контейнерах и другие реагенты). Указанные ТМЦ поступают в подразделения, имеющие места для их хранения. Кроме того, материалы по заявкам отдела протокола и литература по заявкам отдела стандартизации и управления качеством непосредственно поступают в данные подразделения.

При поступлении ТМЦ на оформленном приходном ордере, относящемся к ТМЦ, поступающим в места хранения подразделений (инженером) экономистом ОКО, ОМТС проставляется штамп «Транзит».

5.2. Порядок закупки, приемка и постановка на учет оборудования и материалов для новых объектов и реконструкции объектов на действующем предприятии производится СКС в соответствии с разработанной организационно-нормативной документацией службы.

(Измененная редакция, Изм. №1)

5.3. В случае доставки ТМЦ автомобильным транспортом ООО «ООО» поставщик предоставляет следующие документы: товарную накладную, счет-фактуру, счет на оплату. Доставка автотранспортом перевозчика подтверждается товарно — транспортной накладной. Доставка ТМЦ железнодорожным транспортом подтверждается транспортной железнодорожной накладной.

При доставке ТМЦ автомобильным транспортом ООО «ООО» экономисты (инженеры) УВЭД, ОМТС, ОКО, ООиМ СКС оформляют и выдают уполномоченному лицу доверенность на получение материалов (приложение 1, форма №М-2). Выданные доверенности фиксируются в «Книге учета выданных доверенностей» с присвоением номера. Работник расписывается в доверенности на ее корешке, что он доверенность получил и ставит свою подпись в самой доверенности. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными приказом по предприятию, и заверяется печатью предприятия. Корешки доверенностей подшиваются в хронологическом порядке в «Книге учета выданных доверенностей». Лицам, которые не отчитались в исполнении поручений по доверенностям, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются. Ведение и контроль за заполнением «Книги учета выданных доверенностей» осуществляет сектор по учету материально-производственных запасов центральной бухгалтерии.

(Измененная редакция, Изм. №1)

Б. Приемка материальных ценностей

5.4. Прием, хранение, отпуск и учет ТМЦ по каждому складу возлагается на соответствующее должностное лицо (заведующий складом, кладовщик и др.), которое несет ответственность за правильный прием, отпуск, учет и хранение вверенных ему ТМЦ, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации, учет которых ведет центральная бухгалтерия.

5.5. Заведующий складом (кладовщик, оператор заправочной станции) на основании накладной (товарной, товарно-транспортной или транспортной железнодорожной) осуществляет приемку ТМЦ на соответствующий склад цеха № 38, склад временного хранения, склад транспортного цеха, сверяет:

— комплектность, количество и качество оборудования и материалов по товаросопроводительным документам (накладная товарная, товарно-транспортная или транспортная железнодорожная);

• целостность упаковки и консервации;
• наличие и исправность всех пломб, когда они должны присутствовать;
• отсутствие повреждений упаковки, тары, самого оборудования, материалов при транспортировании (наличие вмятин, царапин, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.).

При соответствии комплектности, количества и качества поступивших ТМЦ указанным в сопроводительных документах материально-ответственное лицо расписыва-ется за получение груза.

5.6. При обнаружении любого из вышеперечисленных несоответствий приемку осуществляет комиссия в составе: работника ОМТС, ОКО, ООиМ СКС, УВЭД, ведущего данную группу; заведующего складом (кладовщика), куда поступил груз; представителя базы оборудования – начальника цеха или его заместителя, старшего мастера, которая оформляет ее актом о приемке материалов (приложение 2, форма №М-7) в двух экземплярах.

(Измененная редакция, Изм. №1)

5.6.1 До принятия решения об использовании несоответствующей продукции (устранения несоответствий) ТМЦ хранятся в изоляторе брака вместе с поступившими документами. На несоответствующие требованиям ООО «ООО» ТМЦ составляется постоянно обновляемый реестр по форме, приведенной в приложении 3. После устранения несоответствий ТМЦ перемещаются на соответствующий склад с дальнейшим оформлением в соответствии с п.п.5.8 – 5.12 настоящего стандарта.

5.7. В день прибытия ТМЦ заведующий складом (кладовщик) цеха №38 уведомляет об этом председателя комиссии по проведению входного контроля (экономиста ОМТС, инженера ОКО, специалиста ООиМ СКС, ведущего данную группу оборудования или материалов).

Не позднее трех рабочих дней после прибытия осуществляется входной контроль качества оборудования и материалов в соответствии с СТП.СМК II-О-20, СТП.СМК II-О-43 и производственной инструкцией И.СМК III-02-Т-05 с оформлением акта входного контроля (форма МТО-101, СТП.СМК II-О-20). Входной контроль транспортных средств в цехе №21 осуществляется в соответствии с СТП.СМК ІІ-О-20.

(Измененная редакция, Изм. №1)

В. Постановка ТМЦ на учет

5.8. На принятые на склад ТМЦ на основании поступившей документации (накладной – товарной, товарно-транспортной, транспортной железнодорожной; счета-фактуры или инвойса), акта о приемке материалов по форме №М-7 экономистами (инженерами) ОМТС, ОКО, ООиМ СКС в течение 5 рабочих дней оформляется «Приходный ордер» (приложение 4, форма №М-4) в соответствии с И.СМК. III-33-УИТ-34/1и СТП.СМК II-О-09.

Ответственность за проверку правильности заполнения счетов-фактур, накладных и других сопроводительных документов несут работники ОМТС, ОКО, УВЭД, ООиМ СКС.

(Измененная редакция, Изм. №1)

5.9. При появлении в модуле АСУ МТО «Оформление приходного ордера» нового приходного ордера кладовщик цеха № 38, цеха № 21 присваивает ему автоматически номер по журналу приходных ордеров в АСУ МТО, закрепляет его в базе и распечатывает приходный ордер.

5.10. При поступлении ТМЦ заведующий складом, кладовщик, оператор заправочных станций формирует в модуле «Карточка складского учета» АСУ МТО карточку учета материалов (приложение 5). При появлении нового приходного ордера в модуле «Оформление приходных ордеров» карточке учета материалов присваивается номер.

Если данные ТМЦ уже поступали на предприятие и имеют номенклатурный номер, то они ставятся на учет по карточке учета материалов, оформленной ранее.

5.11. После формирования приходного ордера (приложение 4) на реагенты и катализаторы, поступившие на базу оборудования, заведующий складом (кладовщик) в журнал учета (приложение 6) заносит: номер приходного ордера, номенклатурный номер, наименование реагента или катализатора, количество, а также указывает номера партий и их количество, наименование поставщика и дату поступления.

5.12. Оформленные первичные учетные документы (накладная, требование-накладная, акт приемки оборудования и запасных частей, счет-фактура или инвойс, карточка учета материалов, приходный ордер) передаются работниками цеха № 38, цеха № 21 в центральную бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента оформления приходного ордера, но не позднее, чем до 5 числа месяца, следующего за отчетным. Контроль за оформлением приходных ордеров осуществляют экономисты (инженеры) ОМТС, ОКО, ведущие данную группу ТМЦ.

5.12.1 Для постановки на приход отработанного платиносодержащего катализатора, принятого на хранение в цех №38, ОМТС представляет в центральную бухгалтерию справку о цене возможной реализации в соответствии с приложением 18.

(Измененная редакция, Изм. №1)

5.13. Работники центральной бухгалтерии на основании принятых документов ставят ТМЦ на учет, расписываются за проведение операции постановки на учет в карточке учета материалов и возвращают ее работникам цеха № 38, цеха №21 для хранения.

5.14. В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, по длине), производится перевод материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода (приложение 7) представителями ОМТС, ОКО, ООиМ СКС, УВЭД, ведущими данную группу, бухгалтерской службы, специалистами других отделов (если это необходимо) и заведующим складом, который утверждается заместителем генерального директора по МТС и КО.

В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения.

В карточке учета материалов последний приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

(Измененная редакция, Изм. №1)

5.15. Для размещения ТМЦ на ответственное хранение на склады цеха № 38, поступивших от подразделений предприятия или от подрядных организаций, требуется письменное разрешение заместителя генерального директора по МТС и КО. При этом составляется акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (приложение 8, форма №МХ-1) в 3 экземплярах, который подписывается заведующим соответствующего склада и руководителем подразделения или организации. Акт передается в бухгалтерию для отражения в учете. Передача ТМЦ в производство с ответственного хранения осуществляется на основании акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение (приложение 9, форма № МХ-3).

5.16. Неотфактурованные поставки принимаются на склады цеха № 38 с составлением акта о приемке материалов (приложение 2, форма № М-7) в 2-х экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально-ответственного лица. В указанном акте делается запись «Неотфактурованные поставки».

На принятую на склад неотфактурованную поставку на основании акта о приемке материалов (приложение 2, форма №М-7) экономистами (инженерами) ОМТС, ОКО, ООиМ СКС оформляется «Приходный ордер» (приложение 4, форма №М-4) с записью «Неотфактурованная поставка» в графе «Номер документа сопроводительного». Неотфактурованные поставки приходуются на склад по договорной цене, а при ее отсутствии – по рыночной цене.

Оформленные первичные документы (акт о приемке материалов, карточка учета материалов, приходный ордер) передаются работниками цеха №38, цеха №21 в центральную бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента оформления приходного ордера, но не позднее, чем до 5-го числа месяца, следующего за отчетным. В дальнейшем 2-ой экземпляр акта необходимо направить поставщику для подтверждения принятия ТМЦ и отсутствия претензий.

При поступлении первичных приходных документов от поставщика (накладная, счет-фактура или инвойс) экономисты (инженеры) ОМТС, ОКО, УВЭД, ООиМ СКС вместе со служебной запиской предоставляют их в центральную бухгалтерию для внесения корректировок. В служебной записке обязательно указывается номер и дата договора или договорного письма, наименование поставщика, номер и дата накладной, номер и дата счета-фактуры, номер и дата приходного ордера, оформленного как неотфактурованная поставка. Срок предоставления в течение трех рабочих дней после поступления первичных документов, но не позднее, чем до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Ответственность за предоставление первичных приходных документов (накладная, счет-фактура или инвойс) возлагается на экономистов (инженеров) ОМТС, ОКО, УВЭД, ООиМ СКС.

(Измененная редакция, Изм. №1)

6 Порядок хранения материальных ценностей

6.1. Работники цеха №38, цеха №21 осуществляют размещение материальных ценностей в соответствии с ПОТ РМ-007, требованиями поставщика оборудования или завода-изготовителя и другими действующими правилами и требованиями.

6.2. Материальные запасы размещаются на складах по секциям, а внутри них – по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрый поиск, отпуск и проверку наличия. К месту хранения материальных запасов прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения.

6.3. Условия хранения поддерживаются в соответствии с правилами хранения, указанными в технической документации, подвергаются ежедневному мониторингу (температура, влажность) и фиксируются заведующим складом (кладовщиком) в журнале условий хранения ТМЦ (приложение 10).

Контроль за надлежащим хранением материальных ценностей на складах базы оборудования, транспортного цеха осуществляют экономисты (инженеры) ОМТС, ОКО, ООиМ СКС по закрепленной номенклатуре. (Измененная редакция, Изм. №1)

6.4. Склады должны быть обеспечены исправными и поверенными весами, другими необходимыми средствами измерений, мерной тарой и противопожарным оборудованием. СИ, находящиеся в эксплуатации, подлежат поверке (калибровке) в соответствии с графиками поверки и калибровки, утвержденными главным метрологом предприятия (СТП.СМК II-O-47).

6.5. В случаях, если ТМЦ не прошли входной контроль или истек срок их годности, работники цеха №38, цеха №21 (заведующий складом, кладовщик) в течение 3 дней с момента возникновения данных причин помещают их в изоляторы брака для хранения (п.5.6.1 настоящего стандарта).

Перевод материальных ценностей из изолятора брака на другие места хранения складов производится только после устранения причин, по которым они были туда помещены.

7. Порядок выдачи материалов и оборудования

7.1. Основанием для выдачи ТМЦ структурным подразделениям предприятия

являются документы, сформированные в соответствии с п.7.4 настоящего стандарта, и текущая заявка, утвержденная заместителем генерального директора по МТС и КО (СТП.СМК II-О-70).

7.2. Сторонние организации на основании утвержденных заместителем генерального директора по МТС и КО заявок на ремонт или спецификаций со штампом «В производство» подают заместителю генерального директора по МТС и КО письма о продаже необходимых материальных ценностей или о выдаче оборудования в монтаж, которые после согласования принимаются к исполнению.

7.3. Обеспечение строительства новых объектов оборудованием и материалами производится на основании писем генподрядчика об их продаже или выдаче оборудования в монтаж после согласования их заместителем генерального директора по строительству новых объектов и принимаются к исполнению ООиМ СКС.

(Измененная редакция, Изм. №1)

7.4. На основании утвержденных заявок или согласованных писем работники ОМТС, ОКО, ООиМ СКС вводят каждый по своей группе данные из них в модуль «Оформление расходных документов» АСУ МТО и формируют c учетом СТП.СМК II-О-09 следующие документы: (Измененная редакция, Изм. №1)

7.5. Материально-ответственные лица структурных подразделений предприятия, имеющие право на получение материальных ценностей со складов, на основании списка, утвержденного приказом генерального директора, после исполнения п.7.4 настоящего стандарта обязаны получить следующие визы на нижеуказанные документы:

— на требования-накладные у начальника ОМТС (ОКО) или их заместителей, главного бухгалтера или лиц, уполномоченных приказом по предприятию;

— на акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) у лиц, уполномоченных приказом по предприятию.

7.6. Материально-ответственные лица сторонних организаций, действующие по доверенности, после исполнения п.7.4 настоящего стандарта обязаны получить визы на накладные на отпуск материалов на сторону или акт о приемке-передаче оборудования в монтаж у начальника ОМТС (ОКО, ООиМ СКС) или их заместителей, главного бухгалтера или лиц, уполномоченных приказом по предприятию.

(Измененная редакция, Изм. №1)

7.7. В зависимости от способа доставки материальных ценностей их выдача (отпуск) со складов базы оборудования производится:

— самовывозом – материально-ответственное лицо самостоятельно получает на складах базы оборудования материальные ценности;

— централизованно силами базы оборудования – накладные на отпуск материалов на сторону, требования накладные или акт о приемке-передаче оборудования в монтаж сдаются в диспетчерскую базы оборудования.

7.8. При выдаче материальных ценностей работники базы оборудования в обязательном порядке проверяют наличие всех разрешений на выдачу (отпуск), присваивают номер накладной, требованию-накладной или акту о приемке-передаче оборудования в монтаж соответствующий очередной номер из журнала учета, ставят в накладной, требовании-накладной или акте фактическое количество выданных материальных ценностей и в течение двух рабочих дней заносят все эти данные в модуль «Оформление расходных документов» АСУ МТО.

7.9. При отпуске реагентов и катализаторов заведующий складом (кладовщик) базы оборудования указывает в требовании – накладной (приложение 11), передаваемой получателю, номера партий выдаваемых материалов и их количество с занесением этих данных в журнал учета.

Требования – накладные оформляются в двух экземплярах с указанием номера, фактического количества, даты и личной подписи материально-ответственного лица с ее расшифровкой.

7.10. После выдачи материальных ценностей работники базы оборудования в течение 5 рабочих дней сдают в центральную бухгалтерию надлежащим образом оформленные накладные вместе с карточкой учета материалов (приложение 5).

В центральную бухгалтерию расходные документы сдаются до 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

7.11. Работники центральной бухгалтерии проверяют правильность заполнения накладных, проводят их в бухгалтерском учете в АРМ бухгалтера, после чего расписываются в карточке учета материалов.

7.12. В случаях неиспользования материальных ценностей (или не в полном объеме) структурные подразделения предприятия производят передачу их на склады базы оборудования на основании согласованной заместителем генерального директора по МТС и КО служебной записки руководителя подразделения с обоснованием возврата.

Оформление передачи производят работники ОМТС, ОКО, ООиМ СКС, которые вводят каждый по своей группе из согласованной служебной записки данные в модуль «Оформление расходных документов» АСУ МТО, распечатывают требование-накладную (приложение 11, форма №М-11) в количестве 2 экземпляров (1 экземпляр для базы оборудования, 1 экземпляр для структурного подразделения) и визируют их.

(Измененная редакция, Изм. №1)

7.13. Выдача ТМЦ, поступивших от подразделений предприятия или от подрядных организаций на временное хранение на склады цеха №38 (п.5.15 настоящего стандарта), производится только после составления акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение (приложение 9, форма №МХ-3). Акт возврата ТМЦ подписывается заведующим соответствующего склада и руководителем подразделения или организации.

7.14. В случаях передачи материальных ценностей из одного структурного подразделения в другое заведующий складом (кладовщик) формирует следующие документы:

7.15 Лом (черных, цветных металлов, электрокабеля и пр.), образующийся в ходе хозяйственной деятельности предприятия, передается из структурных подразделений предприятия на площадку сбора лома цеха №38 с документальным оформлением в соответствии с п.7.14.

(Измененная редакция, Изм. №1)

7.16 Для постановки на приход лома, принятого в цехе №38, УМПЗ в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляет в бухгалтерию справку о ценах возможной реализации лома в соответствии с приложением 17».

(Измененная редакция, Изм. №1)

8. Учет и контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей

8.1. Учет поступлений и расходования материальных ценностей ведется в АСУ МТО, которая установлена на каждом рабочем месте работников структурных подразделений предприятия, указанных в разделе 3 настоящего стандарта.

8.2. Дополнительный учет материальных ценностей на складах базы оборудования ведется материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.) в карточках учета материалов. Записи в карточках учета материалов делаются в день совершения операции и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

8.3. Контроль за состоянием учета на складах базы оборудования осуществляется работниками ОМТС, ОКО и ООиМ СКС, а за правильностью ведения учета – центральной бухгалтерией.

(Измененная редакция, Изм. №1)

8.4. Контроль за рациональным использованием материальных ценностей производится:

— техническим отделом – за соответствием фактического расхода реагентов и катализаторов установленным нормам;

— управлением главного механика – за использованием по назначению оборудования, металлопроката, инструмента, электродов и других видов материалов, применяемых в процессе эксплуатации основных средств предприятия;

— управлением по ремонту и реконструкции – за использованием по назначению оборудования, металлопроката, инструмента, электродов и других видов материалов, применяемых для ремонтов и реконструкций;

— отделами главного энергетика и главного метролога – за использованием по назначению электрооборудования, оборудования связи, кабельной продукции, приборов, запасных частей к ним;

— цехом №21 – за правильным использованием транспорта и запасных частей для него.

8.5. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности приказом по предприятию проводится инвентаризация запасов, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них и т.д.) определяется приказом генерального директора.

9. Ответственность

9.1. Ответственность за ненадлежащее материально-техническое обеспечение или не обеспечение предприятия материальными ценностями (за исключением изложенных в п.п. 9.2-9.5 настоящего стандарта) несет заместитель генерального директора по МТС и КО.

9.2. Ответственность за ненадлежащее материально-техническое обеспечение или не обеспечение предприятия материальными ценностями, переданными для их поставки в УВЭД, несет заместитель генерального директора по внешнеэкономической деятельности.

9.3. Ответственность за ненадлежащее материально-техническое обеспечение или не обеспечение строительства новых объектов материальными ценностями поставки Заказчика несет заместитель генерального директора по строительству новых объектов предприятия.

9.4. Ответственность за ненадлежащее материально-техническое обеспечение или не обеспечение в структурных подразделениях предприятия несет руководитель подразделения.

9.5. Ответственность за ненадлежащее хранение или не обеспечение сохранности материальных ценностей хранящихся на складах базы оборудования несет начальник базы оборудования.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

ПОСТУПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА СКЛАД

ПОСТУПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2000 года №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01», принимаются:

• сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);
• активы, используемые для управленческих нужд организации.

Согласно Российскому Энциклопедическому словарю сырье представляет собой сырье и материалы, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, добытая руда).

Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее Методические указания №119н), материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально-производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы №М-2 и №М-2а) . Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее Постановление №71а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена и должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если юридическое лицо основано на государственной или муниципальной собственности, доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 - 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок. Срок действия доверенности в соответствии со статьей 186 ГК РФ не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обращаем внимание читателей на то, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приходные ордера выписываются на фактическое количество поступивших ценностей. На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходных ордеров в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

Если при приеме материальных ценностей установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, то приходный ордер формы №М-4 не составляется. В такой ситуации составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

ПРИЕМ И ПОЛУЧЕНИЕ ТОВАРА

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

• от места приемки;
• от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);
• от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1) , составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3) , составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

• приостановить приемку;
• обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;
• вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров – немедленно.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11) , заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ПОСТУПЛЕНИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

В том случае, если на склад организации поступают объекты основных средств, то для их учета применяются иные формы первичной учетной документации.

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» (далее Постановление Госкомстата №7) Государственный комитет по статистике Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию предусмотрены, в частности, следующие документы:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Данные приема объекта в состав основных средств являются основанием для заполнения следующих первичных документов по учету основных средств:

• Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма №ОС-6);
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);
• Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
• других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Постановлением №71а для этих целей разработана форма №М-11 «Требование-накладная» , применяемаяв тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Пунктом 90 Методических указаний №119н определено, что как внутреннее перемещение материалов рассматривается и их отпуск на склады (в кладовые) подразделений организации и на строительные площадки.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

• наименование полученных материалов;
• количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;
• номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;
• количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

В случае движения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами организации в соответствии с Постановлением №132 оформляется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13) , составляемая в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр накладной остается в сдающем подразделении и служит для списания товарно-материальных ценностей, второй передается в подразделение, принимающее ценности и служит для принятия их к учету.

Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию организации для учета движения товарно-материальных ценностей.

Внутри организации из одного структурного подразделения в другое перемещаются не только материалы, товары, но и объекты основных средств. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2 , утвержденная Постановлением Госкомстата №7.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

ВЫДАЧА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ СО СКЛАДА

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

• либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;
• либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8) . Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно - заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно–заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала. Сдаче складских экземпляров лимитно–заборных карт предшествует сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, находящихся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма № М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

• наименование материала;
• количество материала, его цена и общая сумма;
• назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) . Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

• сторонним организациям на основании договоров и других документов;
• хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12) , утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

• наименование получателя груза;
• наименование груза;
• количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;
• род упаковки;
• способ погрузки и разгрузки;
• время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета , Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Организация складского учета ».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов

Общеизвестная аббревиатура ТМЦ – это товарно-материальные ценности, целый блок средств, именуемых оборотными активами, без которых не обходится ни один процесс производства продукции. Как правило, запасы являются основой переработки материалов в продукт, производимый в компании. Поговорим о ТМЦ: составе, учете, движении и месте в строгой иерархии бухгалтерского баланса.

Знакомимся с ТМЦ

Расшифровка этого понятия объединяет общую информацию о производственных запасах и включает несколько видов средств, классифицирующихся следующим образом:

Сырье и материалы;

Запасные части;

Полуфабрикаты собственного производства на складах;

Покупная и готовая продукция;

Строительные материалы;

Топливо и смазки;

Возвратные отходы и полезные остатки;

Хозяйственный инвентарь;

Тара.

ТМЦ – это оборотные средства, предметы труда, используемые для хозяйственных нужд, потребляемые в процессе производства и увеличивающие стоимость выпускаемого продукта. Запасы являются наиболее ликвидными (после финансовых средств) активами компании. Срок эффективного использования материалов не превышает 1 года.

Учет ТМЦ

Как все активы, запасы должны быть учтены, а для этого предусмотрено несколько балансовых счетов и разработан целый ряд унифицированных первичных документов и регистров синтетического учета. В балансе ТМЦ аккумулируются во втором разделе «Оборотные активы». В нем отражаются остатки запасов в денежном эквиваленте на начало и окончание отчетного периода.

Информация о наличии запасов в балансе – окончательный итог проведенной учетной работы, сведения о динамике движения материалов отражаются в первичных документах и обобщенных регистрах - журналах-ордерах и ведомостях учета материалов.

Поступление

Получение ТМЦ обычно осуществляется, как:

Приобретение за плату от компаний-поставщиков;

Взаимообразный обмен при бартерных операциях;

Безвозмездная поставка от учредителей или вышестоящих организаций;

Оприходование продукции, произведенной собственными силами;

Поступление полезных остатков при демонтаже устаревшего оборудования, станков или другого имущества.

Любое поступление запасов оформляется документально. На ценности, приобретаемые у поставщиков по накладным и счетам-фактурам, в кладовой составляют приходный ордер ф. № М-4. Он становится основанием для занесения информации о количестве и стоимости запасов в карточку складского учета ф. № М-17.

При поставках без сопроводительной накладной или выявлении различий в стоимости либо количестве фактически поступивших материалов с информацией в документах, оформляют акт о приемке ф. № М-7. Составляется он специальной полномочной комиссией, которая приходует материалы по фактическому наличию и учетным ценам. Суммарный излишек впоследствии отражают, как увеличение долга предприятию-поставщику, а выявленная недостача ТМЦ – это причина для составления ему претензии.

Получение материалов экспедитором или другим представителем компании-получателя на складе поставщика оформляется выдачей доверенности ф. № М-2 или М-2а – документа, разрешающего получить ТМЦ от имени предприятия. На приход в кладовую материалов собственного производства составляют требование-накладную ф. № М-11.

Полезные остатки, поступающие от демонтажа производственного оборудования, зданий или других активов приходуются на склад по акту ф. № М-35, в котором указываюется объект демонтажа, количество, цена и стоимость приходуемых возвратных отходов.

Особенности ценообразования в учете материалов

Оформленные документы на приход ТМЦ передаются бухгалтеру, ведущему соответствующий учет. Учетной политикой предприятия принимается один из двух существующих вариантов стоимостного учета запасов. Их могут учитывать по фактическим или учетным ценам.

Фактические цены ТМЦ – это суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с заключенными соглашениями, уменьшенными на стоимость возмещаемых налогов, но включающие в себя оплату затрат, связанных с покупкой. Подобный метод учета используется в основном компаниями с небольшой номенклатурой запасов.

Учетные цены устанавливаются предприятием самостоятельно в целях упрощения учета расходов. Этот способ – преимущественный, если наименований ценностей в предприятии множество. Различия между ценами рассмотрим на приведенных примерах.

Пример № 1 – учет при применении фактической стоимости

ООО "Арго" закупает канцелярскую продукцию для работы офиса на общую сумму 59000 рублей с НДС. Бухгалтер делает записи:

Д 60 К 51 – 59 000 – оплачен счет.
Д 10 К 60 – 50 000 – оприходование ТМЦ.
Д 19 К 60 – 9 000 – НДС по приобретенным запасам.
Д 26 К 10 – 50 000 – списание ТМЦ (продукция выдана работникам).

Учетные цены

Этот метод предполагает использование балансового счета № 15 «Заготовление/приобретение ТМЦ», по дебету которого должны отражаться затраты фактические по закупу запасов, а по кредиту - их учетная цена.

Разница между этими суммами списывается со сч. 15 на сч. № 16 «Отклонения в стоимости ТМЦ». Суммарные разницы списывают (или сторнируют при отрицательных значениях) на счета основного производства. При продаже запасов разницы со счета отклонений отражают по дебету сч. 91/2 «Прочие расходы».

Пример № 2

ПАО «Антей» приобрело бумагу для работы – 50 упаковок. В счете поставщика стоимость покупки составляет 6 195 руб. с НДС, т. е. цена 1 упаковки составляет 105 руб., с НДС – 123,9 руб.

Бухгалтерские проводки:

Д 60 К 51 – 6 195 руб. (оплата счета).
Д 10 К 15 – 5 000 руб. (оприходование бумаги по учетной цене).
Д 15 К 60 – 6 195 руб. (зафиксирована фактическая цена).
Д 19 К 60 – 945 руб. («входной» НДС).

Учетная стоимость составила 5 000 руб., фактическая - 5 250 руб., значит:

Д 16 К 15 – 250 руб. (списана сумма превышения фактической цены над учетной).

Д 26 К 10 – 5 250 руб. (списана стоимость бумаги, переданной в производство).

По окончании месяца отклонения, учтенные в дебете сч. 16, списываются на счета затрат:

Д 26 К 16 – 250 руб.

Хранение ТМЦ

Не всегда хранимые ценности отражаются на балансовых счетах в качестве приобретенных. Иногда в кладовых компаний хранятся материалы, не принадлежащие ей. Так бывает, когда площади складов сдают другим предприятиям или принимают ТМЦ, принадлежащие другим компаниям, на ответственное хранение, т. е. отвечают лишь за сохранность ТМЦ.

Такие материалы не участвуют в производственном процессе организации и учитываются за балансом на счете 002 «ТМЦ, принятые на ответхранение».

Передача ТМЦ на ответственное хранение оформляется составлением соответствующих соглашений, фиксирующих все основные условия договора: сроки, стоимость, обстоятельства.

Выбытие ТМЦ

Движение материалов – нормальный производственный процесс: их регулярно отпускают в переработку, передают для собственных нужд, продажи или списания при наступлении чрезвычайных ситуаций. Отпуск запасов из кладовой также оформляется документально. Учетные документы на выбытие различны. Например, передача лимитируемых материалов оформляется лимитно-заборной картой (ф. М-8). Когда нормы расхода не установлены, отпуск производится по требованию-накладной ф. М-11. Реализация сопровождается оформлением накладной ф. М-15 на отпуск ТМЦ на сторону.

Оценка ТМЦ при отпуске

Отпуская запасы в производство, а также при другом выбытии ТМЦ оценивают, применяя один из методов, который в обязательном порядке оговаривается учетной политикой компании. Применяются они по каждой группе материалов, а действует один способ на протяжении одного финансового года.

Оценивают ТМЦ по:

Себестоимости одной единицы;

Средней себестоимости;

ФИФО, т. е. по цене первых материалов по времени приобретения.

Первый из перечисленных метод применяется для запасов, используемых компаниями в неординарном порядке, например при выпуске изделий из драгоценных металлов, либо при небольшой номенклатуре групп материалов.

Наиболее распространенным способом считают расчет цены по средней себестоимости. Алгоритм таков: общую себестоимость вида или группы материалов делят на количество. В расчете учитываются остатки ТМЦ (количество/сумма) на начало месяца и их поступление, т. е. подобные вычисления обновляются ежемесячно.

В методе ФИФО стоимость материалов при выбытии равна величине цены приобретения по времени в более ранние сроки. Этот способ наиболее эффективен при условии роста цен и теряет актуальность, если возникающая ситуация провоцирует падение цен.

Бухгалтерские записи при выбытии ТМЦ

Д 20 (23, 29) К 10 – передача в производство.
Д 08 К 10 – отпуск на строительство хозспособом.
Д 91 К 10 – списание при продаже или безвозмездной передаче.

Аналитический учет ТМЦ организуется в местах хранения, т. е. в кладовых, и представляет собой обязательное ведение учетных карточек по каждой позиции материалов. Ответственные лица – кладовщики, а контролирующие – работники бухгалтерии. Кладовщик по окончании месяца выводит остатки ТМЦ по карточкам, где указывают движение, начальные и конечные сальдо, бухгалтер сверяет их с документами и удостоверяет правильность расчетов кладовщика росписью в специальной графе карточки.

В бухгалтерском учете на основе документально оформленных операций счетным работником выводится остаток производственных запасов в стоимостном выражении, который и фиксируется во втором разделе баланса, как стоимость ТМЦ. Расшифровка остатков по каждой позиции дается в ведомости по учету материалов.

Учет и контроль движения товаров на складе

Учет и оформление движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций на основании унифицированных форм.

Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности и Российской Федерации и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи их расшифровки, а также печать и штамп организации. В необходимых случаях в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем. В случаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. Накладная, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом.

Должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада. при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен специальной инструкцией.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в Журнале поступления товаров произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату его регистрации, сведения о поступивших товарах.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть заполнена в установленном порядке иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Карточка учета материалов (форма М-17) применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Отпуск товаров со склада оформляется лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров на сторону.

Лимитно-заборная карта (форма М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего отпуск тмц со склада остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов; в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Каждый АРМ состоит из определенного набора электронных документов, справочников, расчетных функций и отчетов. Комплекс имеет встроенные средства настройки, позволяющие гибко конфигурировать функциональные возможности АРМов под конкретные потребности каждого пользователя.

Документ «Заявка на приобретение ТМЦ» предназначен для регистрации и обработки заявок, поступающих от подразделений. В процессе регистрации каждой новой заявке автоматически присваивается очередной регистрационный номер, указывается дата заявки и вводится ее содержание, в котором указывается список заявленных ТМЦ, их количество и желаемые сроки поставки. Обычно эту работу выполняет секретарь начальника службы снабжения. Далее заявки поступают на утверждение начальнику службы снабжения, который может рассчитать нормы расхода материала и аннулировать заявку, может посмотреть остатки на складе и зарезервировать ТМЦ, имеющееся на складе, за подразделением. Если начальник принимает решение о необходимости закупки, то он указывает агента по снабжению, которому поручается данная позиция заявки, количество и срок поставки. Такая заявка принимает статус «Утверждена». Получив задание, агенты по снабжению продолжают дальнейшую обработку заявки, которая заключается в идентификации каждой позиции заявки по справочнику ТМЦ и определении поставщиков, после чего заявка принимает статус «Обработана». Статус заявки отражает ход ее выполнения. Он может принимать одно из следующих значений:

Принята Аннулирована Выдать со склада Утверждена Обработана На оплате Оплачена Выполнена

Документ «Договор поставки» служит для ведения учета долговременных договоров поставки. Он используется для принятия решения по выбору поставщика ТМЦ при обработке заявок. В документе хранится следующая информация: номер договора, срок его действия и условия поставки. Номенклатура поставляемых товаров вводится в «Справочнике ТМЦ».

«Справочник ТМЦ» предназначен для ведения прайса материалов в разрезе поставщиков. Он используется для принятия решения по выбору поставщика ТМЦ при обработке заявок. Справочник содержит информацию по материалам (фотография ТМЦ, наименование ТМЦ, группа ТМЦ, единица измерения, ГОСТ/технические условия) и таблицу с ценами поставщиков (поставщик, код ТМЦ по классификации поставщика, цена, признак «Цена в У.Е.», срок гарантии, дата актуальности цены).

«Справочник нормы расхода ТМЦ» предназначен для ведения норм расхода материалов подразделениями. В нем указывается ТМЦ, подразделение и норма расхода материала в месяц. Данные этого справочника используются при сравнении норма расхода с фактическим расходом материала. Факт расхода определяется по расходным накладным склада с типом «Отпуск в подразделение». Такой расчет делается в экранной форме документа «Заявка на приобретение ТМЦ» для принятия решения об утверждении или об аннулировании заявки.

Документ «Счет к оплате» предназначен для регистрации счетов поставщиков и контроля оплаты счетов, т.е. Прохождения их через банк. Документ содержит три таблицы: «Содержание счета», «Заявки, включенные в счет» и «Оплата». В содержании счета указывается товар, единицы измерения, цена, сумма, процент НДС, сумма НДС и всего с НДС. Во второй таблице указываются отдельные позиции заявок, которые оплачиваются по данному счету. При выборе показываются только те позиции заявок, которые не прошли по другим счетам. Количество заполняется автоматически по данным заявки, оно может быть изменено вручную, но не должно превышать утвержденного к поставке количества. Заявки, позиции которых попали в счет, принимают статус «На оплате». В таблице «Оплата» указывается номер и дата платежного поручения, его содержание и сумма, прошедшая по банку. Один счет может быть оплачен несколькими платежными поручениями и наоборот одно платежное поручение может оплачивать сразу несколько счетов. Все заявки указанные в счете, если они были оплачены полностью, автоматически принимают статус «Оплачена».

Документ «Товарный чек» предназначен для фиксации факта приобретения ТМЦ за наличный расчет. Документ содержит две таблицы: «Содержание чека» и «Заявки, включенные в чек». Содержание чека может быть детализировано или прописано одной строкой. Заявки, все позиции которых включены в товарный чек, принимают статус «Оплачена».

Лимитно-заборная карта может выписываться и в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материала со склада. По лимитно-заборной карте может производиться также возврат неиспользованных материалов на склад.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

101. В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных отпуск тмц со склада, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства изделий (продукции) взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену. Примерная номенклатура причин отклонений от норм расхода материалов приведена в приложении 4 к настоящим Методическим указаниям.

102. Выявление отклонений от норм расхода материалов (экономия, перерасход) производится следующими методами:

• а) методом документирования отклонений;


• б) методом учета партионного раскроя материалов;


• в) инвентарным методом.

Организацией могут разрабатываться и применяться другие методы выявления отклонений от норм, учитывающие особенности технологии производства продукции (работ, услуг).

103. Отклонения от норм расхода материалов методом документирования определяются на основании отдельных сигнальных первичных документов, где отражается отпуск материалов сверх норм.

104. Методом учета партионного раскроя пользуются для выявления отклонений от норм по каждой партии раскраиваемого материала.

Там, где это необходимо и целесообразно, организуются участки централизованного раскроя материалов.

Материалы, подвергающиеся резке или раскрою (листовая сталь, гетинакс, стеклотекстолит, кожа, текстиль и т.д.), в производстве должны учитываться не только в весовом выражении (или в погонных метрах), но и в соответствующих единицах измерения площадей (кв. м; кв. дм и т.д.). Учет партионного раскроя осуществляется в первичном учетном документе типовой формы "Раскройный лист" или "Раскройная карта", которые оформляются на каждую партию раскраиваемого материала. Они предназначены для:

• а) определения фактического расхода раскраиваемого материала, полученных заготовок и установления отклонений от действующих норм при раскрое по количеству и стоимости материалов, а также количества полученных отходов;


• б) списания расхода материалов в производство и оприходования отходов;


• в) выявления причин и виновников перерасхода материалов или установления экономии.

В форму заносится количество материала, поданного к рабочему месту, количество изготовленных заготовок (деталей), количество полученных отходов, а также количество неиспользованных материалов, возвращенных на склад.

Количество изготовленных заготовок (деталей) является в дальнейшем основанием для учета выработки и расчета оплаты труда.

105. При инвентарном методе отклонения от норм выявляются по каждому виду и номенклатурному номеру материалов по отдельным участкам или по подразделению организации в целом.

При этом методе на начало и конец месяца (проверяемого периода) производится инвентаризация остатков не израсходованных в производстве материалов, находящихся на рабочих местах (участках, бригадах). За каждый месяц (проверяемый период) составляется отчет о расходовании материалов, в котором показываются остатки материалов на начало и конец месяца (периода), сколько получено и возвращено материалов за отчетный месяц (период), сколько фактически израсходовано, количество произведенной продукции (изделий, деталей и т.д.) или объемы выполненных работ, расход материалов по нормам, экономия и перерасход. Этот отчет с объяснениями руководителя подразделения организации о причинах отклонений от норм и принятых мерах по устранению непроизводительных расходов (мерах по экономии материалов) передается в бухгалтерскую службу для проверки и расчета стоимостных показателей (если они не показаны в отчете).

106. В каждом подразделении организации должен вестись оперативный количественный учет наличия и движения полуфабрикатов собственного производства.

При полуфабрикатном методе сводного учета затрат на производство, помимо количественного учета наличия и движения полуфабрикатов собственного производства, должен вестись их системный (стоимостной) учет по соответствующим счетам учета затрат на производство.

107. Организация может устанавливать особый порядок учета отдельных видов материальных запасов.

Особый порядок учета материальных запасов заключается в следующем:

• а) составляется перечень материальных запасов, подпадающий под особый порядок учета. В этот перечень могут включаться драгоценные металлы и драгоценные камни изделия из них, комплектующие изделия и полуфабрикаты, как покупные, так и собственного изготовления, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, спирт, дорогостоящие материальные ценности, а также сильнодействующие ядовитые вещества. В перечень могут включаться и другие материальные запасы. Перечень утверждается руководителем организации;


• б) материальные запасы особого порядка учета при отпуске их со складов организации в подразделения и со складов (кладовых) цехов на участки, в бригады и непосредственно на рабочие места с учета не списываются, а относятся в подотчет;


• в) руководителем организации утверждается список должностных лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск (подписывать соответствующие первичные документы на отпуск), и список лиц, которым доверено их получение, и, в необходимых случаях, список лиц, которым доверено их использование в производстве;


• г) материальные запасы особого порядка учета списываются с подотчета подразделений организации, отдельных работников с отнесением их стоимости на счета учета затрат на производства на основании акта, составленного Комиссией, назначенной руководителем организации либо руководителем соответствующего подразделения организации. В акте указываются остаток материальных запасов на начало и конец отчетного месяца (периода), движение материальных запасов в течение месяца (периода), в том числе фактически израсходовано, расход по нормам, отклонения от норм (перерасход, экономия). Одновременно Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов. В случаях перерасхода устанавливает причины расхода сверх норм и дает соответствующее заключение. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им на то уполномоченным.

108. Если в организации организована централизованная доставка материалов со складов организации на склады (кладовые) подразделений организации, на участки и на рабочие места, то подразделением, выполняющим снабженческие или плановые функции, составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются утвержденные лимиты и календарные сроки подачи (доставки) материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится доставка материалов по назначению.

Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются организацией в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.

109. Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат).

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

110. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и т.п.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или объему допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов, проводимых Комиссией. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Расход материала определяется как разница между остатком по учетным данным к моменту проведения инвентаризации и фактическим наличием, определенным инвентаризацией.

111. Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. Стоимость отходов определяется организацией исходя из сложившихся цен на лом, утиль, ветошь и т.п. (т.е. по цене возможного использования или продажи).

Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью использованием.

Стоимость учтенных отходов относится в уменьшение стоимости материалов, отпущенных в производство.

В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т.д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований (требований-накладных).

112. Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются по складу с одновременным списанием с подотчета подразделения организации. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.

113. Передача материалов с одного склада организации на другой склад организации, а также со склада (кладовой) одного подразделения организации на склад (кладовую) другого подразделения организации оформляются накладными на внутреннее перемещение.

114. Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу организации или иное подразделение (например, вычислительный центр) согласно утвержденному порядку документооборота.

115. Материалы, отпущенные обособленным подразделениям организации, состоящим на отдельных балансах, списываются с учета с одновременным отнесением их стоимости на расчеты с указанными подразделениями.

116. Материалы, отпущенные обслуживающим производствам и хозяйствам, не состоящим на отдельных балансах, списываются с учета с одновременным отнесением их стоимости на расходы указанных производств и хозяйств.

Материалы, полученные от других организаций непосредственно соответствующими обслуживающими производствами и хозяйствами, без завоза их на склады организации, на счетах учета материальных ценностей в бухгалтерской службе организации учитываются транзитом, с последующим отнесением их стоимости на расходы соответствующих обслуживающих производств и хозяйств в корреспонденции с кредитом счетов учета материалов. Операции по приходу и расходу материалов оформляются установленными первичными учетными документами.

Организация может установить для обслуживающих производств и хозяйств иной порядок учета отпущенных им материалов. Отпущенные указанным подразделениям материалы учитываются как внутреннее перемещение, т.е. числятся за соответствующими производствами (хозяйствами) на счетах учета материальных ценностей, а по мере расхода этих материалов обслуживающие производства и хозяйства представляют в бухгалтерскую службу организации первичные учетные документы на расходование, на основании которых бухгалтерская служба организации списывает их с подотчета подразделения и относит на соответствующие счета учета расходов. В таком же порядке учитываются материалы, полученные от других организаций обслуживающими производствами и хозяйствами.

117. Бухгалтерская служба организации обязана:

• а) проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы;


• б) производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;


• в) определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;


• г) регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.

118. Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов. В указанной ведомости материальные затраты (включая ТЗР) приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них - по заказам (изделиям, видам продукции, работам, услугам) и статьям расходов.