В каких случаях проведение инвентаризации обязательно? Случаи обязательного проведения инвентаризации

Инвентаризация – процедура, необходимая предприятию для того, чтобы вовремя выявить излишки или недостачу, определить ошибки или неточности в ведении учета с фактическим наличием имущества у организации. В статье расскажем, когда проводится обязательная инвентаризация, дадим примеры проводок.

В каких целях проводится инвентаризация

  • Обнаружить недостоверность данных в учете имущества фактически имеющемся и числящемся на балансе
  • Определить реально существующее количество материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
  • После проведения проверки установить результат, проанализировать и приступить к дальнейшим действиям
  • Сопоставить, на сколько полная информация учтена в организации, после чего отразить в балансе результат

Виды и периодичность инвентаризации на предприятии

Инвентаризация бывает:

  • полная или частичная
  • плановая либо внезапная.

При полной проверке инвентаризации подвергается все имущество, проводится она не чаще раза в год перед составлением годовой отчетности. При частичной исследуется определенный участок или какой-то из видов имущества. Плановая проверка проводится по запланированной схеме, заранее установленной в учетной политике, а внезапная как правило собирается по каким-либо причинам, например при обнаружении факта кражи или ущерба.

Как проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы происходит в нескольких случаях:

  • При смене ответственного лица, например кассира
  • При смене директора, когда один передает полномочия другому

Последовательность проведения:

  1. Перед началом процедуры кассир пишет расписку, о том, что все документы проведены и приняты к учету. Первым шагом в подготовке издается документ на проведение, который подписывает руководитель предприятия, в нем определяется инвентаризационная комиссия.
  2. На основании приказа комиссия получает либо доступ к программе, например 1с, в которой ведется учет, проводятся проводки и идет движение по счету кассы либо к бумажным документам, ордерам и кассовой книге.
  3. Члены комиссии в ходе проверки пересчитывают полистно все денежные средства, находящиеся в кассе, ценности и сверяют с журналом кассира, если имеются не проведенные документы, их тоже берут к учету
  4. Затем проверяющие расписываются в акте по итогу проведения, все данные о выявленных недостачах и расхождениях фиксируются на обратной стороне.

ВАЖНО! Если в течение долгого времени на предприятии не менялось ответственное лицо по кассовым операциям, то ежегодно издавать приказ на комиссию не нужно.

Если по каким-либо причинам присутствовали не все члены комиссии, инвентаризация считается недействительной и проводится повторно.

Проводки в бухгалтерском учете:

Сроки проведения инвентаризации

Каждое предприятие само устанавливает сроки проведения инвентаризации, за исключением, требования законодательства, не реже раза в год.

Показатели Сроки
Основные средства Не реже раза в год, но не раньше первого ноября
Незавершенное производство Перед созданием годового отчета
Расходы будущих периодов Не менее раза в год
Готовая продукция, хранящаяся на складе Не реже раза в год, перед составлением отчета
Товары в рознице Не реже двух раз в год

Порядок и сроки инвентаризации устанавливаются самой организацией, за исключением обязательной проверки раз в год.

Эта процедура является обязательной в случаях, когда:

  • меняется ответственное лицо
  • установлен факт хищения или порчи
  • чрезвычайных происшествий
  • сдача имущества в аренду, продажа
  • при ликвидации организации
  • в случае коллективной ответственности при смене руководителя

Законодательная база по инвентаризации

Законом установлен следующий перечень нормативных актов для проверки:

  • Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
  • ПБУ 4/99 “Бухгалтерская отчетность организации”, утв. Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 N 43н (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);
  • Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (предписывает, что сведения в учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается

Частые ошибки по проведению

В ходе проведения проверки зачастую могут возникать нарушения, которые могут привести к тому, что данные инвентаризации будут искажены, признаны недействительными либо поставлены под сомнение. Среди ошибок, которые могут поставить под сомнение результат инвентаризации могут быть:

  • Отсутствие приказа на проведение, не утвержден состав участников комиссии, не указана дата.
  • Не полный состав ответственных лиц.
  • Неверное заполнение приказа.
  • По какой-либо причине не присутствовало материально-ответственное лицо.
  • Материально-ответственное лицо не написало расписку о том, что сдало все приходные и расходные документы в бухгалтерию.
  • В помещение, где хранятся описи не был ограничен доступ посторонних лиц.
  • Внесение в акты заведомо ложных данных по наличию имущества и денежных средств.
  • Не произведен пересчет, а данные вносятся со слов участников.
  • Распечатан один экземпляр описи. Данные ошибки могут привести к сомнительным результатам проведения проверки.

Пример 1. Например, у нас увольняется материально-ответственное лицо-кассир. В этом случае инвентаризации не избежать. Создается комиссия, в составе которой должны присутствовать представитель администрации, бухгалтерии и другой специалист. Директором издается приказ с уточнением сроков, порядка проведения, состава комиссии.

По итогу составляются инвентаризационные описи, сличительная ведомость и итоговая. Если в ходе проверки выявлены основные средства, не учтенные на балансе, то в бухгалтерском учете они отражаются по текущей рыночной стоимости по дебету счета основных средств. По налоговому учету они будут входить во внереализационные доходы. К учету их необходимо принять по рыночной стоимости и начислять амортизацию.

Пример 2. В ООО «Меркурий» была произведена проверка, после увольнения заведующей в ходе которой установлена недостача одного монитора стоимостью 50 000 рублей и излишек – ноутбук стоимостью 60 000 рублей. Отразим это в сличительной ведомости. Включим сюда заводской номер, инвентарный номер, количество и сумму по недостаче и излишку.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Для чего необходимо составлять приказ на проведение инвентаризации?

Вопрос №2. Что делать если выявлена недостача имущества?

Составляют сличительную ведомость, в которой фиксируют факт недостачи, расхождения в бух.учете инвентарных описях (см. → )

Вопрос №3. Как будет происходить выявление виновного лица при факте недостачи?

Сначала необходимо провести внутреннее разбирательство. Если ответственное лицо готово признать свою вину и возместить ущерб, то директор издает приказ о вычете с его заработной платы недостающей суммы, сам работник пишет по факту происходящего объяснительную, с указанием причин и своим согласием либо несогласием. В случае несогласия, администрация предприятия может подать в суд для выяснения обстоятельств дела.

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

  • при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
  • при хищении и порче имущества — немедленно;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
  • если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
  • перед составлением годовой бухотчетности.
  • Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
  • если меняется руководитель коллектива или бригадир;
  • из бригады выбывает более половины работников;
  • кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников. Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей. Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

  • инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
  • должны присутствовать материально ответственные лица;
  • должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток. Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап - сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей. Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете. Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап - оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

  • при смене материально ответственных лиц;
  • перед составлением ;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • или ликвидации компании;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

  • сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
  • итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

  • по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
  • по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
  • по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

  • во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
  • во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт


Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей: на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.). в производстве, на торговых площадях, в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта: основные средства, материальные запасы, готовая продукция, товары в торговой сети, наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,

выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

внезапность (для материально-ответственного лица),

комиссионность (проведение комиссией),

действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),

непрерывность,

обязательное участие материально-ответственного лица.

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

при продаже имущества, сдаче в аренду,

при смене материально-ответственного лица,

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

о фактах обмана потребителей,

о фактах присвоения ценностей,

о фактах изготовления неучтённой продукции,

о фактах неучтённых продаж,

о фактах уничтожения имущества и т. п.

Подготовка к проведению инвентаризации

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),

за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

проверяет весовое и измерительное оборудование,

опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

на предприятии розничной торговли - снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения)

    Сроки проведения инвентаризации.

Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Статьей 12 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» установлено, что порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в пункте 2 статьи 12 указанного закона:

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации.

Кроме того, в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета), указано, что в частности, инвентаризация расчетов обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - Методические указания), определен порядок проведения инвентаризации. В частности, порядок проведения инвентаризации расчетов регламентируется пунктами 3.44 - 3.48 Методических указаний.

Для проведения инвентаризации расчетов согласно пункту 2.2 Методических указаний создается инвентаризационная комиссия, состав которой согласно пункту 2.3 Методических указаний утверждает руководитель организации. О проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами издается приказ. Унифицированная форма такого приказа №ИНВ-22 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

    Основная цель инвентаризации.

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя­нием и движением хозяйственных средств является документа­ция, что, однако, не исключает возможности расхождения учет­ных записей с фактическими остатками средств организации. Правила проведения инвентаризации определены Методи­ческими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове­ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга­низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя­зательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

При передаче имущества организации в аренду, выкупе, про­даже, а также в случаях, предусмотренных законодатель­ством при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон­дов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

При смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел);

При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

При ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса и в дру­гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

При коллективной (бригадной) материальной ответственно­сти инвентаризации проводятся при смене руководителя кол­лектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых опе­раций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хо­зяйственным договорам и обязательствам, по уплате нало­гов и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа материальной ответствен­ности.

8. Проверка состояния учета и организация движения товар­ных запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в доку­ментах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли.

2. Изменение физических свойств товарно-материальных цен­ностей. Некоторые материальные ценности (например, про­дукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто при­ходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается докумен­тально.

3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие к материально ответственному лицу.

6. Проведение ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае смены бригадира при бригадной материальной от­ветственности.

8. По требованию судебно-следственных органов.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета - ин­вентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

    Виды инвентаризации.

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

по объему - полная и частичная;

по методу проведения - выборочная и сплошная;

по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

По обязательности проведения:

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Инициативная инвентаризация проводится по решению руководителя организации.

По периодичности:

Плановая инвентаризация проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки;

Внеплановая инвентаризация проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством.

Периодическая инвентаризация – система периодического учета запасов компании

По степени охвата:

Полная инвентаризация – инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств организации;

Частичная инвентаризация – инвентаризация, которая проводится по одному или нескольким видов имущества и обязательств;

Выборочная инвентаризация – вид инвентаризации, которая проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц.

По методу проведения:

Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера, сканирования и т. п.;

Документальная инвентаризация состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.

    Какой документ готовится к проведению инвентаризации.

В соответствии с пунктом 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина от 28 декабря 2001 года №119н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», при формировании учетной политики помимо рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов правил документооборота и прочее, утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;- определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния. В Законе «О бухгалтерском учете» подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной;- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов составляет полная или выборочная проверка наличия этих ценностей специально созданной комиссией.

Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

Постоянно действующая, в организационно-контрольные функции, которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года - в межинвентаризационный период - в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;

Разовые комиссии - в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка либо иные действия), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии. Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций:

ОТСУТСТВИЕ ХОТЯ БЫ ОДНОГО ЧЛЕНА КОМИССИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ СЛУЖИТ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ПРИЗНАНИЯ РЕЗУЛЬТАТА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫМ.

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ–23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

Опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

Проверяет весы, мерную тару;

Получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей, а также расписку в том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование документа Номер формы

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ -3

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных ИНВ-4

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение ИНВ-5

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути ИНВ -6

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них ИНВ-8

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях ИНВ-8а

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них ИНВ-9

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26).

Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.

Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:

  • в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
  • пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
  • пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

  • компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
  • юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
  • фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах

Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.

Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?

Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ может выглядеть так.

Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.

А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:

  • Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
  • Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.

Поделиться с друзьями:
Похожие публикации