Спецодежда учет и списание. Специальная одежда: бухгалтерский и налоговый учет

На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.

Обеспечение СИЗ

Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.

СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.

СИЗ делятся на:

• изолирующие костюмы, скафандры;
• средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
• специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
• средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
• средства для защиты от падения с высоты;
• дерматологические средства.

Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях. На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ - даже иностранного производства - должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества. Иначе их применять нельзя.

Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст. 221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения. Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.

В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот. Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы - на перчатки. Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.

Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования - до полного износа или в качестве запасных.

Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены. Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки - при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.

Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.

Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.

БУ

Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек. По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению. Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.

В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.

Варианты

Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

Пример

Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.

ООО (название)

ПКО от 28.02.16 № 15

Проводки в бухгалтерском учете:

• ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 - 1 350 руб. - стоимость спецодежды (без НДС).
• ДТ19 КТ60 - 243 руб. - входной НДС.
• ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 - 243 руб. - принят к вычету НДС.
• ДТ60 КТ51 - 1 593 руб. - перечислены средства поставщику.

Учет выдачи спецодежды

Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8). А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.

Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.

ООО (название)

Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год

В собственную форму можно вставить любые строки. Например, фиксировать возврат спецодежды перед увольнением сотрудника. Эта ведомость будет считаться регистром.

Факт выдачи спецодежды должен быть отображен на счете 10. Проводка будет показывать движение спецодежды с субсчета «На складе» на субсчет «В эксплуатации». Списание спецодежды осуществляется единовременно или равномерно по факту выдачи ее сотрудникам. Стоимость включается в производственные расходы предприятия.

Пример

Дополним условия предыдущего примера. Техника безопасности на предприятии предусматривает использование жилетов сотрудниками транспортной службы. Кладовщик условного ООО 17 марта выдал эти МБП. Перемещение спецодежды между подразделениями оформляется требованием-накладной. Выдача жилетов водителям фиксируется в ведомости. По этим первичным документам бухгалтер делает проводки в балансе:

ДТ10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» КТ10 субсчет «Спецодежда на складе»
- 1080 руб.- перемещение МБП в подразделение.

Документы от подотчетных лиц в бухгалтерию попали в конце месяца. Учетной политикой предусмотрено, что МБП со сроком использования до 12 месяцев списываются единовременно. В БУ проводятся такие записи:

ДТ20 КТ10 - 1080 руб. - списание спецодежды в счет расходов предприятия.

ДТ012 «Спецодежда в эксплуатации» - 1080 руб. - выдача МБП сотрудникам.

Возврат МБП на склад

Чаще всего спецодежда является собственностью компании. Сотрудник получает ее во временное пользование, а в случае увольнения или смены должности возвращает ее на склад. Эту операцию нужно отразить в бухучете.

Составлять отдельный документ нет необходимости. Разработанная карточка учета спецодежды может содержать строки, в которых будет отражаться факт возврата МБП. Как отразить операцию в бухгалтерском учете? Если спецодежда списывается на расходы полностью, то дополнительные проводки делать не нужно. Если часть стоимости числится по счету 10, то нужно сделать дополнительную запись, перевести МБП с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе». Остаток стоимости не списывается, так как на расходы можно относить только МБП, которые находятся в эксплуатации.

Учет спецодежды в НУ не отражается. МБП списываются на расходы при расчете НПП единовременно. Это происходит в момент передачи спецодежды сотруднику. Пришедшие в негодность МБП подлежат списанию. Но эта операция оформляется отдельным актом.

Лимиты списания МБП

Министерством труда России разработаны нормы спецодежды, но только для некоторых отраслей, например, для предприятий электротехнической сферы деятельности. Остальные организации могут использовать Типовые нормы выдачи одежды.

Кроме этого, предприятия могут учитывать все расходы на приобретение и уход за МБП, в том числе сверх установленных норм. Это не противоречит НК РФ, ТК РФ. Но предварительно нужно разработанные правила расчета утвердить внутренним приказом руководителя.

А вот списывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы по нормам, ниже законодательных, нельзя. Это противоречит ст. 221 ТК РФ. Если правилами предусмотрено три пары перчаток за год на одного сотрудника, то выдать ему две пары нельзя. За такие нарушения предусмотрен штраф. Дополнительные затраты предприятия могут составлять 30-50 тыс. руб., а руководителя – 1-5 тыс. руб. В случае грубого нарушения норм инспекция по труду может остановить деятельность предприятия на 90 дней.

Нюансы налогообложения

Учет спецодежды осуществляется без начисления НДС. Эти МБП выдаются на время, а не передаются в собственность сотрудникам. То есть нет перехода прав собственности. С этим налоговые органы спорить не будут. Иначе обстоят дела, если сотрудник выплатил деньги за спецодежду. Например, при увольнении он заплатил в кассу ее остаточную стоимость. В такой ситуации нужно либо начислить НДС, либо сослаться на постановление ФАС № 2901/2008. Сотрудник выплатил компенсацию предприятию, а не купил спецодежду. На стоимость МБП начислять страховые взносы не нужно, при условии, что оны переданы сотрудникам в пользование, а не в собственность.

Учет спецодежды, которая подлежит списанию, в НУ осуществляется иначе, нежели в бухгалтерском. МБП стоимостью менее 10 тыс. руб., использовать которые можно до 12 месяцев, включаются в состав материальных издержек. Затраты на их приобретение являются косвенными и списываются полностью в момент выдачи. Спецодежда, стоимость которой превышает 10 тыс. руб., а срок службы составляет более одного года, включается в состав амортизируемого имущества и погашается линейным способом.

Учет спецодежды в 1С

Приобретение МБП осуществляется документом «Поступление товаров» с видом операции «Покупка». Для добавления позиции номенклатуры в документ нужно ввести новый элемент в «Номенклатуру» в группу «Спецодежда» или «Спецоснастка», указать количество и счет учета «10».

Следующий этап - передача МБП в эксплуатацию на производство. Это операция проводится в программе документом «Передача материалов». В нем указывается физлицо, которому предоставляется МПБ. Чтобы вбить передачу спецоснастки, нужно в этом же документе выбрать одноименную закладку.

В отличие от рассмотренного до этого примера, оборудование передается не физическому лицу, а в определенный цех. Он вбивается в поле «Местонахождение». В этом же документе указывается способ списания стоимости МБП: единовременно в момент передачи или равными партиями. Для этих целей предусмотрен реквизит «Назначение использования». В основном списание МБП осуществляется в момент передачи их в эксплуатацию. Все затраты ложатся на производственные расходы текущего периода. Реквизит «Количество по нормативу» заполняется, чтобы в момент передачи МБП другим документом число спецодежды подставлялось автоматически.

От периода эксплуатации зависит порядок погашения стоимости МБП. Если он превышает один год, то в БУ и НУ стоимость спецодежды списываться на материальные расходы. Только в первом случае будет выбран линейный способ.

Особенность спецоснастки в том, что ее нельзя отнести на ОС, если стоимость последней составляет менее 40 тыс. рублей. Она списывается либо пропорционально с объемом выполненных работ, либо линейно. В первом случае нужно ежемесячно создавать документ «Выработка МБП и материалов» и регистрировать в нем количество изготовленной продукции.

В дебет проводки, которой будут списаны МБП, подставляются данные, которые указаны в реквизите «Отражение расходов»: счет 20 или 25, подразделение, статья затрат и номенклатурная группа. Сумма на забалансовые счета 10.11 и 10.10 попадает после проведения документов.

Списание стоимости спецодежды

Если при передаче МБП нужно удалить их с баланса, то при формировании документа перемещения материалов следует указать соответствующие проводки. Если отчуждение стоимости осуществляется на протяжении всего срока использования спецодежды, то проводки указываются в конце отчетного периода при закрытии месяца. Для этих целей предусмотрен отдельный регистр «Погашение стоимости спецодежды». Он формирует запись ДТ счет 20.01 КТ счет 10.11.

Выведение спецоснастки из эксплуатации осуществляется документом «Списание материалов». Он вводится на основании «Передачи материалов» или отдельно. В первом случае все поля подставляются из документа-основания, во втором – их нужно вбивать отдельно или заполнять кнопкой «Подбор». Дополнительно в поле «Местонахождение» указывается цех, с которого выводится спецоснастка.

Закладка «Списание расходов» заполняется, если стоимость МБП полностью не погашена. По умолчанию затраты будут зачисляться в дебет счета, указанного в основной части документа. Можно выбрать второй тип списания и вбить отдельно счет.

Трудовое законодательство РФ в ст. 221 ТК РФ регламентирует обязанность работодателей бесплатно обеспечить сотрудников, занятых в опасных/вредных или особых условиях сертифицированными СИЗ – средствами индивидуальной защиты. Разберемся, как происходит списание спецодежды в бухгалтерском учете 2017 года, и кто должен выдавать СИЗ. Также рассмотрим типовые проводки по спецодежде, в том числе по увольняющимся сотрудникам.

Нормативный порядок выдачи спецодежды

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими учет СИЗ в 2017 г. являются: ТК РФ (ст. 221, 209, 212), Типовые нормы Минтруда № 997н от 09.12.14 г., приказ Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.09 г. Перечень выдаваемой специальной одежды содержится в приказе № 33н от 24.01.14 г. Согласно разъяснениям Минтруда, отсутствие проведения АРМ или СОУТ не может быть основанием для необеспечения работников спецодеждой, что относится к административным и уголовным нарушениям в области охраны труда.

Обратите внимание! Размер штрафов за несоблюдение порядка выдачи СИЗ персоналу составляет: 20 000-30 000 для должностных лиц, 130 000-150 000 для юридических лиц (КоАП РФ стат. 5.27.1 п. 4).

Бухучет спецодежды ведется согласно Типовым нормам, утвержденным для отдельных экономических отраслей, по профессиям, климатическим поясам и прочим определяющим признакам. Списание спецодежды при увольнении работника (проводки приведены ниже), производится по специальным правилам. При этом все СИЗ, включая одежду, обувь, перчатки и различные предохранительные приспособления, должны быть сертифицированы или же декларированы по нормам безопасности.

Бухгалтерский учет спецодежды

Бухучет спецодежды включает оприходование на склад, выдачу персоналу, возврат пригодных экземпляров. Заключительный этап – списание спецодежды: в бухгалтерском учете 2017 г. на расходы относятся МПЗ путем единовременного отнесения или через амортизационные равномерные отчисления в течение установленного срока. Выбранный метод необходимо закрепить в учетной политике компании.

Бухгалтерский учет спецодежды в зависимости от эксплуатационного срока выделяет 3 категории:

1. СИЗ сроком использования до 12 мес.
2. СИЗ сроком использования более 12 мес., относимые к ТМЦ по стоимостному критерию.
3. СИЗ сроком использования от 12 мес. и стоимостью свыше 40000 руб., относимые к объектам основных средств .

Важно! Независимо от способа списания спецодежды в бухгалтерском учете 2017 г. в целях контроля за сохранностью требуется вести учет остатков и движения СИЗ на забалансовом счете.

Что относится к спецодежде в бухучете:

• Специальные костюмы.
• Обувь.
• Жилеты.
• Комбинезоны.
• Накидки.
• Перчатки.
• Скафандры, маски.
• Прочее.

Минимальные нормы списания спецодежды в бухучете устанавливаются законодательно. Работодатель вправе самостоятельно изменить показатели, если это приведет к повышению уровня защиты работников. Если на предприятии используются повышенные нормы, в целях обоснованности расходов требуется закрепить действующие правила во внутренних ЛНА (коллективных договорах, положении профсоюза и пр.).

Списание спецодежды – проводки

Возврат спецодежды при увольнении работника – проводки

Когда сотрудник увольняется/переводится в другой отдел, средства ИЗ должны списываться. В этом случае оформляется возврат спецодежды при увольнении работника – проводки следующие:

• Д 10.10 К 10.11 – по остаточной стоимости отражен возврат.
• Д 94 К 10.11 – списана непригодная одежда.
• Д 91.2 К 94 – отнесена на прочие расходы стоимость списанных СИЗ.

Удержание за спецодежду при увольнении – проводки:

• Д 73 К 94 – выявлен ущерб по невозвращенной МОЛ (материально-ответственным лицом) спецодежде.
• Д 70 К 73 – отражено удержание за спецодежду при увольнении: проводки будут другими, если виновник недостачи не установлен, а именно:
• Д 94 К 10.11 – произведено списание по фактической стоимости утерянной спецодежды.
• Д 91.2 К 94 – отнесена недостача по спецодежде на расходы организации.

Каждый работодатель обязан обеспечивать работников средствами индивидуальной защиты, так называемой спецодеждой. Как вести учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете вы узнаете из этой статьи.

Кому выдавать спецодежду

Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодеж­ду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работах:

<или> с вредными и (или) опасными условиями труда;

<или> выполняемых в особых температурных условиях;

<или> связанных с загрязнением.

Узнать подпадает ли работник под вышеназванные условия, нужно посмотреть специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников, в т.ч. и офисных. Или аттестацию, если она была проведена менее 5 лет тому назад.

При этом спецодежда также должна выдаваться, если резуль­таты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Если ваши работники не получили положенную им спецодежду, они вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. При­чем работодатель должен оплатить работникам возникший по его вине простой.

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, кото­рые предусмотрены для его вида деятельности. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нор­мах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должно­стей) всех отраслей экономики.

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нор­мами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты). Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Когда работодатель определится, каким работникам (по какой про­фессии или должности), в каком количестве и на какой срок нужно выдавать спецодежду, все это же­лательно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в поло­жении о СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к пра­вилам обеспечения спецодеждой. При этом работники должны расписаться в получении спецодежды.

Работодатель должен не только своевременно выдавать работ­никам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и замену.

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернуть:

<или> при увольнении;

<или> при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;

<или> по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой. Если возвращенная спецодежда пригодна для дальней­шего использования (это должна определить комис­сия по охране труда или при ее отсутствии - долж­ностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначению.

При этом работодатель должен позабо­титься о том, чтобы работники были уведом­лены о порядке сдачи (возврата) спецодеж­ды.

Для ЭТОГО МОЖНО:

<или> прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;

<или> прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отра­жен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам . Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизацию

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара - для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе . А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачи:

<если> он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:

<или> единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;

<или> равномерно в течение срока ее службы;

<если> он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникам.

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной , предъявленный поставщиком спецодежды, если:

• поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
• работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужной.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующее

• вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставле­ния спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или атте­стацией рабочих мест по условиям труда);
• спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

<если> ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использова­ния более года, тогда спецодежда признает­ся амортизируемым имуществом и ее стои­мость погашается путем начисления амортизации;

<если> одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования - 12 месяцев или мень­ше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организации:

<или> единовременно в полной сумме;

<или> равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб. Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» , то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодежды:

<или> как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);

<или> как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцев.

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при рас­чете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно - затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщику.

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работ­никам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не являет­ся вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спец­одежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодеж­ду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместить. Его размер должен определить работо­датель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спец­одежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об оста­точной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спец­одежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении.

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работников. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесяч­ный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласия». Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыска­нии ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, рабо­тодатель может требовать возмещения ущерба только через суд.

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собст­венности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядке. НДС придется начис­лить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет тре­бовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодеж­ды^.

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализацией.

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вер­нул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стои­мость, то компании нужно начислить работнику с дохода, полу­ченного в натуральной форме4з. Также придется начислить и страховые взносы.

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственно­сти на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии докумен­тов об изъятии спецодежды при увольнении.

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средств. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФ? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещае­мую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили).

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в тер­риториальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявле­ние (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудом.

Если примет решение о возмещении ваших расходов на при­обретение спецодежды, тогда:

Об авторе

Работающий главный бухгалтер с «нескромно»:-) большим стажем работы в бухгалтерии. Генеральный директор ООО "Бухпомощь.ру". Основатель "Школы успешного бухгалтера"

Согласно ст. 221 Трудового Кодекса РФ, на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются сертифицированные специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Специальная одежда - это средства индивидуальной защиты работников организации. К ним относятся:

• специальная одежда;
• специальная обувь;
• предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, в том числе изолирующие, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, средства защиты лица, средства защиты органа слуха, средства защиты глаз, и другие виды специальной одежды и предохранительных приспособлений).

Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену (ч. 3 ст. 221 ТК РФ).

Бухгалтерский учет спецодежды

В зависимости от стоимости и срока полезного использования спецодежду можно условно разделить на три категории:

• Первая категория : спецодежда со сроком полезного использования менее 12 месяцев.
• Вторая категория : спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев, не входящая в состав основных средств по стоимостному критерию согласно ПБУ 6/01 "Учет основных средств» (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01) и учетной политике предприятия.
• Третья категория : спецодежда, входящая в состав основных средств (срок полезного использования более 12 месяцев стоимостью свыше 40 000 руб.).

Спецодежда, которая относится ко второй категории, учитывается в составе материально-производственных запасов, но не может быть единовременно списана на счета затрат. Ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи спецодежды, а также в правилах обеспечения работников спецодеждой (п. 26 Методических указаний).

Для обеспечения контроля за сохранностью спецодежды после ее ввода в эксплуатацию она учитывается на забалансовом счете (п. 23 Методических указаний). В программе "1С:Бухгалтерия 8" для этих целей используется забалансовый счет МЦ.02 "Спецодежда в эксплуатации".

Спецодежда, которая относится к третьей категории, учитывается в порядке, применяемом для учета основных средств.

Налоговый учет спецодежды

Обратите внимание : В результате учета второй категории спецодежды возникает временная разница, т.к. в бухгалтерском учете стоимость такой спецодежды списывается постепенно (линейным способом), а в налоговом учете списание выполняется единовременно (материальные расходы).

Учет спецодежды в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8»

В программе "1С:Бухгалтерия предприятия 8" для учета спецодежды используются счета 10.10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе", 10.11.1 "Специальная одежда в эксплуатации", а также забалансовый счет МЦ.02 "Спецодежда в эксплуатации".

В данной статье мы рассмотрим три способа погашения стоимости спецодежды :

• погашать стоимость при передаче в эксплуатацию;
• линейный;
• пропорционально объему продукции (работ, услуг).

Разберем особенности учета на примере данной ситуации:

15.06.2013 г. ООО "Восход" приобрело у поставщика ООО "Текстильщик" комбинезон в количестве 5 штук по цене 1 180 руб. (в т.ч. НДС), сапоги резиновые в количестве 7 пар по цене 590 руб. (в т.ч. НДС) и перчатки в количестве 15 пар по цене 33,6 руб. (в т. НДС).

В организации установлены следующие нормы выдачи спецодежды: комбинезон - 1 штука на год, сапоги резиновые - 1 пара на два года.

Поступления спецодежды

• склад, на который поступает приобретаемая спецодежда;
• контрагент-поставщик;
• договор, согласно которому производится закупка.

На основании документа «Поступление товаров и услуг» вводятся данные предъявленного поставщиком счета-фактуры. Для ввода счета-фактуры можно перейти по гиперссылке, которая выделена синим цветом в нижней части документа «Поступление товаров и услуг», или воспользоваться закладкой«Счет-фактура».В счете-фактуре необходимо указать входящий номер и дату (рис.2).

В результате проведения документа «Поступление товаров и услуг» формируются проводки, отражающие поступление спецодежды на склад и возникновение задолженности перед поставщиком, а так же величину входящего НДС (рис.3).

Передача спецодежды в эксплуатацию

При добавлении нового документа на закладке «Спецодежда » указывается список выдаваемой сотрудникам спецодежды (в нашем случае это комбинезон, сапоги резиновые и перчатки) (рис.5).

В столбце «Назначение использования » информация о способе погашения стоимости спецодежды и нормативе выдачи. Рассмотрим детально, какая информация указывается в карточке назначения.

Обратите внимание: Назначение использования задается для каждой номенклатуры отдельно (поле «Номенклатура »), таким образом, созданное назначение использования для комбинезона не может быть использовано в дальнейшем для перчаток. В наименовании назначения использования можно указать, каким образом будет использоваться спецодежда, срок полезного использования(до года или больше года). В карточке назначения указывается количество по нормативу выдачи, способ погашения стоимости (по данным бухгалтерского учета), срок полезного использования в месяцах (важен при использовании варианта погашения «Линейный») и способ отражения расходов (т.е. счет затрат и аналитика, на которые будет производиться списание спецодежды). (см. рисунки 6, 7, 8):

Как говорилось ранее, стоимость спецодежды сроком полезного использования меньше года списывается на расходы сразу в момент выдачи в эксплуатацию (в нашем случае на счет 20 «Основное производство») как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, вследствие чего не возникает постоянных и временных разниц. Для такой спецодежды устанавливается способ погашения стоимости «» (рис.6).

Обратите внимание: «Способ погашения стоимости », указываемый в карточке назначения использования, отражает настройку для бухгалтерского учета. В налоговом учете списание стоимости на расходы производится автоматически. Для спецодежды со сроком полезного использования менее года (для которой списание в бухгалтерском и налоговом учете производится одновременно) показатель «Срок полезного использования » содержит вспомогательную информацию для анализа, не влияющую на результаты проведения документа.

Создадим назначение использования для сапог (рис.7). Как отмечалось ранее, если срок полезного использования спецодежды больше 12 месяцев, то в бухгалтерском учете стоимость такой спецодежды будет списываться на расходы постепенно в течение всего срока полезного использования равными долями (линейным способом), а в налоговом учете списание производится единовременно, в результате чего возникает временная разница.

Обратите внимание : В назначении использования имеется возможность указать также способ погашения стоимости «Пропорционально объему продукции (работ, услуг) », но он не применим к спецодежде. Его можно применять только к спец оснастке.

При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг) сумма погашения стоимости специальной оснастки определяется исходя из натурального показателя объема продукции (работ, услуг) в отчетном периоде и соотношения фактической себестоимости объекта специальной оснастки к предполагаемому объему выпуска продукции (работ, услуг) за весь ожидаемый срок полезного использования указанного объекта.

Применение способа списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг) рекомендуется для тех видов специальной оснастки, срок полезного использования которой непосредственно связан с количеством выпущенной продукции (работ, услуг), например, штампы, пресс-формы, прокатные валки и т.п.

Создадим так же назначение использования для выдаваемых сверх норм перчаток (рис.8).

При выдаче спецодежды сверх норм возникает постоянная разница (ПР) в оценке расходов, поскольку списание спецодежды производится по данным бухгалтерского учета, а в налоговом учете стоимость списания не облагается налогом на прибыль. Постоянная разница возникает один раз в текущем периоде. Таким образом, при списании спецодежды сверх норм корректировка налога на прибыль производится один раз в периоде выдачи спецодежды.

На что требуется обратить внимание при добавлении назначения использования для такой спецодежды?

1. В «Способе погашения стоимости » указывается вариант «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию », чтобы в бухгалтерском учете стоимость спецодежды сразу была отнесена на расходы (в нашем случае сч. 91.02) (рис. 8).
2. Заполнение «Способа отражения расходов » (рис. 9, 10).

При добавлении нового способа отражения расходов для выбранного счета затрат обязательно указывается аналитика - «Статья затрат» или статья «Прочих доходов и расходов» в зависимости от выбранного счета затрат (рис.10).

В качестве «Субконто 1» для сч.91.02 выступает статья прочих доходов и расходов. Создадим новую статью с наименованием « Спецодежда сверх норм». При добавлении новой статьи важно указать, что в налоговом учете расходы по данной статье являются не принимаемыми при расчете налога на прибыль: в столбце «Принятии к НУ » убираем галочку(рис. 11, 12).

В результате такой настройки в бухгалтерском учете стоимость спецодежды полностью спишется на счет 91.02 «Прочие расходы», а в налоговом возникнет постоянная разница, которая будет влиять на расчет налога на прибыль.

В результате проведения документа «Передача материалов в эксплуатацию» будут сформированы следующие проводки (рис. 13):

Разберем проводки, сформировавшиеся при проведении документа.

Проводкой Дт 10.11.1 Кт 10.10 отражается выдача спецодежды со склада в эксплуатацию.

Стоимость спецодежды «Комбинезон», по которой был установлен способ погашения стоимости «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию », списывается в Дт20.01 полностью как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (проводка № 4) в размере 1 000 руб.

Стоимость спецодежды «Сапоги резиновые» с линейным способом погашения стоимости списывается на расходы единовременно только в налоговом учете в размере 500 руб. При этом на счетах 20.01 и 10.11.1 фиксируется возникновение налогооблагаемой временной разницы (проводка №5). Погашение стоимости данной спецодежды в бухгалтерском учете и погашение возникшей временной разницы будет осуществляться ежемесячно в течение всего срока полезного использования при проведении регламентной операции « Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки».

Перчатки, которые выдавались сверх норм (проводка №6), в бухгалтерском учете сразу же в полной сумме (20 руб.) списались на прочие расходы (сч. 91.02), а в налоговом учете образовалась постоянная разница, с которой при расчете налога на прибыль будет производиться корректировка налога.

Для контроля за наличием спецодежды в эксплуатации на стоимость переданной в эксплуатацию спецодежды при проведении документа вводятся записи по дебету забалансового счета МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации» (проводки № 7, 8 и 9).

Важно! На всех балансовых счетах всегда должно выполняться равенство БУ=НУ+ПР+ВР (кроме сч.90 и 91, на которых данное равенство может не выполняться на величину НДС).

Чтобы проанализировать выполнение данного требования, при формировании оборотно-сальдовой ведомости в настройках отчета требуется включить «Контроль » выполнения этого равенства (рис.14).

Проведем погашение стоимости за следующий месяц (июль).

Для запуска регламентной операции требуется перейти в меню:Учет, налоги, отчетность- Закрытие периода - Регламентные операции(рис.15).

В результате проведения документа будет сформирована проводка по погашению стоимости сапог (рис.16).

При проведении документа в дебет счета 20.01 "Основное производство" в бухгалтерском учете списывается стоимость спецодежды, рассчитываемая следующим образом: 500 руб. / 24 мес. = 20,83 рублей в месяц. Также фиксируется погашение возникшей в момент выдачи в эксплуатацию налогооблагаемой временной разницы в сумме 20,83 рублей.

Вернемся к месяцу передачи спецодежды в эксплуатацию и рассмотрим, какие проводки будут сформированы при закрытии месяца. Отразим выручку от реализации, оказав услугу стоимостью 11 800 руб. (в т.ч. НДС=18%)(рис. 17).

При проведении документа отразится выручка от реализации и начисление НДС (рис.18).

В нашем примере имеются расходы от передачи в эксплуатацию спецодежды и выручка от оказания услуги. Выясним, каким образом влияют сформировавшиеся постоянные и временные разницы на расчет налога на прибыль. Для этого запустим обработку «Закрытие месяца ».

Меню: Учет, налоги, отчетность - Закрытие периода - Закрытие месяца (рис.19).

Проанализируем проводки, сформированные регламентной операцией «Расчет налога на прибыль » (рис. 20)

С величины бухгалтерской прибыли (8 980 руб.) рассчитывается условный расход по налогу на прибыль:

8 980 * 20% = 1 796 руб.

Дт 99.02.1Кт 68.04.2 1 796 руб.

При передаче в эксплуатацию сапог (со сроком полезного использования 2 года) в налоговом учете в расходы была принята стоимость сапог 500 руб. В бухгалтерском учете эта стоимость будет погашаться в течение срока полезного использования (2 лет), в связи с чем в момент передачи в эксплуатацию сапог возникает налогооблагаемая временная разница (НВР) в размере 500 руб., с которой при закрытии месяца рассчитывается отложенное налоговое обязательство.

Дт 68.04.2 Кт 77 500 руб.*20%=100 руб.

Начиная с месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию, стоимость сапог будет погашаться в бухгалтерском учете и начнет погашаться возникшее в месяце передачи в эксплуатацию отложенное налоговое обязательство. Погашение возникшего ОНО будет производиться в течение оставшегося срока полезного использования равными долями:

Дт 77 Кт 68.04.2 500 руб./24 мес.*20%=4,17 руб.

Поскольку в текущем месяце организацией была выдана спецодежда сверх норм, то при формировании проводки Дт 91.02Кт 10.11.1 возникла постоянная разница. С возникшей постоянной разницы рассчитывается постоянное налоговое обязательство (ПНО) в размере 20 руб.* 20% = 4 руб.

Дт 99.02.3 Кт 68.04.2 4 руб.

Рассчитанный налог на прибыль в размере 1 700 руб. распределяется по видам бюджета: на федеральный и региональный.

1 700 руб. / 20 % * 2 % = 170 руб. в Федеральный бюджет (проводка №1)

1 700 руб. / 20 % * 18 % = 1 530 руб. в Региональный бюджет (проводка №2)

170 руб. + 1 530 руб. = 1 700 руб.

Рассмотрим, какие проводки будут сформированы в следующем месяце. Для удобства расчета снова отразим выручку от реализации на сумму 11 800 руб. (в т.ч. НДС=18%).

При проведении регламентной операцией «Расчет налога на прибыль » за июль будут сформированы следующие проводки (рис. 22).

С бухгалтерской прибыли (9 979,15 руб.) рассчитывается условный расход по налогу на прибыль (1 995, 83 руб.):

9 979,15 * 20 % = 1 995,83 руб.

Дт 99.02.1 Кт 68.04.2 1 995,83 руб.

В июле начинает погашаться отложенное налоговое обязательство 77Кт 68.04.2 на сумму4,17 руб. На данную величину корректируется налог на прибыль, который с учетом отложенного налогового обязательства составил 2 000 руб.

Рассчитанный налог на прибыль в размере 2 000 рублей распределяется на Федеральный бюджет (2%) и Региональный (18%).

2 000 руб. / 20 % * 2 % = 200 руб. (проводка №1)

2 000 руб. / 20 % * 18 % = 1 800 руб. (проводка №2)

Проводки, сформированные при закрытии июля, будут формироваться в течение 23 последующих месяцев (до момента погашения стоимости сапог) при условии, что не возникнет дополнительных постоянных и временных разниц.

Справка-расчет налоговых активов и обязательств

Печатная форма отчета является учетным документом, утверждающим порядок признания постоянных и временных разниц в оценке активов и обязательств в месяце формирования отчета.

Перейти к справке можно через пункт меню: Учёт, налоги, отчетность - Закрытие периода - Закрытие месяца - Справки-расчеты.

Информация в отчете разделена на два блока:

• раздел, касающийся постоянных разниц, с которых рассчитываются постоянные налоговые активы и обязательство;
• раздел, отражающий временные разницы, с которых рассчитываются отложенные налоговые активы и обязательства (рис.24, 25).

Проанализируем данные отчета за июнь. На рисунке 24 мы видим, что в июне была признана постоянная разница в размере 20 рублей, возникшая при списании спецодежды сверх норм (перчатки). После закрытия месяца в графе 7 рисунка 21 с возникшей постоянной разницы рассчиталось постоянное налоговое обязательство в размере:

20 руб. *20 % = 4 руб.

На рисунке 25 отражается величина признанной временной разницы в размере 500 руб. от передачи в эксплуатацию сапог, с которой рассчитывается отложенное налоговое обязательство:

500 руб. * 20 % = 100 руб.

Сформируем справку-расчет налоговых активов и обязательств за июль (рис.26).

Как видно из рис.26, в июле справка-расчет сформировалась только в части «Отложенные налоговые активы и обязательства» (в июле происходит погашение отложенного налогового обязательства).

Во второй графе рис.26 («Признаны ранее») отражается признание временной разницы в размере 500 рублей, возникшее в прошлом месяце. Погашение признанной налогооблагаемой временной разницы производится ежемесячно в размере:

500руб. /24 мес.=20,83 руб.

Погашение отложенного налогового обязательства.

Если Вы полагаете, что спецодежда выдается только строителям и рабочим на заводах, то загляните в Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н. Среди прочих Вы увидите в списке должностей водителя, архивариуса, оператора ЭВМ, грузчика, техника, завхоза, продавца непродовольственных товаров, которые могут быть практически в любой компании.

Поскольку работодатель отвечает за организацию безопасных условий и охрану труда, работникам необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Организовать учет спецодежды в организации поможет данная статья.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

3. Проводки по учету спецодежды

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

5. Пример

6. Списание спецодежды в налоговом учете

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

8. Учет спецодежды в организации на УСН

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

Кому работодатель обязан выдать спецодежду, указано в статьях 212, 221 ТК РФ:

• работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
• работники, занятые на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением .

Документом, который регулирует вопросы обеспечения работников спецодеждой, является Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н . В нем установлены требования к выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ):

1. СИЗ должны пройти сертификацию и декларирование соответствия;
2. приобретение СИЗ производится за счет средств организации либо по договору аренды во временное пользование;
3. СИЗ выдаются бесплатно по типовым нормам и по итогам проведения специальной оценки условий труда
4. Организация в локальном акте может установить свои нормы обеспечения работников спецодеждой, которые превышают типовые, а также заменить один вид спецодежды аналогичным по уровню защиты.

Проверить нормы обеспечения работников спецодеждой для должностей, имеющихся в штатном расписании, можно в следующих документах :

• Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н – для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности;
• Нормы выдачи работникам теплой спецодежды и обуви, утвержденные Постановлением Минтруда от 31.12.97 № 70 – по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики;
• Типовые нормы выдачи, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297 – для сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономик;
• Отраслевые типовые нормы (например, в строительной, медицинской, производственной деятельности, банки, ЖКХ и т.д.).
• в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).

В данных документах для каждой должности и профессии можно найти перечень спецодежды по видам и количеству, которую следует выдавать работникам на год.

На предприятии необходимо утвердить перечень должностей, которым выдается спецодежда и нормы выдачи. Это может быть приказ руководителя или приложение к трудовому или коллективному договору.

Приложение к приказу:

При принятии сотрудника на работу работодатель должен проинформировать работника о полагающихся им средствах индивидуальной защиты. Работник расписывается в ознакомлении с Правилами обеспечения работников спецодеждой, с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ.

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

При выдаче спецодежды работникам следует учитывать пол, рост и размер работника, характер его работы. Чтобы контролировать нормы выдачи спецодежды и срок их службы, заполняется личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты для каждого сотрудника. Форма карточки бесплатной выдачи спецодежды утверждена Межотраслевыми правилами (Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н).

Межотраслевыми правилами допускается ведение личных карточек в бумажном или электронном виде. При заполнении личной карточки учета выдачи СИЗ в программе вместо подписи работника в получении делается ссылка на реквизиты первичного документа, в котором есть подпись работника в получении СИЗ (например, требование-накладная М-11).

Если СИЗ используются работниками не постоянно, а требуются на время проведения определенных работ, для них заводится карточка бесплатной выдачи спецодежды с отметкой «Дежурные».

При оформлении операций по движению спецодежды в бухгалтерию, как правило, передаются документы по унифицированным формам (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а):

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов» для учета списания спецодежды, пришедшей в негодность;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» — для учета выдачи СИЗ работникам в пользование;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» — для учета списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования СИЗ.

Организации могут и сами разработать аналогичные формы первичных документов для учета спецодежды, учитывая специфику деятельности компании и выдаваемые средства индивидуальной защиты. Например, акт на списание спецодежды может выглядеть следующим образом.

3. Проводки по учету спецодежды

Ведение учета спецодежды и прочих средств защиты организации обеспечивают в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.

Учет спецодежды в организации и счет учета зависит от того, в составе каких активов будет учтен СИЗ. Методическими указаниями предлагается учитывать спецодежду в составе материально-производственных запасов , независимо от срока использования и стоимости. Но в учетной политике можно предусмотреть учет спецодежды в организации в составе основных средств .

Особенности учета и проводки по учету спецодежды в организации в каждом варианте приведены в таблице.

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

Проводки по списанию спецодежды в бухгалтерском учете будут зависеть от того, на каком счете их учли при поступлении.

Вариант 1. Списание спецодежды, учтенной в составе МПЗ со сроком использования более 12 месяцев

• стоимость СИЗ списывается в расходы линейно в течение всего срока использования согласно п. 26 Методических указаний
• Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – спецодежда передана сотруднику во временное пользование
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» – частичное списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы (ежемесячно в течение срока использования СИЗ)

Вариант 2. Списание спецодежды в составе МПЗ со сроком эксплуатации менее 12 месяцев

• стоимость спецодежды единовременно относится на расходы в момент выдачи сотруднику согласно п. 21 Методических указаний. Это правило нужно закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы при передаче сотруднику
• Учет спецодежды в организации, находящейся в пользовании работников и списанной на расходы, можно осуществлять на забалансовом счете «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 Методических указаний).

Вариант 3. Списание стоимости спецодежды, учтенной в составе основных средств

• стоимость спецодежды относится на затраты путем начисления амортизации
• Дебет 20,26,44 Кредит 02 «Амортизация основных средств» – начислена амортизация со стоимости спецодежды ежемесячно в течение срока использования

5. Пример

В сервисном центре ООО «Тачка» для слесаря по ремонту автомобилей Козлова 05.12.2016 закупили спецодежду: защитный костюм из смешанных тканей 1 шт. по цене 4500,00 руб., перчатки 1 пара по 420,00 руб., очки защитные 1 шт. по 6500,00 руб., утепленная куртка 1 шт. по 5600 руб., утепленные брюки 1 шт. по 3800,00 руб., валенки за 4800,00 руб.

Спецодежда выдана 11.12.2016 сотруднику. По утвержденным нормам срок использования костюма, перчаток, очков – менее 12 месяцев, утепленной куртки, брюк – 30 месяцев, валенок – 36 месяцев.

Дебет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60 – 25620,00 руб. (4500+420+6500+5600+3800+4800) — Оприходованная на склад спецодежда

Дебет 26 Кредит 10-10 – 11420,00 руб. (4500+420+6500) Списана на расходы стоимость костюма, перчаток, очков, выданных слесарю.

Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 – 14200,00 руб. (5600+3800+4800) — Выдана работнику утепленная куртка, утепленные брюки, валенки

Дебет 26 Кредит 10-11«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» 446,67 руб. (5600/30+3800/30+4800/36) — Частичное списание стоимости спецодежды, срок использования которой более 12 месяцев.

6. Списание спецодежды в налоговом учете

В расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, можно списать стоимость СИЗ. Но списание спецодежды в налоговом учете ограничено нормами бесплатной выдачи СИЗ: типовыми либо утвержденными компанией на основании результатов спецоценки условий труда. Эту позицию высказал Минфин в Письме от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8.

Для целей налогообложения отражение спецодежды в зависит от ее стоимости и срока эксплуатации:

1. В качестве амортизируемого имущества:
   • При соблюдении условий: стоимость более 100 тыс. руб., срок использования более 12 месяцев;
   • Списание производится путем начисления амортизации ежемесячно в течение срока полезного использования
2. В составе материальных расходов:
   • При сроке использования менее 12 месяцев, стоимость спецодежда может быть любая;
   • Относится на расходы единовременно в момент выдачи работнику или равномерно в течение срока эксплуатации, если этот срок выходит за рамки одного отчетного периода по налогу на прибыль. Такой порядок предусмотрен пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Тот вариант, который использует организация, закрепляется в учетной политике для целей налогообложения.

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

В программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 также можно организовать учет поступления, выдачи и списания спецодежды и других СИЗ. Инструкцию по работе в программе смотрите в видео.

8. Учет спецодежды в организации на УСН

Учет спецодежды на УСН, как и на общей системе, зависит от того, как учтены средства защиты. Поскольку при упрощенке используется кассовый метод признания доходов и расходов, спецодежда должна быть оплачена.

Если спецодежда учтена как материалы, то в расходы по УСН их стоимость принимается после оплаты и принятия к учету единовременно.

Когда СИЗ принято как основное средство, то учет спецодежды в организации на УСН производится в соответствии с п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Стоимость спецодежды включается в расходы на последнее число отчетного периода в сумме оплаты.

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

В случае, когда спецодежда пришла в негодность, а ее срок использования не истек, Методические указания допускают возможность списания таких СИЗ. Решение вопроса о непригодности спецодежды относится к компетенции постоянно действующей инвентаризационной комиссии (п. 34 Методических указаний). Комиссия, назначенная приказом руководителя, осматривает СИЗ, определяет причины выхода из строя, выявляет виновников порчи спецодежды, составляет Акт на списание.

Списанию подлежит полностью не пригодная к использованию и не подлежащая восстановлению спецодежда. Акт на списание передается в бухгалтерию. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность? Бухгалтеру придется сделать проводки:

Дебет 94 Кредит 10-11 – списание спецодежды, пришедшей в негодность, по остаточной стоимости;

Согласно п. 11 ПБУ 10/99 расходы по списанию СИЗ, не пригодных к эксплуатации, включаются в бухучете в состав прочих расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Дебет 91-2 Кредит 94 – стоимость спецодежды, пришедшей в негодность, отражена в прочих расходах.

Если комиссией установлен виновник , то стоимость спецодежды относится на виновное лицо (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):

Дебет 73 Кредит 94 – стоимость спецодежды отнесена на виновное лицо.

Дебет 50,51,70 Кредит 73 – возмещение ущерба (удержание из зарплаты) виновником.

Дебет 91-2 Кредит 73 – списание ущерба на прочие расходы при признании виновного лица невиновным судом.

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Право собственности на спецодежду сохраняется за организацией в течение всего срока использования. Поэтому спецодежда при увольнении сотрудника или переводе на другую должность должна быть возвращена на склад. Эта обязанность предусмотрена п. 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Возврат спецодежды в бухучете отражается записями:

• Дебет 01 «Основные средства на складе» Кредит 01 «Основные средства в эксплуатации» — при учете спецодежды в качестве основных средств;
• Дебет 10-10 Кредит 10-11 – по остаточной стоимости, если спецодежда, учтенная в составе МПЗ, списывается равномерно в течение срока использования;
• Проводки в бухгалтерском учете не составляются, если стоимость спецодежды была списана единовременно при выдаче сотруднику. В данном случае ведется только количественный учет.

Организация вправе удержать из заработной платы работника стоимость спецодежды, не возвращенную при увольнении либо утерянную работником. Бухгалтерский учет удержания стоимости спецодежды при увольнении сотрудника аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем разделе.

Выдача спецодежды работникам не влечет за собой перехода права собственности, поэтому объекта налогообложения по НДС у работодателя не возникает. Также стоимость спецодежды не признается законодателем доходом сотрудника, и стоимость предоставляемой спецодежды не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В заключение пара слов об ответственности. Не обеспечение работниками средствами защиты может повлечь штраф от 20 до 30 тысяч рублей на должностных лиц, от 130 до 150 тысяч рублей на компанию (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Поэтому прошу, не пренебрегайте своей обязанностью по обеспечению спецодеждой работников. А если у вас остались без ответов какие-либо вопросы по учету спецодежды, пишите в комментариях, попробуем вместе найти ответ!

Учет спецодежды в организации: бухгалтерский и налоговый